Využití Signi archivu Archivu je nejjednodušší cesta, jak zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v Signi.
Při zprovozněné funkci Signi Archivu se po 6 měsících od založení dokumentu se výsledný PDF soubor s podpisy přesune ze Signi do archivuSigni Archivu, což je zabezpečené úložiště zajišťující podmínky dlouhodobé archivace viz výše.
Záznam o dokumentu ovšem zůstává v Signi přístupný v sekci Dokumenty “Dokumenty” tj. lze tam dokument vyhledat. Lze si i zobrazit detail příslušného dokumentu. V tom případě dokument získá Signi z archivu a zobrazí, o přístupu k dokumentu zůstane přístupný záznam. Můžete archivovat jak jednotlivé dokumenty, tak celé balíky (hromadná archivace).
Hlavní funkce archivu
Plná integrace na aplikaci Signi
Automatická obnova razítek
Logování přístupu a práce s dokumenty
Protokolární výmaz (skartace) dokumentů a ostatních metadat
Zajištění důvěryhodnosti a integrity
Plně v souladu s eIDAS a GDPR
Podpora standardizovaného formátu PDF/A
Příklady využití
Smluvní dokumentace
Interní dokumenty a směrnice
Objednávky, protokoly
Projektová dokumentace
Záruční listy
HR dokumenty
Jaké jsou parametry nastavení archivace v Signi Archivu
Na jak dlouhou dobu chci dokumenty uchovávat
5 / 10 / 20 / 30 let
Po jakých blocích chci dokumenty orazítkovávat
v 1. fázi po dokumentu - dostupné nyní
v 2. fázi po balících za zvolené období - den/týden/měsíc/ kvartál/rok - připravuje se
Jak se dokumenty do Signi archivu dostanou
Uživatel zvolí, po jaké době od uzavření dokumentu, tj. podepsání či odsouhlasení všemi stanovenými stranami, se má přesunout dokument do archivu a zda samostatně, nebo v balíku s ostatními.
Signi dokument se v určený čas určeným způsobem přesune.
Přesouvá se však pouze dokument, v Signi zůstávají informace o tomto dokumentu, tzv. metadata o názvu dokumentu, kdo a kdy ho podepsal apod.
Záznam o dokumentu stále půjde vyhledat v Signi v sekci dokumenty, pouze u něj bude značka, že vlastní PDF soubor je uložen v archivu.
Jak přistupují uživatelé k dokumentům uloženým v Signi Archivu
Přístup k dokumentům uloženým v Signi i v Signi archivu Archivu je pro uživatele stejný, záznamy o dokumentech mají přístupné v sekci “Dokumenty”, kde v nich mohou vyhledávat a dokumenty si zobrazovat.
Pokud se má v Signi zobrazit dokument uložený v archivu, získá ho Signi z archivu, přitom o přístupu k dokumentu jsou pořízeny odpovídající záznamy.
...
Jak zajistit uložení dokumentů do archivu ve formátu PDF/A
PDF/A je formát dokumentů určených k dlouhodobé archivaci. Má různá omezení, jejichž cílem je zajistit čitelnost dokumentu i po dlouhé době např. 30 let.
V aktuální verzi Signi je třeba již dokument ve formátu PDF/A nahrávat k podpisu. Signi v budoucnu umožní i automatickou konverzi do PDF/A formátu. Je třeba ale počítat s tím, že konverze může částečně poměnit vzhled dokumentu.
Jaká je cena tohoto modulu
Náklady na Signi Archiv se pro uživatele skládají z jednorázového aktivačního poplatku a plateb za archivaci dokumentu. Cena archivace se odvíjí od doby archivace, volby, zda se archivuje dokument samostatně nebo v balíku s jinými, případně zda se využívá cloudový archiv nebo archiv dedikovaný pro vaši firmu.
...