Novou smlouvu, případně jakýkoliv jiný dokument můžete vytvořit 2 způsoby:
...
nahráním hotového dokumentu v pdf, doc nebo jiném textovém formátu do aplikace
...
Kromě nahrání souboru lze v Signi podepisovat dokumenty vytvořené z připraveného vzoru.
Výhodou vzorů je, že v Signi zadáte nebo propojená aplikace předá pouze potřebné údaje a dokument vytvoří Signi a zároveň zajistí jeho podepsání či schválení.
Kroky využití vzorů jsou následující:
| Table of Contents |
|---|
| Info |
|---|
Jedná se o placenou funkci, viz ceník, pro zpřístupnění nás kontaktujte na sales@signi.com . |
| Info |
|---|
Méže vás také zajímat některé pokročilé použití vzorů. |
Volba vzoru k podpisu
V aplikaci máte k dispozici jednak obecné smluvní vzory, které jsou dostupné všem uživatelům , jsou připraveny advokátní kanceláří a ručíme za jejich formální správnost a aktuálnost.Dále a dále máte možnost nechat si od nás do vašeho Workspace workspace vložit vzory smluvdokumentů, které aktuálně využíváte.
...
...
Na hlavní obrazovce máte zobrazeny nejčastěji použité vzory vašich dokumentů pod názvem Oblíbené vzory. V případě, že potřebujete jiný vzor než naposledy použitý, klikněte na tlačítko Zobrazit vzory dokumentů.
...
V případě, že máte vloženy do Signi vaše vlastní firemní vzory smluvdokumentů, naleznete je pod ikonou v záložce Vaše vzory. Všechny ostatní vzory si zobrazíte v menu pod záložkou Všechny.
Dokumenty lze vyhledávat dle názvu.
V případě, že máte zájem uzavřít třeba např. Smlouvu o poskytování konzultačních služeb, zadáte zadejte do lupy pole pro vyhledávání část názvu a po vyhledání dokumentu pak klikněte na Vytvořit.
...
...
Zadání podpisového scénáře
Budete přesměrování na obrazovku Hlavička dokumentupřesměrováni na stránku podpisového scénáře, kde se určuje, kdo, kdy bude podepisovat, případně schvalovat, vzdáleně se identifikovat apod.
Pod tlačítkem Vytvořit návrh naleznete informaci, kolik kreditů vám bude z vašeho účtu odečteno. Tyto kredity jsou odečteny ihned po kliknutí na tlačítko Vytvořit návrh. Od tohoto okamžiku jsou veškeré kroky a operace s návrhem ukládány a váš návrh vždy najdete v rozpracovaných smlouváchdokumentech.
...
Název dokumentu: Pole název Název dokumentu je povinné a je zde předvyplněný název předvyplněno názvem vzoru. Můžete ho však libovolně upravit , či doplnit, abyste smlouvu dokument následně pohodlně dohledali (nejvrchnější první řádek s názvem a tužkou vedle). Stačí přepsat název a kliknout vedle pro uložení. Volba Uložit a zavřít v pravém horním rohu je určena pro uložení celého návrhu, nikoliv pro název dokumentu.
Jazyk komunikace: Určuje jazyk, ve kterém budou protistraně odeslány notifikace k dokumentu. Číslo smlouvy: Pole číslo smlouvy
Po kliknutí na tlačítko Rozšířené nastavení obálky se zobrazí následující možnosti:
Interní číslo dokumentu: pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování smluv. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu : Počet dní platnosti linku pro podepsání se nastavuje v Nastavení workspace pro všechny dokumenty stejný (7 dní je výchozí nastavení, které si můžete dle potřeby změnit).Smlouvu - zde můžete nastavit platnost odkazu pro podepisujúcich v kalendářních dnech.
Link pro přesměrování po podpisu - Zde můžete nastavit, na jakou webovou stránku mají být podepisující osoby po podpisu přesměrovány.
Poznámka - zde můžete nastavit interní poznámku pro členy workspace.
Link do poznámky - zde můžete zadat odkaz, který se zobrazí jako poznámka při otevření dokumentu.
Upozornění - V této části můžete zadat, jak často chcete podpisujícím zasílat upomínky.
...
Dokument můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že vy i druhá smluvní strana budou protistrana budete podepisovat na vašem tabletu nebo , chytrém telefonu nebo PC. V tom případě zaškrtněte volbu : Podpis na jednom zařízení (jedna z placených funkcí) . Pro více informací o podpisu kterou nájdete pod Nastavení podpisového scénáře. Více informací naleznete v kapitole Podpis na jednom zařízení naleznete zde.
Pokud chcete zobrazit náhled smluvního vzoru, klikněte na Zobrazit náhled v PDF.
Ke každému námi vytvořenému vzoru jsme přidali náhled pdf, kde máte možnost ověřit, zda je vzor pro vaší situaci vhodný.
...
...
Navrhovatel je ten, který za Vaši vaši stranu bude smlouvu dokument podepisovat. Na zobrazeném screenu příkladu níže je varianta, kdy za Váš Workspace váš workspace / firmu může smlouvy dokument podepisovat pouze jeden navrhovatel. V případě, že máte více oprávněných osob, které za Vás smlouvy vás dokumenty podepisují, bude zde zobrazen jejich seznam.
Protistrana je druhá smluvní strana a Signi nabízí několik možností, jak tuto protistranu zvolit.
První možností je zkusit protistranu vyhledat mezi použitými kontakty. Vyhledávání funguje formou našeptávače, kdy se vám dle hledaného výrazu zobrazují odpovídající výsledky.
...
Pokud potřebujete do podpisového scénáře zadat více navrhovatelů, musíte použít šipku vedle tlačítka Přidat podepisujícího.
...
Dále pokračujete výběrem protistrany, a to kliknutím na ikonku Přidat podpesujícího.
Rolovací seznam při výběru protistrany je aktivní pouze za předpokladu, že již máte uložené nějaké kontakty, nebo jste již nějaký dokument zasílali. Zde se vám pak bude zaznamenávat historie.
V případě, že se chystáte odeslat svůj první dokument, případně se jedná o nový kontakt, je třeba údaje do hlavičky smlouvy vyplnit manuálně. Klikněte na tlačítko Nový podepisující.
...
Smlouva může být uzavřena s fyzickou osobou, OSVČ nebo právnickou osobou. Na zobrazeném screenu je varianta, kdy bude smlouva uzavřena s právnickou osobou.
Pole emailmusíte údaje zadat ručně
...
Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.
Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou emailovou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh smlouvydokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu smlouvy dokumentu a po podpisu je tam odesláno podepsané pdf smlouvyna tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést emailovou e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictvím vlastnictví a přístupu k této emailové e-mailové schránce.
Pole telefonTelefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh smlouvy dokumentu a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpis podpisu dokumentu.
Pole jméno Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, a jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat smlouvu.
Ostatní pole se dají mohou doplnit automaticky doplnit po zadání IČ přes rejstřík ARES.Po doplnění formuláře kliknete na tlačítko Uložit hlavičku, ta se uloží a následně doplní do textu smlouvy.
...
V tomto momentu okamžiku máte určené podepisující strany a můžete využít také možnost přehození pořadí, v jakém se jednotliví účastníci budou podepisovat. Tuto volbu zapnete po zaškrtnutí políčka “Záleží na pořadí podepisujících”. pole Zvolte pořadí podepisujících. K dispozici pak budete mít buď možnost chycení daného bloku pro přesun chytit daný blok a přesunout ho myší, případně stačí kliknout na šipky a určit , kdo bude první a kdo druhý. pořadí podepisujících.
...
Notifikace se pak budou odesílat ve zvoleném pořadí a putovat od jedné protistrany k druhédokument bude postupně zaslán jedné a pak druhé protistraně.
V případě, že máme máte hlavičku doplněnou, klikneme klikněte na “Pokračovat Pokračovat na obsah dokumentu”dokumentu.
...
Doplnění údajů do vzoru
...
Doplnění textu smlouvy dokumentu ze vzoru se provádí přímo v aplikaci. Vzor je připraven tak, že obsahuje tzv. placeholdery , - označená místa v textu, za které můžete doplňovat nejrůznější různé hodnoty. Na zobrazeném screenu je vidět hlavička smlouvy. Místa, která je třeba doplnit, jsou vždy označena tmavě fialovou barvou. V tomto případě, vybíráte Na zobrazeném příkladu je vidět hlavička dokumentu. V případě příkladu níže vybíráte, jakou pozici v rámci smluvních stran máte. Výběr provedete kliknutím na fialový text.
...
Jakmile kliknete na fialový text, změní se pozadí bloku na žlutou, což znamená, že s blokem právě pracujete. Na pravé straně zvolíte zvolte, jakou smluvní stranu zastupujete, případně pokud se tento výběr objeví dále v textu smlouvydokumentu, jakou variantu obsahu volítesi přejete. Variantu potvrdíte potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. Zvolenou Vybranou variantu ihned uvidíte v textu vlevo.
Po potvrzení zvolené varianty , se barva bloku změní na zelenou, což znamená, že všechna doplňovací pole v tomto bloku jsou v pořádku vyplněna. V případě, že chcete obsah bloku upravit, klikněte na ikonu popelnice a tlačítkem vymazat Vymazat vrátíte tento blok do výchozího nastavení.
Text obsahuje také zvýrazněné bloky textu, které je možné doplňovat. Pokud chcete doplnit např. účel v prvním bloku textu, klikněte na fialový “label” odkaz Doplňte účel.
...
Zobrazí se vám na pravé straně html editorokno, kam můžete psát libovolně dlouhý, formátovaný text. Text může být tučný, podtržený, můžete přidávat mezery a řádkování. Text se ihned při tom, jak píšete, zobrazuje na levé straně. zadaný Zadaný text uložíte pak uložte kliknutím na tlačítko Uložit.
...
Dalším typem bloku, který můžete doplňovat, je výběr, zda zvýrazněný odstavec v textu smlouvydokumentu zobrazit nebo nezobrazitči nikoliv. V případě, že vyberete možnost skrýt Skrýt, text odstavce je v náhledu přeškrtnutý a následující odstavce jsou automaticky přečíslovány. Jakmile máte doplněny doplněna všechna pole a všechny bloky mají zelenou barvu, je zobrazeno upozornění na kontrolu textu smlouvy dokumentu a je zobrazena objeví se navigace , umožňující pokračovat na podpis a odeslání smlouvydokumentu.
...
Další možností je třeba např. doplnění datumu.
Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum opět uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
...
Zelená linka ukazuje stav vyplnění jednotlivých doplňovacích polí. Na zobrazeném screenu příkladu výše je v pořádku vyplněno vše všech 9 polí.
Připojení dalšího dokumentu do sady
Pokud chcete přidat další dokument, který odešlete protistraně na podpis, klikněte na odkaz na dolní liště Připojit dokument. V případě druhého dokumentu již nebudete znovu vyplňovat hlavičku, ta je automaticky doplněna z prvního dokumentu.
Odeslání dokumentů k podpisu
V případě, že chcete tento dokument odeslat protistraně, máte dvě možnosti:
Odeslat bez vašeho podpisu a nechat protistranu podepsat jako první
...
Nejprve podepsat dokument a následně
...
odeslat na podpis protistraně
...
- v tom případě zvolte Pokračovat na podpis dokumentu.
...
...
Kliknutím na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení buď zobrazena obrazovka pro zadání Vašeho vašeho telefonního čísla a ověřovacího PINuPIN, případně nebo pokud toto dvoufaktorové ověření máte vypnutovypnuté, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
...
Podpisové pole , které obsahuje následující informace :(viz obrázek níže).
Název dokumentu: Pro vyloučení pochybnosti, který dokument podepisujete, máte vždy zobrazený název.
Místo a datum podpisu: Místo podpisu si můžete nastavit jako výchozí hodnotu ve vašem Workspaceworkspace, datum je zobrazeno vždy dnešní, ale je možné ho změnit a tedy upravit účinnost dokumentu.
Podpis umístíte vytvoříte prstem, stylusem , na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo či počítače. Nebojte Nemusíte se že bát, pokud váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
...
V případě, že jste si v Nastavení učtu uložili vzorový podpis, bude ten tento podpis automaticky nastaven k přiložení na dokument.
Vložení podpisu do dokumentu provedete o kliknutí kliknutím na tlačítko Podepsat. 
...
Po kliknutí na tlačítko Podepsat, je smlouva dokument platně elektronicky podepsánapodepsán, opatřena opatřen potřebnými hashi , a pečetí, uložena uložen a odeslána odeslán protistraně k podpisu.