Základními požadavky na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů je zajištění :
věrohodnosti původu,
čitelnosti,
neporušenosti obsahu, tzv. integrita dokumentu.
Věrohodnost původu
zajišťuje například elektronická pečeť vložená do dokumentu.
Elektronická pečeť potvrzuje autorství dokumentu určitou organizací. Není vyjádřením právní vůle, k tomu slouží elektronický podpis oprávněné osoby.
Standardně jsou všechny dokumenty podepsané v Signi pečetěny elektronickou pečetí organizace Digital factory s.r.o., která je provozovatelem služby Signi a jejíž statutář je Ondřej Synovec.
Při použití funkce Vlastní elektronická pečeť se pečeť Digital factory nahradí elektronickou pečetí organizace navrhovatele dokumentu.
Informace o el. pečeti lze získat v prohlížeči elektronických dokumentů. Pozor! Adobe Reader i elektronickou pečeť (seal) zobrazuje pod názvem “podpis” (signature).
Čitelnost
Čitelnost dokumentu po mnoha letech zajistí uložení výsledného souboru s podpisy ve formátu PDF/A.
PDF/A je formát PDF souborů zaměřený na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů standardizovaný dle ISO normy.
Více viz např. https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A
Obsah PDF souboru je omezen - používané fonty musí být vnořeny a musí být legálně pro vnoření určeny, nesmí obsahovat videa, zvuky či skripty apod.
Podstatné je, že po konverzi PDF do PDF/A se může změnit vzhled dokumentu, např. kvůli záměně fontů. Ideálně je tedy dokument v PDF/A mít k dispozici již pro podpis, aby se při konverzi vzhled nezměnil.
Neporušenost obsahu / Integrita dokumentu
Dlouhodobou neporušenost dokumentu od dobu jeho vzniku, resp. uzavření dokáže zajistit řada časových razítek vydaných nezávislou certifikovanou autoritou. Časové razítko potvrzuje obsah dokumentu v daném čase. Časová razítka obsahují:
časový údaj,
zhuštěný obsah dokumentu,
identifikaci autority.
Pokud by dokument po vložení časového razítka někdo upravil, nebude odpovídat obsah dokumentu jeho zhuštěnému obsahu v časovém razítku a tak se pozná porušení integrity dokumentu.
Při postupném vkládaní časové razítek poslední razítko fixuje obsah dokumentu včetně časových razítek vložených do dokumentu dříve. Zaručuje tak, že v době své platnosti byla předchozí razítka nezměněná a následně je tedy v budoucnosti nepůjde zpětně měnit.
Doplňování časových razítek do dokumentů je jedna ze základních funkcí elektronických archivů. Je tedy k součástí funkcionality i Signi Archivu. Více podrobností viz Zajištění neměnnosti dokumentů a využití časových razítek.
Certifikace archivu
Certifikace elektronického archivu není nutná pro běžné komerční použití. Někteří zákazníci ji ovšem potřebují či si ji přejí, proto ji připravujeme.