Nový dokument ze vzoru
Novou smlouvu, případně jakýkoliv jiný dokument můžete vytvořit 3 způsoby.
Nahráním hotového dokumentu v pdf, doc nebo jiném textovém formátu
Vytvořením nového dokumentu v textovém editoru
Doplněním připraveného vzoru
V aplikaci máte k dispozici jednak obecné smluvní vzory, které jsou dostupné všem uživatelům, jsou připraveny advokátní kanceláří a ručíme za jejich formální správnost a aktuálnost.
Dále máte možnost nechat si od nás do vašeho Workspace vložit vzory smluv, které aktuálně využíváte.
Na obrazovce Nová smlouva máte zobrazeny naposledy použité vzory Vašich dokumentů. V případě, že potřebujete jiný vzor než naposledy použitý, klikněte na tlačítko Smlouva ze vzoru.
V případě, že máte vloženy do iSmlouvy Vaše firemní vzory smluv, naleznete je pod ikonou: Vzory pro Název Vašeho Workspace.
Ostatní vzory smluv jsou rozděleny do kategorií. Jedna kategorie může obsahovat i více smluvních vzorů. kliknutím na název kategorie, zobrazíte Vzory.
V kategorii Smlouvy o dílo jsou 3 smluvní vzory. V případě, že máte zájem uzavřít Smlouvu o poskytování konzultačních služeb, klikněte na název a budete přesměrování na obrazovku Detail vzoru.
Smlouvu můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že Vy i druhá smluvní strana budou podepisovat na Vašem tabletu nebo chytrém telefonu. V tom případě, zaškrtněte volbu: Podpis na jednom zařízení.
Pro více informací o podpisu na jednom zařízení naleznete zde.
Pokud chcete zobrazit náhled smluvního vzoru, klikněte na odkaz Zobrazit náhled. Ke každému námi vytvořenému vzoru jsme přidali vysvětlující pdf, kde máte možnost ověřit, zda je vzor pro vaší situaci vhodný nebo není.
V případě, že vzor odpovídá Vašim potřebám klikněte na tlačítko Vytvořit návrh, které Vás přesměruje na 1. krok – Doplnění hlavičky smlouvy.
Pod tlačítkem vytvořit návrh naleznete informaci, kolik kreditů Vám bude z Vašeho účtu odečteno. Tyto kredity jsou odečteny ihned po kliknutí na tlačítko Vytvořit návrh. Od tohoto okamžiku jsou veškeré kroky a operace s návrhem ukládány a Váš návrh vždy najdete v rozpracovaných smlouvách. Více informací o otevřených a ukončených smlouvách naleznete zde.
V tomto kroku doplňujete hlavičku smlouvy. Navrhovatel je ten, který za Vaši stranu bude smlouvu podepisovat. Na zobrazeném screenu je varianta, kdy za Váš Workspace / firmu může smlouvy podepisovat pouze jeden navrhovatel. V případě, že máte více oprávněných osob, které za Vás smlouvy podepisují, bude zde zobrazen jejich seznam.
Protistrana je druhá smluvní strana a iSmlouva nabízí několik možností, jak tuto protistranu zvolit.
První možností je zkusit protistranu vyhledat mezi registrovanými uživateli iSmlouvy. Vyhledávání funguje formou našeptávače, kdy se vám dle hledaného výrazu zobrazují odpovídající výsledky. Vyhledávat můžete dle jméno, příjmení, názvu firmy.
Jakmile vyberete protistranu, je jí odeslán informační email, že máte v plánu uzavřít smlouvu. Důvodem je ochrana našich uživatelů, před těmi, kteří chtějí jakkoliv zneužívat osobní údaje. V případě, že dojde k porušení podmínek, uživatelský účet je ihned zablokován.
V případě, že protistrana nemá vytvořený účet a založený Workspace, kde může vytvářet a přijímat smlouvy, je třeba údaje do hlavičky smlouvy vyplnit manuálně. Klikněte na tlačítko Doplnit hlavičku.
Smlouva může být uzavřena s fyzickou osobou, OSVČ nebo právnickou osobou. Na zobrazeném screenu je varianta, kdy bude smlouva uzavřena s právnickou osobou.
Pole email: Toto pole je povinné a na zadanou emailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh smlouvy, dále upozornění na konec platnosti návrhu smlouvy a po podpisu je tam odesláno podepsané pdf smlouvy. Doporučujeme uvést emailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictvím a přístupu k této emailové schránce.
Pole telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit. Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh smlouvy a také, v případě, že zaškrtnete checkbox: PIN odeslat na toto číslo, bude zaslán jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpis dokumentu.
Pole jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, a jedná se osobu, která za protistranu bude podepisovat smlouvu.
Ostatní pole se dají automaticky doplnit po zadání IČ přes rejstřík ARES.
Po doplnění formuláře kliknete na tlačítko Doplnit hlavičku, ta se uloží a následně doplní do textu smlouvy.
Doplnění textu smlouvy ze vzoru se provádí přímo v aplikaci. Vzor je připraven tak, že obsahuje tzv. placeholdery, označená místa v textu, za které můžete doplňovat nejrůznější hodnoty. Na zobrazeném screenu je vidět hlavička smlouvy. Místa, která je třeba doplnit jsou vždy označena šedou barvou. V tomto případě, vybíráte jakou pozici v rámci smluvních stran máte. Výběr provedete kliknutím na fialový text.
Jakmile kliknete na fialový text, změní se pozadí bloku na žlutou, což znamená, že s blokem práv pracujete. Na pravé straně zvolíte jsou smluvní stranu zastupujete, případně pokud se tento výběr objeví dále v textu smlouvy, jakou variantu obsahu volíte. Variantu potvrdíte kliknutím na tlačítko uložit. Zvolenou variantu ihned uvidíte v textu vlevo.
Po potvrzení zvolené varianty, se barva bloku změní na zelenou, což znamená, že všechna doplňovací pole v tomto bloku jsou v pořádku vyplněna. V případě, že chcete obsah bloku upravit, klikněte na ikonu popelnice a tlačítkem vymazat vrátíte tento blok do výchozího nastavení.
Text obsahuje také zvýrazněné bloky textu, které je možné doplňovat. Pokud chcete doplnit např. činnosti v prvním bloku textu, klikněte na fialový “label” Doplňte činnosti.
Zobrazí se vám na pravé straně html editor, kam můžete psát libovolně dlouhý, formátovaný text. Text může být tučný, podtržený, můžete přidávat mezery a řádkování. Text se ihned jak píšete zobrazuje na levé straně. zadaný text uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
Další možností je doplnění libovolného datumu. Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum opět uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
Dalším typem bloku, který můžete doplňovat je výběr, zda zvýrazněný odstavec v textu smlouvy zobrazit nebo nezobrazit. V případě, že vyberete možnost skrýt, text odstavce je v náhledu přeškrtnutý a následující odstavce jsou automaticky přečíslovány. Jakmile máte doplněny všechna pole a všechny bloky mají zelenou barvu, je zobrazeno upozornění na kontrolu textu smlouvy a je zobrazena navigace, umožňující pokračovat na podpis a odeslání smlouvy.
Zelená linka ukazuje stav vyplnění jednotlivých doplňovacích polí. Na zobrazeném screenu je v pořádku vyplněno vše 8 polí.
Pokud chcete přidat další dokument, který odešlete protistraně na podpis, klikněte na odkaz Připojit dokument. V případě druhého dokumentu již nebudete znovu vyplňovat hlavičku, ta je automaticky doplněna z prvního dokumentu.
V případě, že chcete tento dokument odeslat protistraně, máte dvě možnosti. Odeslat bez vašeho podpisu a nechat protistranu podepsat jako první a druhou, častější možnost, kdy nejprve podepíšete dokument vy a následně odešlete na podpis protistraně.
Ať se rozhodnete odeslat Vaši smlouvu podepsanou a nebo bez podpisu, v dalším kroku je třeba doplnit informace o této smlouvě.
V případě, že tuto smlouvu budete uzavírat s vybranou protistranou opakovaně, uložte si ji jako šablonu. Šablonu naleznete pod vzorem smlouvy a také v sekci Vzory smluv / Uložené vzory.
Název smlouvy: Pole název smlouvy je povinné a je zde předvyplněný název vzoru. Můžete libovolně upravit, doplnit, abyste smlouvu následně pohodlně dohledali.
Číslo smlouvy: Pole číslo smlouvy není povinné a slouží pro vaše interní číslování smluv. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu: Toto pole je povinné a udává počet dní, které má protistrana na podpis smlouvy. Výchozí hodnota je 7 dní, ale můžete nastavit dle potřeby.
Zobrazit náhled v PDF: Kliknutím na tento odkaz zobrazíte náhled smlouvy tak, jak bude následně odeslána protistraně. Kliknutím na podepsat je v závislosti na vašem nastavení zobrazena obrazovka pro zadání Vašeho telefonního čísla a ověřovacího PINu, případně pokud toto dvoufaktorové ověření máte vypnuto, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
Podpisové pole, které obsahuje následující informace:
Název smlouvy: Pro vyloučení pochybnosti, který dokument podepisujete, máte vždy zobrazený název smlouvy.
Místo a datum podpisu: Místo podpisu si můžete nastavit výchozí hodnotu ve vašem Workspace, datum je zobrazeno vždy dnešní, ale je možné ho změnit a tedy upravit účinnost smlouvy.
Podpis umístíte prstem, stylusem, na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo počítače. Nebojte se že váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
Po kliknutí na tlačítko podepsat, je smlouva platně elektronicky podepsána, opatřena potřebnými hashi, pečetí, uložena a odeslána protistraně k podpisu.