Novou smlouvu, případně jakýkoliv jiný dokument můžete vytvořit 2 způsoby:
nahráním hotového dokumentu v pdf, doc nebo jiném textovém formátu do aplikace
doplněním připraveného vzoru (jedná se o placenou funkci, kterou kromě jiných naleznete také v našem ceníku).
V aplikaci máte k dispozici jednak obecné smluvní vzory, které jsou dostupné všem uživatelům, jsou připraveny advokátní kanceláří a ručíme za jejich formální správnost a aktuálnost.
Dále máte možnost nechat si od nás do vašeho Workspace vložit vzory smluv, které aktuálně využíváte.
Na hlavní obrazovce máte zobrazeny nejčastěji použité vzory vašich dokumentů pod názvem Oblíbené vzory. V případě, že potřebujete jiný vzor než naposledy použitý, klikněte na tlačítko Zobrazit vzory dokumentů.
V případě, že máte vloženy do Signi vaše firemní vzory smluv, naleznete je pod ikonou Vaše vzory. Všechny ostatní vzory si zobrazíte v menu pod záložkou Všechny.
Dokumenty lze vyhledávat dle názvu.
V případě, že máte zájem uzavřít třeba Smlouvu o poskytování konzultačních služeb, zadáte do lupy část názvu a po vyhledání dokumentu pak klikněte na Vytvořit.
Budete přesměrování na obrazovku Hlavička dokumentu.
Pod tlačítkem Vytvořit návrh naleznete informaci, kolik kreditů vám bude z vašeho účtu odečteno. Tyto kredity jsou odečteny ihned po kliknutí na tlačítko Vytvořit návrh. Od tohoto okamžiku jsou veškeré kroky a operace s návrhem ukládány a váš návrh vždy najdete v rozpracovaných smlouvách.
Název dokumentu: Pole název dokumentu je povinné a je zde předvyplněný název vzoru. Můžete libovolně upravit, doplnit, abyste smlouvu následně pohodlně dohledali (nejvrchnější řádek s názvem a tužkou vedle). Stačí přepsat název a kliknout vedle pro uložení. Volba Uložit a zavřít je určena pro uložení celého návrhu, nikoliv pro název dokumentu.
Jazyk komunikace: Určuje jazyk, ve kterém budou protistraně odeslány notifikace k dokumentu.
Číslo smlouvy: Pole číslo smlouvy není povinné a slouží pro vaše interní číslování smluv. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu: Počet dní platnosti linku pro podepsání se nastavuje v Nastavení workspace pro všechny dokumenty stejný (7 dní je výchozí nastavení, které si můžete dle potřeby změnit).
Smlouvu můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že vy i druhá smluvní strana budou podepisovat na vašem tabletu nebo chytrém telefonu. V tom případě zaškrtněte volbu: Podpis na jednom zařízení (jedna z placených funkcí).
Pro více informací o podpisu na jednom zařízení naleznete zde.
Pokud chcete zobrazit náhled smluvního vzoru, klikněte na Zobrazit náhled v PDF.
Ke každému námi vytvořenému vzoru jsme přidali náhled pdf, kde máte možnost ověřit, zda je vzor pro vaší situaci vhodný.
V tomto kroku doplňujete hlavičku smlouvy. Navrhovatel je ten, který za Vaši stranu bude smlouvu podepisovat. Na zobrazeném screenu je varianta, kdy za Váš Workspace / firmu může smlouvy podepisovat pouze jeden navrhovatel. V případě, že máte více oprávněných osob, které za Vás smlouvy podepisují, bude zde zobrazen jejich seznam.
Protistrana je druhá smluvní strana a Signi nabízí několik možností, jak tuto protistranu zvolit.
První možností je zkusit protistranu vyhledat mezi použitými kontakty. Vyhledávání funguje formou našeptávače, kdy se vám dle hledaného výrazu zobrazují odpovídající výsledky.
V případě, že se jedná o nový kontakt, je třeba údaje do hlavičky smlouvy vyplnit manuálně. Klikněte na tlačítko Nový podepisující.
Smlouva může být uzavřena s fyzickou osobou, OSVČ nebo právnickou osobou. Na zobrazeném screenu je varianta, kdy bude smlouva uzavřena s právnickou osobou.
Pole email: Toto pole je povinné a na zadanou emailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh smlouvy, dále upozornění na konec platnosti návrhu smlouvy a po podpisu je tam odesláno podepsané pdf smlouvy. Doporučujeme uvést emailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictvím a přístupu k této emailové schránce.
Pole telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit. Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh smlouvy a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpis dokumentu.
Pole jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, a jedná se osobu, která za protistranu bude podepisovat smlouvu.
Ostatní pole se dají automaticky doplnit po zadání IČ přes rejstřík ARES.
Po doplnění formuláře kliknete na tlačítko Uložit hlavičku, ta se uloží a následně doplní do textu smlouvy.
V tomto momentu máte určené podepisující strany a můžete využít také možnost přehození pořadí v jakém se jednotliví účastníci budou podepisovat. Tuto volbu zapnete po zaškrtnutí políčka “Záleží na pořadí podepisujících”.
K dispozici pak budete mít buď možnost chycení daného bloku pro přesun myší, případně stačí kliknout na šipky a určit, kdo bude první a kdo druhý.
Notifikace se pak budou odesílat ve zvoleném pořadí a putovat od jedné protistrany k druhé.
V případě, že máme hlavičku doplněnou, klikneme na “Pokračovat na obsah dokumentu”.
Doplnění textu smlouvy ze vzoru se provádí přímo v aplikaci. Vzor je připraven tak, že obsahuje tzv. placeholdery, označená místa v textu, za které můžete doplňovat nejrůznější hodnoty. Na zobrazeném screenu je vidět hlavička smlouvy. Místa, která je třeba doplnit jsou vždy označena tmavě fialovou barvou. V tomto případě, vybíráte jakou pozici v rámci smluvních stran máte. Výběr provedete kliknutím na fialový text.
Jakmile kliknete na fialový text, změní se pozadí bloku na žlutou, což znamená, že s blokem právě pracujete. Na pravé straně zvolíte jakou smluvní stranu zastupujete, případně pokud se tento výběr objeví dále v textu smlouvy, jakou variantu obsahu volíte. Variantu potvrdíte kliknutím na tlačítko Uložit. Zvolenou variantu ihned uvidíte v textu vlevo.
Po potvrzení zvolené varianty, se barva bloku změní na zelenou, což znamená, že všechna doplňovací pole v tomto bloku jsou v pořádku vyplněna. V případě, že chcete obsah bloku upravit, klikněte na ikonu popelnice a tlačítkem vymazat vrátíte tento blok do výchozího nastavení.
Text obsahuje také zvýrazněné bloky textu, které je možné doplňovat. Pokud chcete doplnit např. účel v prvním bloku textu, klikněte na fialový “label” Doplňte účel.
Zobrazí se vám na pravé straně html editor, kam můžete psát libovolně dlouhý, formátovaný text. Text může být tučný, podtržený, můžete přidávat mezery a řádkování. Text se ihned jak píšete zobrazuje na levé straně. zadaný text uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
Dalším typem bloku, který můžete doplňovat je výběr, zda zvýrazněný odstavec v textu smlouvy zobrazit nebo nezobrazit. V případě, že vyberete možnost skrýt, text odstavce je v náhledu přeškrtnutý a následující odstavce jsou automaticky přečíslovány. Jakmile máte doplněny všechna pole a všechny bloky mají zelenou barvu, je zobrazeno upozornění na kontrolu textu smlouvy a je zobrazena navigace, umožňující pokračovat na podpis a odeslání smlouvy.
Další možností je třeba doplnění datumu.
Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum opět uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
Zelená linka ukazuje stav vyplnění jednotlivých doplňovacích polí. Na zobrazeném screenu je v pořádku vyplněno vše 9 polí.
Pokud chcete přidat další dokument, který odešlete protistraně na podpis, klikněte na odkaz na dolní liště Připojit dokument. V případě druhého dokumentu již nebudete znovu vyplňovat hlavičku, ta je automaticky doplněna z prvního dokumentu.
V případě, že chcete tento dokument odeslat protistraně, máte dvě možnosti:
Odeslat bez vašeho podpisu a nechat protistranu podepsat jako první a druhou, častější možnost, kdy nejprve podepíšete dokument vy a následně odešlete na podpis protistraně = Pokračovat na podpis dokumentu.
Kliknutím na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení zobrazena obrazovka pro zadání Vašeho telefonního čísla a ověřovacího PINu, případně pokud toto dvoufaktorové ověření máte vypnuto, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
Podpisové pole, které obsahuje následující informace:
Název dokumentu: Pro vyloučení pochybnosti, který dokument podepisujete, máte vždy zobrazený název.
Místo a datum podpisu: Místo podpisu si můžete nastavit výchozí hodnotu ve vašem Workspace, datum je zobrazeno vždy dnešní, ale je možné ho změnit a tedy upravit účinnost dokumentu.
Podpis umístíte prstem, stylusem, na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo počítače. Nebojte se že váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
V případě, že jste si v Nastavení učtu uložili vzorový podpis, bude ten automaticky nastaven k přiložení na dokument.
Vložení podpisu provedete o kliknutí na tlačítko Podepsat.
Po kliknutí na tlačítko Podepsat, je smlouva platně elektronicky podepsána, opatřena potřebnými hashi, pečetí, uložena a odeslána protistraně k podpisu.