Hromadná rozesílka dokumentů k podpisu - PILOTNÍ PROVOZ

Ze Signi je možné rozesílat dokumenty k podpisu nebo schválení hromadně a to třeba i 2000 obchodním partnerům či zaměstnancům, doslova na pár kliků. Efektivita práce se tak digitalizací zvýší zásadně a zbude pak více času na činnosti s vyšší přidanou hodnootou a/nebo vznikne prostor ke snížení nákladů.

Typické příklady

• Dodatky ke smlouvám posílané zákazníkům, sítím obchodních zástupců, dodavatelů či subkontraktorů,

• HR dokumenty a interní směrnice rozesílané zaměstnancům,

• Interní směrnice pro GDPR, NDA, BOZP, ISO27001 atd.

• apod.

Co platí obecně

• V jedné rozesílce lze odeslat nejen jeden, ale více dokumentů najednou.

• Lze automaticky podepsat za navrhovatele , zatím musí být první v podpisovém scénáři.

• Lze sledovat stav podepsání či schválení dokumentů jednotlivými podepisujícími v sekci Dokumenty, kdy podepsané či schválené dokumenty jsou ve stavu “Uzavřeno”, nepodepsané v “Čeká na podpis”. Jednoduše lze urgovat opozdilce zasláním další výzvy k podpisu.

• Po schválení i podpisu je navrhovateli k dispozici jako auditní stopa tzv. Kontrolní list, kde je údaj o schválení včetně jeho času zachycen. Lze ho tedy poskytnout kontrolnímu orgánu, např. Úřadu práce informaci doklad o schválení či podepsání příjemcem.

Co jako další kroky?