Hromadná rozesílka souborů

Owned by Roman Řípa (Unlicensed)
Last updated: Feb 03, 2023
2 min read

Nejednodušší hromadná rozesílka řeší situaci, kdy chceme všem poslat jeden a ten samý dokument a chceme, aby nám ho příjemci schválili anebo podepsali.

Typickým příkladem jsou různé interní směrnice, u kterých chceme mít doloženo s potřebnou auditní stopou např. pro kontrolní orgány, že se s ní příjemci seznámili.

Postup

Nahrání kontaktů

Do Workspace HR do sekce Kontakty nahrát všechny zaměstnance přes volbu Načíst ze souboru.

Výběr kontaktů

V sekci Kontakty vybrat více kontaktů či všechny a zvolit Odeslat dokument na kontakty.

Nahrání dokumentu

Zvolit Nahrát dokument/y  k podpisu či schválení - např. sadu GDPR, NDA, BOZP, ISO27001.

Nastavení podpisového scénáře

Ve scénáři podpisu zvolit, zda mají obesílaní jen schvalovat či podepisovat, protistrana je přitom nazvána ve scénáři "Podepisující".

Umístění podpisů

Umístit podpisy nebo jen zkontrolovat dokument, pokud se jen schvaluje a rozeslat přes Odeslat dokument kontaktům.

Odeslání k podpisu

Odeslat všem, viz potvrzení rozesílky

Sledování stavu podepisování

Sledovat stav podepisování můžete v sekci Dokumenty.

Stažení kontrolního listu

V případě kontroly stáhnout kontrolní list, kde je  kompletní auditní stopa potvrzení o seznámení se z dokumentem, přes Kontrolní list na detailu dokumentu.

 

Mohlo by vás také zajímat