Máte již v počítači nebo na cloudu vytvořenou smlouvu či jiný libovolný dokument ve formátu Do you already have a contract or other document of your choice on your computer or in the cloud in .doc, .docx, .odt, .pdf nebo , .jpg či , or .xlsx ? Importujte ho jednoduše do aplikace Signi. Tuto možnost najdete ve vašich Workspace pod volbou Vytvořit dokument a následně Vyberte soubory.
...
Poté vás již aplikace přesměruje na výběr cílového souboru. Nahrávat můžete přímo ze svého zařízení či například z Disku Google nebo Dropboxu.
Pokud vše proběhne v pořádku, váš soubor bude nahrán.
V dalším kroku vás aplikace navede na vyplnění hlavičky nového dokumentu.
Číslo dokumentu: pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
...
Dále zde naleznete několik možností editace: název nahraného dokumentu, volba jazyka komunikace, ve kterém odejde notifikace směrem k protistraně:
...
Volba pořadí podepisujících, případně podpisu na jednom zařízení (placená funkce).
...
V tomto kroku si také zvolíte navrhovatele a protistrany.
Pokud jste do svého workspace přizvali další členy týmu, kterým jste přidělili podpisová práva, za navrhovatele můžete místo sebe vybrat právě někoho z týmu.
V případě, že jste na účtu zaregistrováni pouze vy, do navrhovatele se automaticky načte váš účet.
...
...
V hlavičce pak vyplníte e-mail, telefon, jméno a příjmení protistrany.
Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.
Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh dokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu dokumentu a po podpisu je na tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictví a přístupu k této e-mailové schránce.
Pole Telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh dokumentu a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpisu dokumentu.
Pole Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat.
Ostatní pole se mohou doplnit automaticky po zadání IČ přes rejstřík ARES.
...
Následně pokračujete na Obsah dokumentu.
V dolní liště se zobrazí všechny smluvní strany:
...
V dokumentu si nejdříve najeďte na místo, kam chcete přidat podpisová pole. Ta následně přetáhněte ze spodní lišty přímo na dokument.
V praxi to vypadá například takto:
...
Pokud nejste s umístěním podpisového pole spokojeni, poklepejte na podpisové pole a pomocí posuvníku můžete jeho polohu libovolně editovat. Nebo jej odstranit a zkusit to znovu.
Jakmile budete se vším spokojeni, můžete dokument odeslat, a to buď kliknutím na Odeslat bez mého podpisu či Pokračovat na podpis dokumentu.
Po zvolení Odeslat bez mého podpisu bude dokument rovnou odeslán protistraně.
Po kliknutí na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení zobrazena obrazovka pro zadání vašeho telefonního čísla a ověřovacího PIN, případně pokud toto dvoufázové ověření máte vypnuto, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
...
...
V případě, že jste si v nastavení svého účtu uložili vzorový podpis, automaticky se vám načte do pole pro podpis. Pokud jste si zároveň v nastavení workspace uložili i místo podpisu, načte se také a vy jej nemusíte při podpisu doplňovat.
Po kliknutí na tlačítko Podepsat je dokument platně elektronicky podepsán, opatřen potřebnými hashi, pečetí, uložen a odeslán protistraně k podpisuformat? You can import it into Signi easily. To use this option, go to one of your Workspaces, click Create Document, and then click Select Files.
...
Signi then shows a screen for choosing the target file. Files can be uploaded directly from your device or e.g. from Google Disk or Dropbox.
If everything works as it should, your file will be uploaded.
In the next step, fill in the header for the new document.
Document number: the Document Number field is not required. Use it for internal contract numbering if needed. This number can be of any length and can contain both letters and digits.
...
This step also offers options for editing the name of the uploaded document and the communication language in which notifications will be sent to the counterparty:
...
Option for setting the signer order, or for signing on one device (paid feature).
...
Use this step to choose the proposer and counterparties as well.
If you have invited other team members into your workspace and given them signature rights, you can choose someone from your team to serve as the Proposer instead of you.
If you are the only person registered on your account, then your account is automatically set as the Proposer.
...
Continue by choosing counterparties. To do so, click Add a counterparty +.
The drop-down list when choosing a counterparty is only active if you have already stored some contacts or have already sent out at least one document. Your history will then be recorded here.
If you’re preparing to send out your very first document, or a new contact is involved, click the icon named New Signer.
...
Then in the header, fill in the counterparty’s email, phone, name, and surname.
A contract can be closed by a natural person, a registered taxpayer, or a legal entity.
Email field: This is a required field; the counterparty will receive notifications of new document proposals as well as document expiration notifications at this address. Also, documents are emailed to this address in PDF format after their signing. We recommend entering the address through which you have already been communicating with the counterparty, to eliminate any doubts on the ownership and access rights for this email inbox.
Phone field: This is an optional field, but we still recommend filling it in. (Otherwise, this number will be requested from the counterparty at the moment of signing.) This number is sent an SMS that notifies of a new document proposal and contains a one-time PIN, used for document verification and signing.
Name and Surname fields: These fields are required; this is the name of the person signing the document for the counterparty.
For parties from the Czech Republic, the other fields can be filled in automatically after the entry of the party’s national business ID via the ARES registry.
The rest of the data fields are only for use in the Templates module, where this data is then passed through directly to the document template. They are not needed when you are uploading a document.
...
Then continue on to Document Contents.
The bottom bar shows all the contractual parties:
...
In the document, first go to the place where you want to add signature fields. Then drag them from the bottom bar directly into the document.
In practice this looks as follows:
...
If you are dissatisfied with the signature field’s position, click the signature field, and you can then edit its position however you need. Or delete it and start again.
Once you’re satisfied, you can send out the document, by clicking on either Send Without My Signature or Continue to Signature.
When you’ve clicked Send Without my Signature, the document is sent to the counterparty immediately.
When you’ve clicked Continue to Signature, a screen for entering your phone number and verification PIN may be displayed, depending on your settings. If you have two-factor verification turned off, the signature field is displayed immediately.
...
Create the signature using your finger, a stylus on a touchpad, a mouse, a touch device of your choice, or a computer. You don’t need to worry that your signature will not precisely match one made with paper and pen. An electronic signature is a collection of multiple types of information that work together to make it valid.
If you have saved a signature sample in your account settings, it is immediately loaded into the signature field. If you have also stored the place for signature in the workspace settings, this is read in as well, and so you do not need to add it during signing.
After you click the Sign button, the contract is fully electronically signed, furnished with the necessary hash and seal and stored and sent to the counterparty for signature.