Pracovníci nemusí trávit většinu svého času administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat. Mohou se soustředit na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Díky rychlejšímu potvrzování a digitálnímu podpisu všech dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci se také zrychlí i tok peněz do firmy.

Přínosy elektronických podpisů

1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.

2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.

3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje

1. V rámci systému se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

Microsoft 365 - Přejděte na nový způsob práce

Chatujte, volejte, pořádejte online schůzky a spolupracujte v reálném čase, ať pracujete na dálku, nebo v kanceláři. Získejte jedno integrované řešení, včetně Teams, cloudového úložiště OneDrive a aplikací Office s pokročilými možnostmi zabezpečení – za cenu, která bude vaší firmě nejlépe vyhovovat..

• Pracujte všude produktivně - Ať pracujete na dálku, nebo v kanceláři, řešení pro podporu produktivity vám pomůže zvládat všechnu práci a být ve spojení se zaměstnanci a klienty.

• Zabezpečte svoji firmu - Chraňte firemní data pomocí cloudové platformy, která nabízí integrované funkce zabezpečení pro práci na dálku.

• Jedno úsporné řešení - Zjednodušte nástroje pro spolupráci, nastavení i správu IT a ušetřete náklady pomocí jednoho řešení pro podporu produktivity.

Propojení se Signi

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Využití Microsoft Power Automate

Pro snadné a přizpůsobitelné předání dokumentů k podpisu z vašeho prostředí využíváme Microsoft Power Automate. Ten má jednu naprosto zásadní výhodu. Velmi flexibilně dokáže automatizovat činnosti s mnoha možnostmi jejich vyvolání či zobrazení výsledků v uživatelském rozhraní. Zároveň umožňuje volat rozhraní / API na externí systémy s údaji získanými v různých částech systému. A stejně tak automatizovat kroky, které nastanou po vrácení výsledků z těchto systémů.

Proto pro integraci s Microsoft 365 nabízíme použití SIGNI konektoru pro Microsoft Power Automate, který lze snadno nasadit do libovolného nástroje prostředí Microsoft.

Příklad propojení s Microsoft 365 - Sharepoint

Image Removed

Image Added

Příklad jednoduché integrace do Microsoft Sharepointu
Uživatel vybere dokument/y, zadá, komu je odeslat k podpisu, a zpátky do složky obdrží podepsané dokumenty

Příklad propojení s Microsoft 365 - Power Apps

Příkladem využití Signi v Power Apps je cloudové řešení TALXIS.

Provoz v Microsoft Azzure či on premise prostředích

• Jste větší firma a potřebujete Signi nasadit ve svém vlastním Microsoft Azzure prostředí?

• Potřebujete mít svoji IT infrastrukturu pod přímou kontrolou a potřebujete Signi provozovat on premise?

• Hledáte cestu, jak nasadit Signi a přitom minimalizovat expozici vašich dokumentů i IT infrastruktury mimo firmu?

Více najdete v článku Varianty IT prostředí pro běh Signi.

Další kroky