Máte již v počítači nebo na cloudu vytvořenou smlouvu či jiný libovolný dokument ve formátu .doc, .docx, .odt, .pdf nebo .jpg či .xlsx? Importujte ho jednoduše do aplikace Signi. Tuto možnost najdete ve vašich Workspace pod volbou Vytvořit dokument a následně Vyberte soubory.
Poté vás již aplikace přesměruje na výběr cílového souboru. Nahrávat můžete přímo ze svého zařízení či například z Disku Google nebo Dropboxu.
Pokud vše proběhne v pořádku, váš soubor bude nahrán.
V dalším kroku vás aplikace navede na vyplnění hlavičky nového dokumentu.
Číslo dokumentu: pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Dále zde naleznete několik možností editace: název nahraného dokumentu, volba jazyka komunikace, ve kterém odejde notifikace směrem k protistraně:
Volba pořadí podepisujících, případně podpisu na jednom zařízení (placená funkce).
V tomto kroku si také zvolíte navrhovatele a protistrany.
Pokud jste do svého workspace přizvali další členy týmu, kterým jste přidělili podpisová práva, za navrhovatele můžete místo sebe vybrat právě někoho z týmu.
V případě, že jste na účtu zaregistrováni pouze vy, do navrhovatele se automaticky načte váš účet.
Dále pokračujete výběrem protistrany, a to kliknutím na ikonku Přidat protistranu +.
Rolovací seznam při výběru protistrany je aktivní pouze za předpokladu, že již máte uložené nějaké kontakty, nebo jste již nějaký dokument zasílali. Zde se vám pak bude zaznamenávat historie.
V případě, že se chystáte odeslat svůj první dokument, případně se jedná o nový kontakt, kliknete vždy na ikonku Nový podepisující.
V hlavičce pak vyplníte e-mail, telefon, jméno a příjmení protistrany.
Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.
Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh dokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu dokumentu a po podpisu je na tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictví a přístupu k této e-mailové schránce.
Pole Telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh dokumentu a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpisu dokumentu.
Pole Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat.
Ostatní pole se mohou doplnit automaticky po zadání IČ přes rejstřík ARES.
Zbytek údajů vypisujete pouze v modulu Vzory, kde se vám tyto údaje následně propíšou přímo do vzoru dokumentu. V případě nahrávání hotového dokumentu ze souboru nejsou nutné.
Následně pokračujete na Obsah dokumentu.
V dolní liště se zobrazí všechny smluvní strany:
V dokumentu si nejdříve najeďte na místo, kam chcete přidat podpisová pole. Ta následně přetáhněte ze spodní lišty přímo na dokument.
V praxi to vypadá například takto:
Pokud nejste s umístěním podpisového pole spokojeni, poklepejte na podpisové pole a pomocí posuvníku můžete jeho polohu libovolně editovat. Nebo jej odstranit a zkusit to znovu.
Jakmile budete se vším spokojeni, můžete dokument odeslat, a to buď kliknutím na Odeslat bez mého podpisu či Pokračovat na podpis dokumentu.
Po zvolení Odeslat bez mého podpisu bude dokument rovnou odeslán protistraně.
Po kliknutí na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení zobrazena obrazovka pro zadání vašeho telefonního čísla a ověřovacího PIN, případně pokud toto dvoufázové ověření máte vypnuto, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
Podpis vytvoříte prstem, stylusem na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení nebo počítače. Nemusíte se bát, že váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
V případě, že jste si v nastavení svého účtu uložili vzorový podpis, automaticky se vám načte do pole pro podpis. Pokud jste si zároveň v nastavení workspace uložili i místo podpisu, načte se také a vy jej nemusíte při podpisu doplňovat.
Po kliknutí na tlačítko Podepsat je dokument platně elektronicky podepsán, opatřen potřebnými hashi, pečetí, uložen a odeslán protistraně k podpisu.