Nejednodušší hromadná rozesílka řeší situaci, kdy chceme všem poslat jeden a ten samý dokument a chceme, aby nám ho příjemci schválili anebo podepsali.
Typickým příkladem jsou různé interní směrnice, u kterých chceme mít doloženo s potřebnou auditní stopou např. pro kontrolní orgány, že se s ní příjemci seznámili.
Postup
Nahrání kontaktů
Do Workspace HR do sekce Kontakty nahrát všechny zaměstnance přes volbu Načíst ze souboru.
Výběr kontaktů
V sekci Kontakty vybrat více kontaktů či všechny a zvolit Odeslat dokument na kontakty.
Nahrání dokumentu
Zvolit Nahrát dokument/y k podpisu či schválení - např. sadu GDPR, NDA, BOZP, ISO27001.
Nastavení podpisového scénáře
Ve scénáři podpisu zvolit, zda mají obesílaní jen schvalovat či podepisovat, protistrana je přitom nazvána ve scénáři "Podepisující".
Umístění podpisů
Umístit podpisy nebo jen zkontrolovat dokument, pokud se jen schvaluje a rozeslat přes Odeslat dokument kontaktům.
Odeslání k podpisu
Odeslat všem, viz potvrzení rozesílky
Sledování stavu podepisování
Sledovat stav podepisování můžete v sekci Dokumenty.
Stažení kontrolního listu
V případě kontroly stáhnout kontrolní list, kde je kompletní auditní stopa potvrzení o seznámení se z dokumentem, přes Kontrolní list na detailu dokumentu.
Mohlo by vás také zajímat
Různé metody pro hromadné rozesílání dokumentů k podpisu či schválení v Signi.