Vzory HR dokumentů v Signi - Konec otrocké administrativy v HR

HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty. Umožní soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou - náborem či rozvojem zaměstnanců atd. 

Proto přinášíme nový způsob, jak v HR elektronicky podepisovat - Vzory HR dokumentů.

Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy.

Úvod

Jak to funguje? 

Jednoduše. Umožníme vám propojit potřebné lidi, dokumenty a procesy: 

• Údaje o zaměstnancích evidujete v Kontaktech Signi, lze je tam nahrát ze souboru.

• V Signi máte k dispozici vzory HR dokumentů. Ty jednotlivě či hromadně naplníte údaji z kontaktů a odešlete k podpisu funkcí Hromadná rozesíka ze vzorů

• V podpisových scénářích Signi pak zachytíte potřebný proces podepisování viz Knihovna podpisových scénářů > HR.

Varianty využití

1. Signi používané samostatně - Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích. Jednorázově či opakovaně. Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi.

2. Signi propojené s HR systémem - Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi. Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*

* Alternativně lze vše řešit pouze ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících, Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací viz Partnerská řešení Signi.

Je to právně v pořádku?

Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

Podrobný popis

Lidé - Zaměstnanci a zástupci zaměstnavatele

Pro evidenci všech potřebných HR údajů o zaměstnancích je v Signi v seznamu Kontakty možné na záznamu kontaktu založit jakýkoliv údaj k vyplňování. Aby se údaj přenášel na správné místo do připravených vzorů, musí mít také konkrétní název ze vzoru. Názvy těchto údajů jsou zachyceny ve sloupcích sešitu Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC .

Pokud:

• vyplníte údaje o zaměstnancích do tohoto sešitu,

• vyexportujete ho do CSV souboru,

• který naimportujete do Kontaktů v Signi,

naplníte tak seznam Kontaktů v Signi záznamy o jednotlivých zaměstnancích s těmi správnými názvy. Údaje lze importovat i i opakovaně. Aby se záznamy o zaměstnancích nezdvojovaly, používá se v Signi e-mail zaměstnance.

Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC

Podepisující či schvalující zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace v Signi určeného pro podpis HR dokumentů. Alternativne mohou být také vedeni v kontaktech tj. nemusí si vytvářet účet na Signi. V týmu workspace jsou pouze HR pracovníci, kteří dokumenty připravují k podpisu.

Dokumenty - Vzory v Signi

Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak jak jsou. Anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.

Procesy - Zachycení ve scénářích podepisování

Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos” tj. i to, že může libovolně kolovat mezi lidmi. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.

V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Tyto scénáře jdou v Signi i uložit pro opakované použití.

Příklady scénářů pro HR :

1. Podpis nástupních dokumentů podepisuje na pracovišti

2. Podpis nástupních dokumentů s předem zajištěným podpisem zástupce zaměstnavatele

3. Podpis Růžovky

4. Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů schválením příjetí

5. Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů s podpisem předávacího protokolu

6. Podpis účastníků školení např. BOZP

7. Podpis účastníků školení s informováním objednatele

8. Podpis interních pravidel např. dle ISO 27000

9. Měsíční vyúčtování kontraktorů

Postup použití

Příprava

1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@firma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Do pracovního prostoru - workspace pak pozvěte jednotlivé členy vašeho týmu. Pracovních prostorů si můžete vytvořit i více např. pro různá oddělení či země.

2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory začínající HR … týkající se oblasti personalistiky a mezd.

3. Naimportujte či zadejte údaje o svých zaměstnancích.

Podepisování dokumentů s jednotlivými zaměstnanci

1. Vyberte v Kontaktech příslušného zaměstnnace.

2. Po klepnutí na Odeslat dokument vyberte vzor dokumentu, které chcete nechat zaměstnance podepsat.

3. Vyplňte podpisový scénář určující kdo má podepsat v jakém pořadí. Pro pracovněprávní dokumenty využijte funkci Podpis na jednom zařízení, kdy bude zaměstnanec podepisovat se zástupcem zaměstnavatele na pracovišti a nebude tak docházet k doručování podepsaného dokumentu elektronickou cestou. Podpisové scénáře lze také uložit pro opakované použití tj. podruhé jen vyberete z uloženého scénáře.

4. Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberte v prvním kroku hlavní dokument a následně doplňte ostatní dokumenty.

5. Odešlete dokument k podpisu.

6. Sledujete v Signi, zda dokument(y) zaměstnanec již podepsal, přímo ze Signi mu pak můžete poslat urgenci podepsání.

Hromadná rozesílka dokumentů zaměstnancům k podpisu

1. Připravte si importní soubor s údaji o svých zaměstnancích viz sešit ke stažení.

2. Naimportujte soubor s údaji o zaměstnancích do Kontaktů v Signi, čímž vám Signi vznikne de facto elektronická Karta zaměstnance. Na ní pak uvidíte nejen údaje o zaměstnanci, ale i všechny dokumenty, které jsou s ním podepsány. Ve sloupci Groups, posledním v importním souboru uveďte skupinu či skupiny, do kterých má být záznam po importu přiřazen.

3. Vyberte v seznamu Kontakty v Signi zaměstnance, kterým chcete odeslat dokument k podpisu. Například s využitím přiřazených skupin.

4. Zadejte nebo vyberte dříve uložený podpisový scénář pro podepsání.

5. Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberete v prvním kroku hlavní dokument. Po vyplnění podpisového scénář bude možné doplnit ostatní dokumenty viz Přidání dalšího dokumentu do sady.

6. Odešlete na jedno kliknutí dokument/y k podpisu všem vybraným zaměstnancům.

7. Sledujete v Signi, kdo dokumenty ještě nepodepsal, přímo ze Signi jim pak můžete poslat urgenci podepsání.

Další tipy

• Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.

• V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.

• V některých situacích potřebujete informovat někoho dalšího o průběhu podepisování, typicky vašeho partnera z businessu. K tomu je možné ho přidat do podpisového scénáře v roli Na vědomí.

• Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.

Další informace

• Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

• Začínáme se SIGNI

• Týmová práce se SIGNI