Podpis na jednom zařízení

Podepisovat dokumenty elektronicky dává smysl i v případě, že podepisující jsou přítomni na jednom místě:

• obchodník v prodejně, na showroomu, či u zákazníka,

• servisní technik myček v kuchyni zákazníka,

• realitní makléř v kanceláři či při návštěvě nemovitosti,

• zaměstnanec na provozovně, kde dochází nejen k podepsání, ale i k doručení.

I když se vidíte, získáte po podpisu dokumentu právně závazný dokument v elektronické podobě.

Slouží k tomu funkce Podpis na jednom zařízení. Pokud máte tuto funkcionalitu zpřístupněnu, volíte si ji u každého dokumentu zvlášť, a to po nahrání dokumentu v hlavičce dokumentu:

V případě podpisu na jednom zařízení:

• všechny podpisy proběhnout na zařízení navrhujícího,

• e-mailové adresy podepisujících zadávají pouze z důvodu konečného zaslání podepsaného dokumentu,

• notifikace, resp. výzvy k podepsání nejsou zasílány,

• každý z podepisujících pouze zadává se pouze PIN pro ověření své identity přes svůj telefon.

Příklad podepsání HR dokumentů na pracovišti

Jedním z typických situací využití podpisu na jednom zařízení je podpis HR dokumentů.

Jde o situaci obdobné té, kdy:

1. Návrh smlouvy v listinné nejprve podepíše statutář či ředitel na centrále,

2. Dokument se zašle na příslušnou provozovnu.

3. Na provozovně spolu podepisují zástupce zaměstnavatele např. vedoucí provozovny s nastupujícím zaměstnancem, kdy vedoucí provozovny pouze dokument předá a zaměstnanec jej podepíše.

Jak vypadá takový podpisová scénář nastavený v Signi:

• Je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.

• Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení” tj. poslední dva ve scénáři podepisují spolu.

• První podepisuje sadu dokumentů statutář navrhovatele Demo.

• Zástupce zaměstnavatele na provozovně Zaměstnanec č.1 spolu s nastupujícím Zaměstnancem č. 2 . podepisují spolu na jednom zařízení.

• První jen schvaluje tj. v dokumentu není vidět jeho podpis, ale v auditní stopě v Kontrolním listu je záznam o manipulaci s dokumentem.

• Druhý podepisuje tj. bude v dokumentu vidět jeho podpis a záoveň v auditní stopě v Kontrolním listu je záznam o manipulaci s dokumentem v režimu podpis na jehoi zařízení. Bude tedy zřejmé, že oba podepisovali ve stejný okamžik.

Obdobná funkcionalita při interovaném Signi