HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty.
Umožní lidem v oboru soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou
...
tj. na práci se zaměstnanci.
Proto přinášíme nový způsob, jak
...
efektivně elektronicky podepisovat
...
v HR dokumenty od nástupu, přes nutnosti a rozvoj až po výstup zaměstnance.
Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy.
...
| Table of Contents |
|---|
...
Základní informace
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.
Jak to funguje?
...
...
...
...
...
...
Varianty využití
Signi používané samostatně - Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích. Jednorázově či opakovaně. Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi.
Signi propojené s HR systémem - Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi. Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*
* Alternativně lze vše řešit pouze ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících, Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací viz Partnerská řešení Signi.
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.
Podrobněji
Lidé - Zaměstnanci a zástupci zaměstnavatele
Pro evidenci všech potřebných HR údajů o zaměstnancích je v Signi v seznamu Kontakty možné na záznamu kontaktu založit jakýkoliv údaj k vyplňování. Aby se údaj přenášel na správné místo do připravených vzorů, musí mít také konkrétní název ze vzoru. Názvy těchto údajů jsou zachyceny ve sloupcích sešitu Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC .
...
Lidé
Pro evidenci údajů o zaměstnancích slouží seznam Kontakty. Do kontaktů lze naimportovat data z externího souboru. Lidé evidované v kontaktech si nemusí vytvářet účet na Signi pro podepsání dokumentů. Pouze dostanou výzvu k podpisu e-mailem a SMS nebo podepíší na zařízení oprávněného zástupce zaměstnavatele.
Oprávnění zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace
...
Signi určeného pro podpis HR dokumentů.
...
Mohou si tak například v Signi uložit svůj podpis a ten lze pak automaticky vkládat do potebných dokumentů.
Dokumenty
Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak, jak jsou
...
anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.
...
Procesy
...
Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos”. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.
V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Tyto scénáře jdou v Signi i uložit pro opakované použití.
Příklady scénářů pro HR :
Podpis nástupních dokumentů s předem zajištěným podpisem zástupce zaměstnavatele
Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů schválením příjetí
Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů s podpisem předávacího protokolu
Postup použití
Příprava
Proto máme popsané typické procesy/agendy P/ scémáře v Knihovna podpisových scénářů > scénáře pro HR.
Varianty využití
Signi používané samostatně
Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích.
Jednorázově či opakovaně.
Dokumenty vytvořené doplněním těchto údajů do vzorů uložených v Signi odesíláte k podpisu ze Signi.
Signi propojené s HR systémem
Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi.
Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*
* Alternativně mohou tvůrců HR systémů lze navrhout propojení tak, byste vše mohli přímo řešit ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících. Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací o zvolených metodách propojení viz Partnerská řešení Signi.
Postup
1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@fhttp://irma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi.
...
Po příhlášení do pracovního prostoru
...
na Signi pozvěte své kolegy.
2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkciVzory. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory
...
se jménem začínajícím na HR
...
týkající se oblasti personalistiky a mezd.
...
Naimportujte či zadejte údaje o svých zaměstnancích.
Podepisování dokumentů s jednotlivými zaměstnanci
Vyberte v Kontaktech příslušného zaměstnance.
Po klepnutí na Odeslat dokument vyberte vzor dokumentu, které chcete nechat zaměstnance podepsat.
Vyplňte podpisový scénář určující kdo má podepsat v jakém pořadí. Pro pracovněprávní dokumenty využijte funkci Podpis na jednom zařízení, kdy bude zaměstnanec podepisovat se zástupcem zaměstnavatele na pracovišti a nebude tak docházet k doručování podepsaného dokumentu elektronickou cestou. Podpisové scénáře lze také uložit pro opakované použití tj. podruhé jen vyberete z uloženého scénáře.
Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberte v prvním kroku hlavní dokument a následně doplňte ostatní dokumenty.
Odešlete dokument k podpisu.
Sledujete v Signi, zda dokument(y) zaměstnanec již podepsal, přímo ze Signi mu pak můžete poslat urgenci podepsání.
Hromadná rozesílka dokumentů zaměstnancům k podpisu
...
Připravte si importní soubor s údaji o svých zaměstnancích viz sešit ke stažení.
...
Naimportujte soubor s údaji o zaměstnancích do Kontaktů v Signi, čímž vám Signi vznikne de facto elektronická Karta zaměstnance. Na ní pak uvidíte nejen údaje o zaměstnanci, ale i všechny dokumenty, které jsou s ním podepsány. Ve sloupci Groups, posledním v importním souboru uveďte skupinu či skupiny, do kterých má být záznam po importu přiřazen.
...
Vyberte v seznamu Kontakty v Signi zaměstnance, kterým chcete odeslat dokument k podpisu. Například s využitím přiřazených skupin.
...
Zadejte nebo vyberte dříve uložený podpisový scénář pro podepsání.
...
Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberete v prvním kroku hlavní dokument. Po vyplnění podpisového scénář bude možné doplnit ostatní dokumenty viz Přidání dalšího dokumentu do sady.
...
Odešlete na jedno kliknutí dokument/y k podpisu všem vybraným zaměstnancům.
3. Využijte funkci Hromadná rozesílka ze vzorů pro rozposlání HR dokumentů svým zaměstnancům k podpisu, rozesílejte zaměstnancům dokumenty k popisu jednotlivě anebo se při použití funkce Podpis na jednom zařízení vyhněte doručování elektronických dokumentů.
Další tipy
Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat po podpisu do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive
...
V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.
...
.
Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.
Další informace
...
Co jako další kroky?
| Info |
|---|
|