Konica Minolta Flow Doc - Signi

Pracovníci nemusí trávit většinu svého času administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat. Mohou se soustředit na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Díky rychlejšímu potvrzování a digitálnímu podpisu všech dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci se také zrychlí i tok peněz do firmy.

Přínosy elektronických podpisů

  1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.

  2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.

  3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování

  • PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

  • DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

  • HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
    Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje

 

  1. V rámci systémů se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

  2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

  3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

Konica Minolta FlowDoc - Zkraťte čas hledáním dokumentů a ušetřete

S rostoucím počtem elektronických dokumentů se zvyšují nároky na jejich efektivní správu ve firmě. Se systémem FlowDoc od Konica Minolta získáte komplexní nástroj pro ukládání a práci se soubory bez vysokých pořizovacích nákladů.

  • Úspora času i peněz - Řešení zkracuje hledání dokumentů a pomáhá snížit náklady na lidské zdroje.

  • Přehledné workflow - Umožňuje verzování a úpravy dokumentů včetně nastavení procesů schvalování, řízení přístupových práv a dalších možností.

  • Data pod kontrolou - Systém sestavený čistě z produktů Konica Minolta poskytuje větší kontrolu nad tím, jak se s dokumenty nakládá.

Firemní proces zachycený ve FlowDoc.
Jednou z aktivit je pak předání dokumentu k podpisu,
kterému předchází a po kterém následují kroky definované ve FlowDoc

Propojení se Signi

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Další kroky