Při začlenění elektronického podepisování do organizace je třeba alespoň stručně zmapovat celý proces ve firmě tj.
Co se děje PŘED podpisem dokumentů
Co se děje PŘI podpisu dokumentů
Co se děje PO podpisu dokumentů
Jednom tak budeme mít jistotu, že podepisování přes Signi “zapadne” do firemního procesu bez zádrhelů - někde něco v procesu nepůjde udělat, bude to pro uživatele či podepisující příliš složité apod.
Ve větším detailu se jedná o zodpovězení názledujících otázek:
Odkud se vezmou kontaktní údaje na podepisující? - Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon (ten není povinný, ale pak ho uživatel musí zadat sám, aby mu přišla SMS a on mohl být ověřen).
Co se bude to posílat? - Hotový dokument PDF/DOCX/HTML/XSLX nebo parametry pro vzor dokumentu uložený v Signi
Jak se vyvolá akce “podpsat”? - Akce v menu na relevantním záznamu, nastavení nějakého custom pole na hodnotu "Odeslat k podpisu” apod.
Jak se umístí podpisy? - toto se řeší pouze pro posílané dokumenty, při použití vzorů v Signi je pozice podpisů dána vzorem. Nejjednodušší je umístění podpisů na závěr dokumentu na Podpisovém archu. Variantou je umístění na přesné souřadnice (vhodné pro formuláře typu Evidenční list důchodového pojištění).
Kde se uživateli ukáže výsledek podpisu? - Stav podepisování / výsledný dokument / auditní stopa - kontrolní list.
Jak se předávají výsledky zpět? - Preferovanou variantou je webhook volající aktivně integrovaný systém s výsledkem podepisování. Alternativně se lze z integrovaného systému periodicky ptát na výsledek podepisování.
Jaká bude vazba mezi uživateli a pracovními prostory - workspace v Signi? - Nejjednodušší scénář: V Signi je zavedený servisní účet pro celý integrovaný systém nebo jeho jednotlivé koncové zákazníky. Podepisující z firmy zákazníka jsou uváděni jako jedna z podepisujících stran, přijde jim e-mail a SMS. Jinou variantou je, že si zákazníci zřídí svůj účet na Signi sami, mají pak možnost přístupu k dokumentům i v Signi, pouze se nastaví integrace přes API, která jim posílá dokumenty k podpisu do určeného pracovního prostoru / workspace . Další scénáře jsou možné dle domluvy.