Nový dokument ze vzoru

Novou smlouvu, případně jakýkoliv jiný dokument můžete vytvořit 3 způsoby.

...

Nahráním hotového dokumentu v pdf, doc nebo jiném textovém formátu

...

Vytvořením nového dokumentu v textovém editoru

...

Kromě nahrání souboru lze v Signi podepisovat dokumenty vytvořené z připraveného vzoru.

Výhodou vzorů je, že v Signi zadáte nebo propojená aplikace předá pouze potřebné údaje a dokument vytvoří Signi a zároveň zajistí jeho podepsání či schválení.

Kroky využití vzorů jsou následující:

Volba vzoru k podpisu

V aplikaci máte k dispozici jednak obecné smluvní vzory, které jsou dostupné všem uživatelům , jsou připraveny advokátní kanceláří a ručíme za jejich formální správnost a aktuálnost.Dále a dále máte možnost nechat si od nás do vašeho Workspace workspace vložit vzory smluvdokumentů, které aktuálně využíváte.

...

Na hlavní obrazovce Nová smlouva máte zobrazeny naposledy nejčastěji použité vzory Vašich vašich dokumentů pod názvem Oblíbené vzory. V případě, že potřebujete jiný vzor než naposledy použitý, klikněte na tlačítko Smlouva ze vzoru Zobrazit vzory dokumentů.

...

V případě, že máte vloženy do iSmlouvy Vaše Signi vlastní firemní vzory smluvdokumentů, naleznete je pod ikonou: Vzory pro Název Vašeho Workspace.

Ostatní vzory smluv jsou rozděleny do kategorií. Jedna kategorie může obsahovat i více smluvních vzorů. kliknutím na název kategorie, zobrazíte Vzory.

...

V kategorii Smlouvy o dílo jsou 3 smluvní vzory. v záložce Vaše vzory. Všechny ostatní vzory si zobrazíte v menu pod záložkou Všechny.

Dokumenty lze vyhledávat dle názvu.
V případě, že máte zájem uzavřít např. Smlouvu o poskytování konzultačních služeb, klikněte na název a budete přesměrování na obrazovku Detail vzoru.

...

Smlouvu můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že Vy i druhá smluvní strana budou podepisovat na Vašem tabletu nebo chytrém telefonu. V tom případě, zaškrtněte volbu: Podpis na jednom zařízení.

Pro více informací o podpisu na jednom zařízení naleznete zde.

Pokud chcete zobrazit náhled smluvního vzoru, klikněte na odkaz Zobrazit náhled. Ke každému námi vytvořenému vzoru jsme přidali vysvětlující pdf, kde máte možnost ověřit, zda je vzor pro vaší situaci vhodný nebo není.

V případě, že vzor odpovídá Vašim potřebám klikněte na tlačítko Vytvořit návrh, které Vás přesměruje na 1. krok – Doplnění hlavičky smlouvy.

Pod tlačítkem vytvořit zadejte do pole pro vyhledávání část názvu a po vyhledání dokumentu klikněte na Vytvořit.

...

Zadání podpisového scénáře

Budete přesměrováni na stránku podpisového scénáře, kde se určuje, kdo, kdy bude podepisovat, případně schvalovat, vzdáleně se identifikovat apod.

Pod tlačítkem Vytvořit návrh naleznete informaci, kolik kreditů Vám vám bude z Vašeho vašeho účtu odečteno. Tyto kredity jsou odečteny ihned po kliknutí na tlačítko Vytvořit návrh. Od tohoto okamžiku jsou veškeré kroky a operace s návrhem ukládány a Váš váš návrh vždy najdete v rozpracovaných smlouvách. Více informací o otevřených a ukončených smlouvách naleznete zde.

...

V tomto kroku doplňujete hlavičku smlouvy. dokumentech.

...

Název dokumentu: Pole Název dokumentu je povinné a je předvyplněno názvem vzoru. Můžete ho však libovolně upravit či doplnit, abyste dokument následně pohodlně dohledali (první řádek s názvem a tužkou vedle). Stačí přepsat název a kliknout vedle pro uložení. Volba Uložit a zavřít v pravém horním rohu je určena pro uložení celého návrhu, nikoliv pro název dokumentu.

Jazyk komunikace: Určuje jazyk, ve kterém budou protistraně odeslány notifikace k dokumentu.

Po kliknutí na tlačítko Rozšířené nastavení obálky se zobrazí následující možnosti:

Interní číslo dokumentu: pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.

Platnost návrhu - zde můžete nastavit platnost odkazu pro podepisujúcich v kalendářních dnech.

Link pro přesměrování po podpisu - Zde můžete nastavit, na jakou webovou stránku mají být podepisující osoby po podpisu přesměrovány.

Poznámka - zde můžete nastavit interní poznámku pro členy workspace.

Link do poznámky - zde můžete zadat odkaz, který se zobrazí jako poznámka při otevření dokumentu.

Upozornění - V této části můžete zadat, jak často chcete podpisujícím zasílat upomínky.

...

Dokument můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že vy i protistrana budete podepisovat na vašem tabletu, chytrém telefonu nebo PC. V tom případě zaškrtněte volbu Podpis na jednom zařízení (jedna z placených funkcí) kterou nájdete pod Nastavení podpisového scénáře. Více informací naleznete v kapitole Podpis na jednom zařízení.

...

Navrhovatel je ten, který za Vaši vaši stranu bude smlouvu dokument podepisovat. Na zobrazeném screenu příkladu níže je varianta, kdy za Váš Workspace váš workspace / firmu může smlouvy dokument podepisovat pouze jeden navrhovatel. V případě, že máte více oprávněných osob, které za Vás smlouvy vás dokumenty podepisují, bude zde zobrazen jejich seznam.

Protistrana je druhá smluvní strana a iSmlouva nabízí několik možností, jak tuto protistranu zvolit.

...

První možností je zkusit protistranu vyhledat mezi registrovanými uživateli iSmlouvy. Vyhledávání funguje formou našeptávače, kdy se vám dle hledaného výrazu zobrazují odpovídající výsledky. Vyhledávat můžete dle jméno, příjmení, názvu firmy.

Jakmile vyberete protistranu, je jí odeslán informační email, že máte v plánu uzavřít smlouvu. Důvodem je ochrana našich uživatelů, před těmi, kteří chtějí jakkoliv zneužívat osobní údaje. V případě, že dojde k porušení podmínek, uživatelský účet je ihned zablokován.

V případě, že protistrana nemá vytvořený účet a založený Workspace, kde může vytvářet a přijímat smlouvy, je třeba údaje do hlavičky smlouvy vyplnit manuálně. Klikněte na tlačítko Doplnit hlavičku.

...

Smlouva může být uzavřena s fyzickou osobou, OSVČ nebo právnickou osobou. Na zobrazeném screenu je varianta, kdy bude smlouva uzavřena s právnickou osobou.

Pole emailPokud potřebujete do podpisového scénáře zadat více navrhovatelů, musíte použít šipku vedle tlačítka Přidat podepisujícího.

...

Dále pokračujete výběrem protistrany, a to kliknutím na ikonku Přidat podpesujícího.
Rolovací seznam při výběru protistrany je aktivní pouze za předpokladu, že již máte uložené nějaké kontakty, nebo jste již nějaký dokument zasílali. Zde se vám pak bude zaznamenávat historie.

V případě, že se chystáte odeslat svůj první dokument, případně se jedná o nový kontakt, musíte údaje zadat ručně

...

Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.

Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou emailovou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh smlouvydokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu smlouvy dokumentu a po podpisu je tam odesláno podepsané pdf smlouvyna tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést emailovou e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictvím vlastnictví a přístupu k této emailové e-mailové schránce.

Pole telefonTelefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh smlouvy dokumentu a také , v případě, že zaškrtnete checkbox: PIN odeslat na toto číslo, bude zaslán jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpis podpisu dokumentu.

Pole jméno Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, a jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat smlouvu.

Ostatní pole se dají mohou doplnit automaticky doplnit po zadání IČ přes rejstřík ARES.

Po doplnění formuláře kliknete na tlačítko Doplnit hlavičku, ta se uloží a následně doplní do textu smlouvy.

...

Doplnění textu smlouvy V tomto okamžiku máte určené podepisující strany a můžete využít také možnost přehození pořadí, v jakém se jednotliví účastníci budou podepisovat. Tuto volbu zapnete po zaškrtnutí pole Zvolte pořadí podepisujících. K dispozici pak budete mít buď možnost chytit daný blok a přesunout ho myší, případně stačí kliknout na šipky a určit pořadí podepisujících.

...

Notifikace se pak budou odesílat ve zvoleném pořadí a dokument bude postupně zaslán jedné a pak druhé protistraně.

V případě, že máte hlavičku doplněnou, klikněte na Pokračovat na obsah dokumentu.

Doplnění údajů do vzoru

...

Doplnění textu dokumentu ze vzoru se provádí přímo v aplikaci. Vzor je připraven tak, že obsahuje tzv. placeholdery , - označená místa v textu, za které můžete doplňovat nejrůznější hodnoty. Na zobrazeném screenu je vidět hlavička smlouvyrůzné hodnoty. Místa, která je třeba doplnit, jsou vždy označena šedou fialovou barvou. V tomto případě, vybíráte Na zobrazeném příkladu je vidět hlavička dokumentu. V případě příkladu níže vybíráte, jakou pozici v rámci smluvních stran máte. Výběr provedete kliknutím na fialový text.

...

Jakmile kliknete na fialový text, změní se pozadí bloku na žlutou, což znamená, že s blokem práv právě pracujete. Na pravé straně zvolíte jsou zvolte, jakou smluvní stranu zastupujete, případně pokud se tento výběr objeví dále v textu smlouvydokumentu, jakou variantu obsahu volítesi přejete. Variantu potvrdíte potvrďte kliknutím na tlačítko uložit Uložit. Zvolenou Vybranou variantu ihned uvidíte v textu vlevo.

...

Po potvrzení zvolené varianty , se barva bloku změní na zelenou, což znamená, že všechna doplňovací pole v tomto bloku jsou v pořádku vyplněna. V případě, že chcete obsah bloku upravit, klikněte na ikonu popelnice a tlačítkem vymazat Vymazat vrátíte tento blok do výchozího nastavení.

...

Text obsahuje také zvýrazněné bloky textu, které je možné doplňovat. Pokud chcete doplnit např. činnosti účel v prvním bloku textu, klikněte na fialový “label” odkaz Doplňte činnostiúčel.

...

 Zobrazí se vám na pravé straně html editorokno, kam můžete psát libovolně dlouhý, formátovaný text. Text může být tučný, podtržený, můžete přidávat mezery a řádkování. Text se ihned při tom, jak píšete, zobrazuje na levé straně. zadaný Zadaný text uložíte pak uložte kliknutím na tlačítko Uložit.

...

Další možností je doplnění libovolného datumu. Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum opět uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.

...

...

Dalším typem bloku, který můžete doplňovat, je výběr, zda zvýrazněný odstavec v textu smlouvy dokumentu zobrazit nebo nezobrazitči nikoliv.  V případě, že vyberete možnost skrýt Skrýt, text odstavce je v náhledu přeškrtnutý a následující odstavce jsou automaticky přečíslovány. Jakmile máte doplněny doplněna všechna pole a všechny bloky mají zelenou barvu, je zobrazeno upozornění na kontrolu textu smlouvy dokumentu a je zobrazena objeví se navigace , umožňující pokračovat na podpis a odeslání smlouvydokumentu.

...

...

Další možností je např. doplnění datumu.
Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum uložíte kliknutím na tlačítko Uložit. 

...

Zelená linka ukazuje stav vyplnění jednotlivých doplňovacích polí. Na zobrazeném screenu příkladu výše je v pořádku vyplněno vše 8 všech 9 polí.

Připojení dalšího dokumentu do sady

Pokud chcete přidat další dokument, který odešlete protistraně na podpis, klikněte na odkaz na dolní liště Připojit dokument. V případě druhého dokumentu již nebudete znovu vyplňovat hlavičku, ta je automaticky doplněna z prvního dokumentu.

Odeslání dokumentů k podpisu

V případě, že chcete tento dokument odeslat protistraně, máte dvě možnosti. :

• Odeslat bez vašeho podpisu a nechat protistranu podepsat jako první

...

• Nejprve podepsat dokument a následně

...

• odeslat na podpis protistraně

...

Ať se rozhodnete odeslat Vaši smlouvu podepsanou a nebo bez podpisu, v dalším kroku je třeba doplnit informace o této smlouvě.

V případě, že tuto smlouvu budete uzavírat s vybranou protistranou opakovaně, uložte si ji jako šablonu. Šablonu naleznete pod vzorem smlouvy a také v sekci Vzory smluv / Uložené vzory.

Název smlouvy: Pole název smlouvy je povinné a je zde předvyplněný název vzoru. Můžete libovolně upravit, doplnit, abyste smlouvu následně pohodlně dohledali.

Číslo smlouvy: Pole číslo smlouvy není povinné a slouží pro vaše interní číslování smluv. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.

Platnost návrhu: Toto pole je povinné a udává počet dní, které má protistrana na podpis smlouvy. Výchozí hodnota je 7 dní, ale můžete nastavit dle potřeby.

...

• - v tom případě zvolte Pokračovat na podpis dokumentu.

...

Kliknutím na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení buď zobrazena obrazovka pro zadání Vašeho vašeho telefonního čísla a ověřovacího PINuPIN, případně nebo pokud toto dvoufaktorové ověření máte vypnutovypnuté, je zobrazeno rovnou podpisové pole.

...

Podpisové pole , které obsahuje následující informace :(viz obrázek níže).

Název smlouvydokumentu: Pro vyloučení pochybnosti, který dokument podepisujete, máte vždy zobrazený název smlouvy.

Místo a datum podpisu: Místo podpisu si můžete nastavit jako výchozí hodnotu ve vašem Workspaceworkspace, datum je zobrazeno vždy dnešní, ale je možné ho změnit a tedy upravit účinnost smlouvydokumentu.

Podpis umístíte vytvoříte prstem, stylusem , na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo či počítače. Nebojte Nemusíte se že bát, pokud váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.

...

V případě, že jste si v Nastavení učtu uložili vzorový podpis, bude tento podpis automaticky nastaven k přiložení na dokument.

Vložení podpisu do dokumentu provedete kliknutím na tlačítko Podepsat.

...

Po kliknutí na tlačítko podepsat, Podepsat je smlouva dokument platně elektronicky podepsánapodepsán, opatřena opatřen potřebnými hashi , a pečetí, uložena uložen a odeslána odeslán protistraně k podpisu.