Elektronické pečeti
Potvrzení autorství vs. elektronické právní jednání
Elektronická pečeť je de facto obdoba firemního razítka otisknutého na listinné podobě dokumentu. Váže dokument k určité organizaci. Jaký je rozdíl mezi elektronickým pečetí a elektronickým podpisem? Obdobný jako mezi firemním razítkem a vlastnoručním podpisem.
Elektronická pečeť = Potvrzení autorství dokumentu - Například elektronickou pečetí na faktuře vydané či na objednávce se potvrzuje autorství elektronického dokumentu pro účely daňové kontroly. FÚ potom bude obtížně argumentovat, že dokument dodavatel nevystavil. Elektronická pečeť není projevem žádné vůle, právního jednání kohokoliv.
Elektronický podpis = Elektronické právní jednání - Elektronickým podpisem podepisující osoby potvrzují svojí vůli, své právní jednání. Výrazně zrychluje a zefektivňuje firemní procesy zahrnující podpisy zákazníků, dodavatelů či zaměstnanců
Uzamykací efekt elektronické pečeti
Pokud je vložena do dokumentu elektronická pečeť, uzamyká dokument proti dalším změnám. Obdobně, jen výrazně spolehlivěji, jako pečeť vosková. Znamemá to, že dokument opatřený pečetí již nelze přes Signi podepsat, po jeho nahrání do Signi se vám objeví chybové hlášení.
Jak je to s elektronickými pečetěmi v Signi
Standardně jsou všechny dokumenty podepsané v Signi pečetěny elektronickou pečetí organizace Digital Factory s.r.o., která je provozovatelem služby Signi a jejíž statutář je Ondřej Synovec, jehož jméno je součástí údajů na pečeti. V případě sporu se soud nebo kontrolní úřad obrací na tuto organizaci a ta mu poskytuje informace o původu a historii dokumentu.
Při použití funkce Signi "Vlastní elektronická pečeť" se elektronická pečeť provozovatele Signi nahradí elektronickou pečetí organizace navrhovatele dokumentu. V případě zájmu kontaktujte sales@signi.com s předmětem “Chci vlastní elektronickou pečeť”. Vlastní pečeť je ale spíše záležitostí kosmetickou, z právního a technického hlediska není rozdíl proti pečeti Signi.
Pozor: Při využívání vlastní pečeti si musíte zajišťovat její průběžnou platnost, která je typicky rok či tři, a nahrávat ji opakovaně do Signi. Tak zajistíte, že v dokumentu v době podpisu bude vložená platná pečeť. Více o časové platnosti a souvisejících časových razítkách se dočtete v tomto článku.
Pozor: Při překladu některých programů, např. Adobe Reader, došlo k nepřesnostem. Program oznamuje, že v dokumentu je vložen elektronický podpis a přitom jde o elektronickou pečeť. To se týká i dokumentů ze Signi zobrazených v programech typu Adobe Reader. Jde o nesprávný překlad pojmu electronic seal.