Open

Pracovníci nemusí trávit většinu svého času administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat. Mohou se soustředit na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Díky rychlejšímu potvrzování a digitálnímu podpisu všech dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci se také zrychlí i tok peněz do firmy.

Přínosy elektronických podpisů

1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.

2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.

3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování*

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

* Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje

Open

1. V rámci systémů se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

DMS eDoCat - Bezpečná a inteligentní správa firemních dokumentů

DMS eDoCat je robustní systém, široce konfigurovatelný, založený na systémové platformě Alfresco. Alfresco DMS je hlavní Open Source alternativou pro oblast Enterprise Content Management.

• Zabezpečení, šifrování - Zabezpečení srovnatelné s bankovními systémy

• Velké úspory za malé peníze - DMS jako SaaS je dostupné i malým podnikům

• Všechny nároky splněny - Podpora ISO 9001 a dokumentace dle zákonných norem

• Stále efektivnější - Otevřená platforma umožňuje rozšiřování o další moduly

Propojení DMS eDoCat a Signi

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Další kroky