Open

Pracovníci nemusí trávit většinu svého času administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které je třeba archivovat. Mohou se soustředit na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Díky rychlejšímu potvrzování a digitálnímu podpisu všech dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci se také zrychlí i tok peněz do firmy.

Přínosy elektronických podpisů

1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.

2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.

3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje

Open

1. V rámci systému se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

Propojení se Signi

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Microsoft 365 - Kancelářský balík v cloudu

Signi lze jednoduše propojit s prostředím Microsoft 365 , typicky pak s Sharepoint, Teams apod. Více o technických možnostech propojení viz Způsoby integrace - Microsoft Power Automate anebo přímé volání Signi API.

Microsoft Dynamics 365 - Sada firemních aplikaci

Signi lze jednoduše propojit s prostředím Microsoft Dynamics 365, typicky pak s Microsoft CRM pro návrhy objednávek či smluv, včetně různých příloh v obchodu nebo ERP pro podepisování v logistice a účetnictví dodacích listů, dobropisů apod. Více o technických možnostech propojení viz Způsoby integrace - Microsoft Power Automate anebo přímé volání Signi API.

Přínosy elektronického podepisování v obchodu:

1. Větší výkon prodejní sítě

2. Zrychlí se uzavírání obchodů

3. Sníží se objem ztracených obchodů

4. Obchodníci se soustředí na prodej

5. Obchodníci netráví čas administrativou

Přínosy elektronického podepisování v logistice a účetnictví:

• Kompletní odstranění papírových dokumentů

• Automatizace a zrychlení celého procesu

• Při dodávkách: dokumenty se přenesou do Signi, kde je má k dispozici předávající v mobilu či tabletu, přebírající podepíší na místě elektronicky, obratem jsou informace o podepsání k dispozici v informačním systému obou stran. Při využití formátů typu hybridní PDF/ISDOC jdou automatizovaně zpracovat.

• Při koloběhu účetních dokladů: přebírající může potvrdit příjem dokumentu či podepsat dokument, následně je k dispozici široká auditní stopa pro kontrolní orgán. Při využití formátů typu hybridní PDF/ISDOC jdou automatizovaně zpracovat.

Microsoft Excel rozšíření

Všichni víme, že bez Microsoft Excel by se ekonomika světa zbořila do následujícího dne. I Signi používá Excel například pro hromadné odesílání dokumentů k podpisu. Stačí nahrát do Excelu údaje potřebné k rozeslání dokumentů a pak v Excelu pouze zmáčknout tlačítko Odeslat.

• V nejjednodušším případě se na základě údajů z každého řádku v Excelu odešle jednomu člověku jeden dokument.

• Je možné mít i komplikovanější odesílání, např. odesílat jeden dokument k podpisu více osobám a naopak jedné osobě odeslat více dokumentů k podpisu či schválení v jedné sadě.

• Je možné dokumenty rovnou odesílat k podpisu nebo je předpřipravit v Signi, kde je lze před odesláním zkontrolovat a případně upravit.

• Na základě vašeho zadání vám připravíme vzor v Signi a k němu odpovídající Excel, který ho naplní. Pokud máte v týmu znalce maker, snadno si upravíte sešity dle vašich potřeb.

Microsoft Power Apps - Platforma pro vývoj aplikací

Signi lze jednoduše propojit s aplikacemi vyvinutými na platformě Microsost Power Apps. Příkladem je cloudové řešení TALXIS.

Způsoby integrace - Microsoft Power Automate anebo přímé volání Signi API

Pro snadné a přizpůsobitelné předání dokumentů k podpisu z vašeho prostředí lze využít Microsoft Power Automate. Ten má jednu naprosto zásadní výhodu. Velmi flexibilně dokáže automatizovat činnosti s mnoha možnostmi jejich vyvolání či zobrazení výsledků v uživatelském rozhraní. Zároveň umožňuje volat rozhraní / API na externí systémy s údaji získanými v různých částech systému. A stejně tak automatizovat kroky, které nastanou po vrácení výsledků z těchto systémů. Proto pro integraci s Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Power Apps nabízíme použití SIGNI konektoru pro Microsoft Power Automate.

V případe potřeby, např. pro on premise instalace či starší řešení, lze využít i přímé volání SIGNI API.

Provoz “on premise” - v privátním Microsoft Azure či vlastní HW

Jste větší firma a potřebujete Signi nasadit ve svém vlastním Microsoft Azure prostředí? Potřebujete mít svoji IT infrastrukturu pod přímou kontrolou a potřebujete Signi provozovat on premise? Hledáte cestu, jak nasadit Signi a přitom minimalizovat expozici vašich dokumentů i IT infrastruktury mimo firmu?

Více najdete v článku Varianty IT prostředí pro běh Signi.

Více o propojení Signi a Microsoft

• Signi a Microsoft 365 – Elektronický podpis je zase o něco dostupnější

• Integrace Signi do prostředí Microsoft

• Varianty IT prostředí pro běh Signi

Další kroky