Hromadná rozesílka ze vzorů se hodí v situacích, kdy potřebujeme hromadně rozesílat dokumenty k podpisu, kde dokument pro každého příjemce obsahuje jiné, “jeho” údaje.
Předpokladem hromadné rozesílky dle vzoru je aktivovaná funkce Signi Vzory a případně vytvořený vzor vám na zakázku. Pro více informací nás kontaktuje na sales@signi.com
Princip
Princip hromadné rozesílky je jednoduchý:
Údaje o vašich kontaktech - zákaznícich, záměstnancích, dodavatelích apod. - si připravíte v importním souboru.
Jeho obsah naimportujete do Kontaktů v Signi, rámci importu se vám založí u kontaktů uživatelská pole odpovídající názvům sloupcům v souboru.
Při vyvolání hromadné rozesílky se údaje z Kontaktů doplní na vhodná místa ve vzoru dokumentu a tak se přípraví dokument k podpisu pro konkrétního člověka.
Trik je v tom, že se na všech 3 místech každý údaj jmenuje stejně.
Příprava
Údaje o navrhovatelích
Pokud mají být ve vzoru uváděny identifikační údaje organizace navrhovatele, je třeba vyplnil správné údaje o organizaci do nastavení workspace, z kterého se bude vzor vyplňovat. To může provést správce workspace.
Stejně tak je třeba zadat identifikační údaje podepisujícího za navrhovatele, který bude uveden v podpisovém scénáři, typicky jednatel. To si dělá příslušný uživatel v nastavení svého účtu
Automatické vložení podpisu navrhovatele
Pokud má dokument podepisovat zástupce navrhovatele, typicky jednatel, nebude z nejšťastnějších, pokud jich najednou bude muset podepisovat desítky či stovky.
Na workspace lze proto nastavit automatické vložení podpisu navrhovatele. Jen je třeba mít na paměti, že zatím musí podepisovat jako první v podpisovém scénáři, nemůže podepisovat až po podpisu protistran. nelze tak odeslat “bianco” dokument.
Importy údajů o kontaktech
Načtení údajů
Na záložce Kontakty zadáme všechny obesílané protistrany . zákazníky, zaměstnance, partnery, dodavatele apod. nebo je hromadně nahrajeme funkcí Nahrát kontakty.
Importní soubor obsahuje 2 sady dat:
Identifikační údaje tzv. “hlavičky” kontaktu - jméno příjmení apod.
Uživatelská pole - jakýkoliv další údaj o osobě
Formát importního souboru
Formát souboru pro import je zatím CSV, na který jsou kladeny některé striktní požadavky:
Importní soubor musí být v kódové stránce UTF-8. Při exportu s Google Sheet je to automatické, pří xportu z Ecelu je třeba vybrat tu správnou variantu do CSV, ve výběru jich je několik.
V importních datech nikde nesmí být čárka. Lze ověřit přes Ctrl+F.
V importních datech nikde nesmí být odřádkování vytvořené kombinací kláves Alt+Enter.
Ve vytvořeném CSV souboru nesmí být nikde uvozovky. Lze ověřit např. v Poznámkovém bloku.
Ve vytvořeném CSM souboru nesmí být uvodní kód znakové stavy, prvním znakem musí být první písmeno názvu prvního sloupce. Lze ověřit v HEX editorec např. https://hexed.it/ .
Je třeba dát pozor na formát telefonních čísel. Mělo by jít o slutečně platná telefonní čísla. Pokud není uveden mezinárdní prefix, předpokládá se české číslo.
Poslední sloupec importu může být nazvzná “groups”. Text v nich bude pak názvem štítku přiřazeném ke všem importovaným záznamům.
Vypadají podmínky příliš složitě? Obraťte se na nás na help@signi.com , s importem vám pomůžeme. A ano, import z XLSX přípravujeme.
Pojmenování údajů
Doplnění údajů na správná místa ve vzorech dokumentů předpokládá, že ve vzoru, na kontaktu a v importním souboru se údaj jmenuje stejně. Také identifikační údaje kontaktů mají přesně předepsaná jména sloupců.
Cílově půjde importní soubor pro každý vzor stáhnout přímo ze Signi. Dočasně jsou importní soubory pro vybrané vzory k dispozici ve složce Signi - Import údajů - PUBLIC.
Odeslání hromadné rozesílky
Výběr kontaktů
Kontakty k obeslání vybereme a označíme v sekci Kontakty a vyvoláte fuknci Odeslat dokument na kontakty. Při výběru lze použít štítky, které se zobrazují se v levém panelu aplikace Signi. Štítky lze přiřadit i záznamům pří importu do Signi, více viz formát importního souboru.
Výběr vzoru
Objeví se vám stránka se sekcí pro nahrání souboru v výběrů vzorů. Nabídku nahrání souboru ignorujte , je určena pro hromadnou rozesílku souborů. V sekci Oblíbené vzory vyberte Vytvořit u vašeho vzoru. Pokud na seznamu není, vyberte Zobrazit vzory dokumentů ve spodní části stránky. Vzory vytvořené vám na zakázku najdete pod Vaše vzory, obecně použitelné vzory najdete pod Všechny vzory. I u inich potvrďte vybraný vzor stisknutím Vytvořit.
Jako další krok máme možnost zkontrolovat či upravit podpisový scénář.
Kontrola podpisového scénáře
Na stránce podpisového scénáře je již připraveno vše pro rozeslání. Pokud potřebujete scénář upravit, upravte ho - například přídejte osoby, kterým má jít podepsání dokumentu na vědomí.
Podpisový scéář nemůže být ´plně libovolný, podepisující za navrohovatele a počet protistran musí odpovídat počtům ve vybraném vzoru, Pokud vzor počítá s tím, že podepsiuje zástupce navrhovatele, měl by být v podpisovém scénáři alespoň jeden zástupce navrhovatele s akci podepsat. Obdobně pak pro první či další protistrany.
Kontrola dokumentu před odesláním a odeslání
Otevře se vám záverečná stránka návrhu dokumentu.
Zde se ve vzoru zobrazí údaje navrhovatele a prvního vybraného podepisujícího za protistranu, jen navrhovatele, jen protistrany a podobně dle vybraného vzoru.
Kliknutím na Odeslat dokument kontaktům se vzor odešle k podpisu všem vybraným kontaktům
Závěrečný sumář hromadného rozeslání
Jako poslední krok po odeslání dokumenů k podpisu se vm ukáže souhr dokumentů, které byůy odeslány. Můžete se odtud prokliknout na detail každého z dokumentů.
Průběh podepisování pří hromadné rozesílce
1. Protistrana pouze podepisuje
nejjednoduší přípravem je situace, kdy každý z příjemců hromadné rozesílky dostane dokument s doplněnými “svými” údaje a ten podepíše, případně jen schválí.
2. Protistrana před podpisem aktualizuje své identifikační údaje
Editovat své identifikační údaje protistranám lze zakázat či povolit v Nastavení workspace > Zobrazení > Hlavičku nelze editovat . Pokud je povoleno, objeví se uživatelům před zobrazením vlastního dokumentu stránka s jejich identifikačními údaji, které mohou změnit. V Dokumentu k podpisu jsou již aktualizované údaje.
3. Protistrana aktualizuje své uživatelská pole
Vzory dokumentů mohou být navrhnuty tak, že některá pole jsou v nich označená jako editovatelná protistranou. v tom případě se před podepsání zobrazí dokument v režimu doplněí údajů do vzoru, kde jsou údaje předvyplněné ze zánzmau dané kontaktní osoby, ale lze je změnit či doplnit.
Typickým příkladem
Objednávka, kde protistrana před odesláním může určit množství či i položky.
Prohlášení poplatníka daně z příjmu ztv. Růžovka, kdy zaměstnanec může změnit údaje o sobě např. počet dětí, za které slevu na dani.
Dodací list , kde se dopisují údaje o vratnych obalech , poškozeném zboží apod.
Po odeslání
Sledování stavu podepisování a urgování hříšníků
Sledovat stav podepisování můžete v sekci Dokumenty. Dokumenty se přesouvají Čeká na protistranu do Uzavřené dokumenty.
Těm, co ještě nepodepsali lze zaslat upomínku .Zatm jen z detialu dokumentu, hromadné odeslání přípravujeme.
Stažení kontrolního listu pro kontrolní orgány
V případě kontroly stáhnout kontrolní list, kde je kompletní auditní stopa potvrzení o seznámení se z dokumentem, přes Kontrolní list na detailu dokumentu.