Princip propojení se Signi
Výhodou propojení aplikací a služeb se Signi je jeho jednoduchost, celý proces zahrnuje 3 kroky.
Krok 1 - Vytvoření podkladových údajů
Ve vaší Aplikaci - ERP, CRM, DMS, webu, interní aplikaci apod. - jsou zadány požadované údaje či dokumenty o vašem klientovi / partnerovi / zaměstnanci, se kterým chcete uzavřít smlouvu přes API Signi - dokumentů k podpisu se souřadnicemi podpisů anebo vzorů s parametry
Krok 2 - Vyvolání ověření
a) Ve vaší Aplikaci je/přidá se funkce, která na podnět uživatele předá podklady do Signi a vyvolá ověření
b) Signi má nebo připraví funkci, která bude přebírat podklady z vaší Aplikace a následně vyvolá ověření
Krok 3 - Převzetí výsledků
Ve vaší Aplikaci je/ se přidá informace o průběhu vytvoření a ověření dokumentů
Varianty použití Signi API
Předání podkladů
Podporujeme dva způsoby předávání podkladů při integraci:
Předání souborů - Ve vaší Aplikaci je vygenerován kompletní soubor ve formátu pdf, doc, docx, odt, který je s ostatními parametry odeslán do API Signi k podpisu.
Předání parametrů pro vzor - Vaše Aplikace poskytne metadata (hlavičky, obsah jednotlivých doplňovacích polí smlouvy apod.) pro doplnění vzoru dokumentu, který je vytvořen a uložen v aplikaci Signi. Tato metadata společně s ostatními parametry jsou odeslány do API Signi. Více o vzorech zde.
Výchozí rozsah služeb Signi zahrnuje pouze předávání dokumentů. Použití vzorů je placené rozšíření.
Autentikace
Jediný servisní účet v Signi
Nejjednodušší scénář propojení, kdy účet v Signi má zákazník pouze jeden a slouží pouze pro vytvoření workspace a fakturaci.
Žádný z podepisujících nemusí mít účet v Signi.
Stačí použít jeden API klíč k celému pracovnímu prostoru v Signi.
Účty pro podepisující v Signi
Podepisující musí mít účet v Signi a při každém podpisu se přihlašují do Signi .
Výhoda je, že mohou použít předpřipravené podpisy a lze řídit práva přístupu na úrovni Signi.
Lze stále používat jeden API klíč k celému pracovnímu prostoru v Signi.
Připravujeme i možnost osobních API klíčů či autentikaci přes Oauth2 apod.
Navrhovatel vs. smluvní strany
Při podepisování a tedy i předávání podkladů přes API je třeba odlišit:
Navrhovatel - Je tvůrce podepisovaného dokumentu a tedy musí mít účet v Signi. Může a nemusí být smluvní stranou, např. u realitních makléřů. Chodí mu zpět notifikace o tom, kdo dokument podepsal, odmítl podepsat apod. Může dokument zrušit. Nový dokument vidí v Odeslaných dokumentech. Ve variantě integrace "Jediný servisní účet" je právě tento účet tvůrcem dokumentu, který ale nepodepisuje.
Smluvní strana - Může a nemusí mít účet v Signi. Dokument může podepsat a odmítnout. Pokud má účet v Signi, nový dokument vidí v Odeslaných dokumentech (pokud je zároveň navrhovatelem), nebo v Přijatých dokumentech (pokud není navrhovatelem).
Při integraci přes API je nejjednoudušší scénář Jediný servisní účet (viz výše). V tomto případě je automaticky navrhovatelem resp. autorem dokumentů vždy vlastník pracovního prostoru Signi, do kterého se posílá dokument k podpisu přes API. Ten na dokumentu nikde nefiguruje, ani ho nepodepisuje, ani ho neschvaluje. Podepisující či schvalovatelé, ať z firmy navrhovatele či mimo ni jsou smluvními stranami.
Existence účtu na službě Signi
Člověk podepisující, resp. schvalující dokument může a nemusí mít účet v Signi. Z hlediska volání API je to jedno, liší se pouze chování služby, resp. její uživatelské rozhraní před zobrazením dokumentu k podpisu.
Mohou tedy nastat 2 situace:
uživatel nemá účet v Signi - po kliknutí na link v notifikační SMS / e-mailu se mu ukáže rovnou dokument k podepsání; až po podpisu se mu nabídne, zda si chce zřídit účet v Signi,
uživatel již má účet v Signi - po kliknutí na link v notifikační SMS / e-mailu se mu ukáže přihlašovací obrazovka Signi a po přihlášení má přístup k dokumentu k podepsání.
Scénáře podepisování
Ač se to na první pohled nezdá, existuje více různých variant podepisování, resp. schvalování dokumentu, které lze navíc kombinovat pro různé zúčastněné strany:
Formy vyjádření souhlasu:
Podepisuje - má podpis na dokumentu
Schvaluje - jen potvrdí souhlas s dokumentem, podpis není vidět
Pořadí podepisování
Podepisují nejdříve navrhovatelé a pak protistrany
Záleží na pořadí podepisujících
Přístup ke stránkám pro podepsání
Jsou dvě základní cesty :
Distanční podepsání - Podepisujícím po zavolání end pointu pro podpis dokumentuči vzoru Signi odesílá emailová notifikace s odkazem na stránky pro podepsání. Pokud je uvedeno tel číslo, může odcházet i SMS notifikace. je to obdoba standardního odeslání dokumentu k podpisu přes uživatelské rozhraní Signi.
Podpis na jednom zařízení - End point pro podpis dokumentu vrací URL pro podpis jednotlivých podepisujících viz Jak získám výsledek předání podkladů pro podpis a integrovaná aplikace zobrazí odpovídající odkazy, rámce apod. pro podpis jednotlivých osob. Pozor, pokud je podepisujících více, musí mít všechni svůj prostor k podpisu. Je to obdoba podpisu na jednom zařízení přes uživatelské rozhraní Signi.
Předání výsledků
Zpětným voláním
Součástí předávání podkladů pro podpis jsou i tři URL adresy tzv. “webhooků” pro každou hodnotu výsledku:
podepsáno - signed,
odmítnuto - rejected,
neověřeno - expired
kdy jeden z nich se vyvolá v okamžiku, kdy daný stav nastane.
Průběžným ověřováním stavu
Někdy lze webhooky v integrovaném systému obtížně implementovat.
Místo toho je možné se dotazovat na aktuální stav dokumentu, a to periodicky, anebo např. při otevření detailu souvisejícího záznamu v integrovaném systému.
Toto se může hodit např. pro on-premise provozovaná řešení, která nejsou viditelná mimo firemní síť, tj. webhook nelze zrealizovat.
Více viz Jak získám výsledek předání podkladů pro podpis
Jak zajistit propojení
Integrace Signi na jiný systém může být zajištěna různými způsoby. Integraci může zajistit:
Tým Signi s využitím integrační služby Integromat. Při malé náročnosti je v poplatku za využití integrace/API i zprovoznění integrace, při větší náročnosti je v poplatku časový a finanční odhad rozsahu prací.
Implementátor systému či integrací u daného uživatele přes integrační služby Integromat , MS Power Automate / Flow a podobně nebo přímým voláním API Signi. Dostane k tomu od Signi všechny podklady (viz tyto stránky) a podporu.
Interní IT uživatel přes integrační služby Integromat , MS Power Automate / Flow a podobně nebo přímým voláním API Signi. Dostane k tomu od Signi všechny podklady (viz tyto stránky) a podporu.