Ne ve všech podpisových scénářích Signi zašťuje podpisy všech podepisujících.
Pojďme se podívat na 3 nejčastější situace, kdy tomu je jinak:
| Table of Contents |
|---|
Částečně podepsaný dokumentdošlý od protistrany
Částečně podepsaný dokument došlý od protistrany můžete vložit do Signi, zajistit podpis/y na vaší straně a poslat ke schválení protistraně zpět. Na závěr tak obě strany získají plně podepsaný dokument.
...
...
Co se může stát u doručených dokumentů - Je třeba, aby dodané PDF soubory nebyly uzamčeny proti změnám a bylo možné přidávat do dokumentu další informace, např. podpisy, pečetě či časová razítka.
...
Obsah dokumentu jako takového se
...
nemění nikdy. Pokud
...
je dokument zamčený, je třeba vyžádat od protistrany nezamčenou verzi dokumentu.
...
Pokus o nahrání zamčeného dokumentu do Signi se projeví chybou.
...
Nejjednodušší reakcípostup je, že statutář podepisující za vaší organizaci sám nahraje dokument do Signi, podepíše ho biometricky, přes BankID , nebo kvalifikovaným certifikátem a protistrana pak dostane plně podepsaný dokument. Což se stane díky tomu. že bude v podpisovém scénáři je uvedená “Na vědomí”
...
Pokročilá reakce
Pokročilý postup může vypadat například následovně:
Podatelna vloží částěčně částečně podepsaný dokument do Signi a v podpisovém scénáři nastaví, že Záleží na pořadí podepisujících a ve scénářidle scénáře
nejprve nechá nejprve odpovědného zaměstnance , případně kohokoliv v určité roli, dokument ověřit a schválit,
pak jde dokument statutáři k podpisu,
pak plně podepsaný dokument se posílá protistraně
ke “Schválení”, které je zaznamené v kontrolním listu nebo
“Na vědomí”, kdy si rovnou může stáhnout podepsaný dokument.
Obě strany dostanou oboustranně podepsaný, uzavřený dokument.
...
| Info |
|---|
Pokud potřebujete částečně podepsaný dokument nahrávat do vaší aplikace, např. pro podatelnu, zákaznické centrum, servisní modul CRM systému apod. jeho dopodepsání přes SIgni lze pak z aplikace vyvolat přes Signi API viz Částečné podepisování přes Signi API. |
Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace
Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace – např. typu ERP, která umí vložit do generovaných tiskových sestav či šablon podpis certifikátem a dokument předat do Signi.
...
| Info |
|---|
Podrobnosti o předání dokumentu přes Signi API viz Částečné podepisování přes Signi API. |
Vytvoření částečně podepsaných dokumentů
Toto se hodí např. pro situace, kdy protistrana má svůj způsob či systém kvalifikovaného podepisování. V tom případě:
Signi se použije pouze pro zajištění podpisů uvnitř vaší organizace, tj. budou podepisovat jen navrhovatelé.
Podepsaný dokument si pak autor dokumentu ze Signi stáhne a odešle jinou cestou k dopodepsání - např. pošle e-mailem orgánu veřejné správy, kde ho dopodepíší ve svém systému.
Je k tomu ale třeba, aby Signi dokument pří podepsání nezamklo proti změnám, což aby mohly být přidány další podpisy. Což zajistí odpovídající nastavení podpisového scénáře.
...
Jak se vyhnout dopodepisování mimo Signi?
Nejčastější situaci , kdy vzniká požadavek na vytvoření jen částečně podepsaného dokumentu v Signi, je ta, kdy protistrana, typicky veřejná správa, má svůj systém pro podepisování certifikáty.
Pokud se ovšem dopodepsání dokumentu děje mimo Signi, nemůže Signi zajistit některé kroky v procesu podepisování, proces není plně automatizován a výhoda digitalizace se do velké míry ztrácí.
Částečnému podepisování se lze vyhnout, pokud se s podepisujícím podepisujícími domluví, že on oni sice podepíše podepíší ve svém systému pro podepisování certifikáty (nejčastěji kvalifikovaným certifikátem), ale :
místo posílání dokumentů v příloze emailu tam a zpět
si dokument protostrana k podepsání stáhne ze Signi
jím podepsaný dokument do Signi zase nahraje.
Díky tomu pak může Signi zajistit:
uzavření dokumentu včetně vložení časového razítka a el. pečeti,
rozeslání uzavřeného dokumentu se všemi podpisy všem protistranám,
archovaci dokumentu,
předání uzavřeného dokumentu interované aplikaci
apod.
...