Elektronické právní jednání

Elektronické právní jednání zahrnuje následující oblasti:

1. elektronické podepisování,

2. vzdálená identifikace osob,

3. dlouhodobá archivace elektronických dokumentů.

Ve všech těchto oblastech Signi nabízí své služby.

Elektronické podepisování

Základní právní zámec

Současný právní rámec pro elektronické podepisování je daný EU direktivou eIDAS a navazujícími zákony. Klíčová ustanovení:

1. eIDAS definuje elektronický podpis velmi široce “jako jakákoliv elektronická data připojená k elektronickému dokumentu používáná k podepsání” - EIDAS - KAPITOLA I - OBECNÁ USTANOVENÍ - Článek 3 - Definice bod 10

2. Stejně tak jasně říká, že soudy k dokumentům v listinné i elektronické podobě mají přistupovat stejně, tj. např. vyžádat si posudek soudního znalce, který se k autorství podpisu vyjadřuje.

3. EIDAS definuje 3 úrovně podpisů - kvalifikovaný, zaručený a jiný/ostatní/prostý - EIDAS - KAPITOLA I - OBECNÁ USTANOVENÍ - Článek 3 - Definice bod 10, 11, 12 , např. v Česku pak lokální úprava viz ZSVD par 5-7, v české právní úpravě se ještě používá uznávaný, což je podpis s kvalifikovaným certifikátem, který nemusí být uložen na kvalifikovaném prostředku a je určen pro jednání vůči orgánům veřejné moci - ZSVD par 6.

Zásadním důsledkem EU direktivy eIDAS je, že:

• pro běžný komerční styk - běžné komerční smlouvy, objednávky, předávací protokoly, výkazy práce apod. - postačuje tzv. elektronický podpis na úrovni jiný/prostý/ostatní, který v různých technických provedeních nabízí Signi i další globální i lokální služby pro elektronické podepisování jako základní variantu, pro Česko je v Signi k dispozici i podpis přes BankID SIGNI na vyšší úrovni zaručený,

• pro jednání s veřejnou správou a pro další příležitosti je určen kvalifikovaný či uznávaný podpis.

Specifika v HR

• Video Specifika elektronického podepisování v HR oblasti - Mgr. Ondřej Hanák, AK KROUPAHELÁN

• Záznam webináře Jak v HR ušetřit čas, náklady a administrativu s el. podpisem - s právním úvodem Mgr. Daniela Vejsady - PRK Partners

• Prezentace Elektronické podepisování v HR - PRK Partners – jaký je právní rámec pro elektronické podepisování v oblasti HR a v jakých případech lze využít?

• Elektronické podepisování v HR s využitím Signi - shrnutí nejčastějších otázek a odpovědi na ně:

  • Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě - jaký je rozdíl?

  • Jaké všechny HR dokumenty lze podepisovat bez omezení?

  • Jak správně elektronicky podepsat a doručit pracovně právní dokumenty?

  • U kterých dokumentů raději trvat na listinné podobě?

  • Jaká je auditní stopa pro případ kontroly ÚP či soudního sporu?

• Elektronická komunikace a jednání v pracovních vztazích - epravo.cz - Přemysl Jireček - advokát, Andrea Drozdíková - advokátní koncipientka, Urban & Hejduk s.r.o., advokátní kancelář

Specifika v ekonomické agendě

• Záznam webináře Zrychlete procesy v ekonomické agendě digitálním podepisováním - s účastí Milana Vodičky, daňového poradce

• Prezentace Digitalizace účetních a daňových dokladů - Milan Vodička

  • Je možné zcela nahradit nebo zaměnit papírovou formu dokladů a písemností za digitální? Co musí být dodrženo a zajištěno pro platnost právního jednání v digitální podobě? Je možné zajistit dostatečně spolehlivě a po potřebnou dobu věrohodnost, průkaznost a trvanlivost digitálních písemností?

Specifika ve veřejné správě a samosprávě

Požadavky eIDAS, resp. související české právní úpravy jasně říkají:

• Digitální právní jednání orgánu veřejné moci (OVM) vyžaduje použití kvalifikovaného elektronického podpisu. Jinými slovy pokud podepisuje někdo při výkonu veřejné správy, musí podepisovat kvalifikovaným elektronickým certifikátem, který musí být uložen na tzv. kvalifikovaném prostředku - kartě, tokenu, občanském průkazu apod.

• Digitální právní jednání vůči orgánu veřejné moci (OVM) vyžaduje použití uznávaného elektronického podpisu, což je podpis kvalifikovaným elektronickým certifikátem, který nemusí být uložen na kvalifikovaném prostředku ale např. na lokálním disku svého počítače, nahraného do systémuv kterém podepisuje apod. Pokud občan či firma komunikují elektronicky s veřejnou správou, mohou podepisovat uznávaným podpisem.

Důležité je, že toto se netýká pouze úřadů státní správy a samosprávy, ale i organizací pověřených výkonem veřejné správy, například škol či nemocnic. U nich ale některé činnosti pod výkon veřejné správy patří a některé ne. Pokud škola komunikuje s rodiči o ne/přijetí na školu, jedná se o výkon správy, ale pokud uzavírá komerční smlouvu s úklidovou firmou, o výkon správy se nejedná.

Elektronický podpis, právo a bezpečnost v Signi

• Nejčastější otázky – klíčové informace týkající se podepisování v online prostředí

• Vyjádření od AK ROWAN LEGAL - dokument potvrzující, že “písemná forma právního jednání je u dokumentů podepsaných prostřednictvím služby Signi zachována, proto lze prostřednictvím služby Signi vytvářet právní jednání v písemné formě, platná podle právních předpisů ČR”

• Vyjádření od JUDr. Radim Polčák - analýza elektronické dokumentace právního jednání v rámci Signi

• Bezpečnostní příručka Signi (CZ verze) – podrobnější informace týkající se podepisování v online prostředí

• Bezpečnostní příručka Signi (Security guide, AJ verze)

Vzdálená identifikace osob

Jedním z požadavků na elektronické podpisy dle EU nařízení eIDAS je určitá míra identifikace podepisujícího. Tato míra se liší pro různé úrovně podpisů, největší je u kvalifikovaných, nižší je u zaručených a nejnižší u u statních a běžných podpisů.

Používání kvalifikovaných podpisů je ovšem poměrně složité, a tedy ne příliš rozšířené. Proto dává v mnoha případech smysl použití elektronických podpisů nižších úrovní a jejich doplnění vzdálenou identifikací podepisujícího jiným způsobem, například pomocí nahraných osobních dokumentů, zaslání mikroplatby ze svého účtu apod.

Zároveň existují i situace, kdy zákon požaduje vzdálenou identifikaci určitých parametrů. Takovým je Zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, který definuje tzv. “Povinné”, např. finanční zprostředkovatele, realitní, účetní kanceláře či daňové poradce apod. , kteří jsou povinni před uzavřením obchodů dostatečně bezpečně a průkazně identifikovat / ztotožnit / ověřit totožnost osob, se kterými obchod uzavírají.

Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů

Zákony vyžadují dobu archivace dokumentů 10 nebo i 30 let. To už je poměrně dlouhá doba, a proto je třeba jí věnovat i u dokumentů v elektronické podobě určitou pozornost.

Co dále? Pojďme na to!