Máte již v počítači nebo na cloudu vytvořenou smlouvu či jiný libovolný dokument ve formátu .doc, .docx, .odt, .pdf nebo .jpg či .xlsx? Importujte jej jednoduše do naší aplikace. Tuto možnost najdete ve Vašich Workspaces pod volbou Vytvořit dokument a následně Vyberte soubory.
Poté Vás již přesměrujeme na volbu výběru cílového souboru. Nahrávat můžete přímo ze svého zařízení či například z Disku Google nebo Dropboxu.
Pokud vše proběhne v pořádku a Váš soubor bude nahrán.
V dalším kroku vás přesměrujeme na vyplnění hlavičky nového dokumentu.
Zde naleznete několik možností editace od názvu nahraného dokumentu, volbu jazyka komunikace, ve kterém odejde notifikace směrem k protistraně..
… až po volbu pořadí podepisujících, případně podpisu na jednom zařízení (placená funkce).
A co je nejdůležitější, navolíte si zde také navrhovatele a protistrany.
Jestli jste si do svého workspace přizvali další členy týmu, kterým jste přidělili podpisová práva, za navrhovatele můžete místo sebe vybrat právě někoho z týmu.
V případě, že jste na účtu zaregistrován pouze Vy, do navrhovatele se automaticky načte Váš účet.
Dále pokračujete výběrem protistrany a to kliknutím na ikonku Přidat protistranu +.
”Rolovátko” při výběre protistrany je aktivní pouze za předpokladu, že již máte uložené nějaké kontakty, nebo jste již nějaký dokument zasílali. Zde se vám bude zaznamenávat historie.
V případě, že se chystáte na svůj první dokument, případně se jedná o nový kontakt, kliknete vždy na ikonku Nový podepisující.
.PNG?version=1&modificationDate=1609951934560&cacheVersion=1&api=v2)
V dolní liště se Vám tady zobrazí všechny smluvní strany, Vy na ně poklepnete a bude Vám umožněno umístit jednotlivá podpisová pole. Tam nastavíte místo datum podpisu a na Vás (či protistraně) již bude jen samotný podpisový akt.
V praxi to vypadá asi takto:
Pokud nejste s umístěním spokojeni hned napoprvé, poklepněte na pole a pomocí posuvníku můžete jeho polohu libovolně editovat. Nebo jej odstranit a zkusit to znovu. Jakmile budete se vším spokojeni, klepněte na tlačítko Uložit a pokračovat, poté se vám zobrazí konečný náhled. Následně máte na výběr Odeslat smlouvu bez podpisu či Pokračovat k podpisu.
V případě, že tuto smlouvu budete uzavírat s vybranou protistranou opakovaně, uložte si jí jako šablonu. Šablonu naleznete pod vzorem smlouvy a také v sekci Vzory smluv / Uložené vzory.
Název smlouvy: Pole název smlouvy je povinné a je zde předvyplněný název vzoru. Můžete libovolně upravit, doplnit, abyste smlouvu následně pohodlně dohledali.
Číslo smlouvy: Pole číslo smlouvy není povinné a slouží pro vaše interní číslování smluv. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu: Toto pole je povinné a udává počet dní, které má protistrana na podpis smlouvy. Výchozí hodnota je 7 dní, ale můžete nastavit dle potřeby.
Zobrazit náhled v PDF: Kliknutím na tento odkaz zobrazíte náhled smlouvy tak, jak bude následně odeslána protistraně. Kliknutím na podepsat je v závislosti na vašem nastavení zobrazena obrazovka pro zadání Vašeho telefonního čísla a ověřovacího PINu, případně pokud toto dvoufázové ověření máte vypnuto, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
Podpis umístíte prstem, stylusem, na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo počítače. Nebojte se že váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
Po kliknutí na tlačítko podepsat, je smlouva platně elektronicky podepsána, opatřena potřebnými hashi, pečetí, uložena a odeslána protistraně k podpisu.