Novou smlouvu, případně jakýkoliv jiný dokument můžete vytvořit 2 způsoby:
nahráním hotového dokumentu v pdf, doc nebo jiném textovém formátu do aplikace,
doplněním připraveného vzoru (jedná se o placenou funkci, viz ceník).
V aplikaci máte k dispozici jednak obecné vzory, které jsou dostupné všem uživatelům, jsou připraveny advokátní kanceláří a ručíme za jejich formální správnost a aktuálnost.
Dále máte možnost nechat si od nás do vašeho workspace vložit vzory dokumentů, které aktuálně využíváte.
...
Na hlavní obrazovce máte zobrazeny nejčastěji použité vzory vašich dokumentů pod názvem Oblíbené vzory. V případě, že potřebujete jiný vzor než naposledy použitý, klikněte na tlačítko Zobrazit vzory dokumentů.
...
V případě, že máte vloženy do Signi vlastní firemní vzory dokumentů, naleznete je v záložce Vaše vzory. Všechny ostatní vzory si zobrazíte v menu pod záložkou Všechny.
Dokumenty lze vyhledávat dle názvu.
V případě, že máte zájem uzavřít např. Smlouvu o poskytování konzultačních služeb, zadejte do pole pro vyhledávání část názvu a po vyhledání dokumentu klikněte na Vytvořit.
...
...
Pod tlačítkem Vytvořit návrh naleznete informaci, kolik kreditů vám bude z vašeho účtu odečteno. Tyto kredity jsou odečteny ihned po kliknutí na tlačítko Vytvořit návrh. Od tohoto okamžiku jsou veškeré kroky a operace s návrhem ukládány a váš návrh vždy najdete v rozpracovaných dokumentech.
...
Název dokumentu: Pole Název dokumentu je povinné a je zde předvyplněný název vzoru. Můžete ho libovolně upravit či doplnit, abyste dokument následně pohodlně dohledali (první řádek s názvem a tužkou vedle). Stačí přepsat název a kliknout vedle pro uložení. Volba Uložit a zavřít v pravém horním rohu je určena pro uložení celého návrhu, nikoliv pro název dokumentu.
Jazyk komunikace: Určuje jazyk, ve kterém budou protistraně odeslány notifikace k dokumentu.
Číslo dokumentu: Pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu: Počet dní platnosti linku pro podepsání se nastavuje v Nastavení workspace pro všechny dokumenty stejný (7 dní je výchozí nastavení, které si můžete dle potřeby změnit).
Dokument můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že vy i protistrana budete podepisovat na vašem tabletu, chytrém telefonu nebo PC. V tom případě zaškrtněte volbu Podpis na jednom zařízení (jedna z placených funkcí). Více informací naleznete v kapitole Podpis na jednom zařízení.
Pokud chcete zobrazit náhled vzoru, klikněte na Zobrazit náhled v PDF.
Ke každému námi vytvořenému vzoru jsme přidali náhled ve formátu PDF, kde máte možnost ověřit, zda je vzor pro vaší situaci vhodný.
...
V tomto kroku doplňujete hlavičku dokumentu. Navrhovatel je ten, který za vaši stranu bude dokument podepisovat. Na zobrazeném příkladu níže je varianta, kdy za váš workspace / firmu může dokument podepisovat pouze jeden navrhovatel. V případě, že máte více oprávněných osob, které za vás dokumenty podepisují, bude zde zobrazen jejich seznam.
Protistrana je druhá smluvní strana a Signi nabízí několik možností, jak tuto protistranu zvolit.
První možností je zkusit protistranu vyhledat mezi použitými kontakty. Vyhledávání funguje formou našeptávače, kdy se vám dle hledaného výrazu zobrazují odpovídající výsledky.
...
V případě, že se jedná o nový kontakt, je třeba údaje do hlavičky dokumentu vyplnit manuálně. Klikněte na tlačítko Nový podepisující.
...
Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.
Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh dokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu dokumentu a po podpisu je na tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictví a přístupu k této e-mailové schránce.
Pole Telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh dokumentu a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpisu dokumentu.
Pole Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat.
Ostatní pole se mohou doplnit automaticky po zadání IČ přes rejstřík ARES.
Po doplnění formuláře klikněte na tlačítko Uložit hlavičku. Hlavička dokumentu se tak uloží a následně doplní do textu dokumentu.
...
V tomto okamžiku máte určené podepisující strany a můžete využít také možnost přehození pořadí, v jakém se jednotliví účastníci budou podepisovat. Tuto volbu zapnete po zaškrtnutí pole Záleží na pořadí podepisujících. K dispozici pak budete mít buď možnost chytit daný blok a přesunout ho myší, případně stačí kliknout na šipky a určit pořadí podepisujících.
Notifikace se pak budou odesílat ve zvoleném pořadí a dokument bude postupně zaslán jedné a pak druhé protistraně.
V případě, že máte hlavičku doplněnou, klikněte na Pokračovat na obsah dokumentu.
...
Doplnění textu dokumentu ze vzoru se provádí přímo v aplikaci. Vzor je připraven tak, že obsahuje tzv. placeholdery - označená místa v textu, za které můžete doplňovat různé hodnoty. Místa, která je třeba doplnit, jsou vždy označena fialovou barvou. Na zobrazeném příkladu je vidět hlavička dokumentu. V případě příkladu níže vybíráte, jakou pozici v rámci smluvních stran máte. Výběr provedete kliknutím na fialový text.
...
Jakmile kliknete na fialový text, změní se pozadí bloku na žlutou, což znamená, že s blokem právě pracujete. Na pravé straně zvolte, jakou smluvní stranu zastupujete, případně pokud se tento výběr objeví dále v textu dokumentu, jakou variantu obsahu si přejete. Variantu potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. Vybranou variantu ihned uvidíte v textu vlevo.
...
Po potvrzení zvolené varianty se barva bloku změní na zelenou, což znamená, že všechna doplňovací pole v tomto bloku jsou v pořádku vyplněna. V případě, že chcete obsah bloku upravit, klikněte na ikonu popelnice a tlačítkem Vymazat vrátíte tento blok do výchozího nastavení.
Text obsahuje také zvýrazněné bloky textu, které je možné doplňovat. Pokud chcete doplnit např. účel v prvním bloku textu, klikněte na fialový odkaz Doplňte účel.
...
Zobrazí se vám po pravé straně html editor, kam můžete psát libovolně dlouhý, formátovaný text. Text může být tučný, podtržený, můžete přidávat mezery a řádkování. Text se ihned při tom, jak píšete, zobrazuje na levé straně. Zadaný text pak uložte kliknutím na tlačítko Uložit.
...
Dalším typem bloku, který můžete doplňovat, je výběr, zda zvýrazněný odstavec v textu dokumentu zobrazit či nikoliv. V případě, že vyberete možnost Skrýt, text odstavce je v náhledu přeškrtnutý a následující odstavce jsou automaticky přečíslovány. Jakmile máte doplněna všechna pole a všechny bloky mají zelenou barvu, je zobrazeno upozornění na kontrolu textu dokumentu a objeví se navigace umožňující pokračovat na podpis a odeslání dokumentu.
...
Další možností je např. doplnění datumuÚj szerződés, esetleg bármilyen más dokumentum, kétféleképp állítható ki:
kész dokumentum beolvasásával az alkalmazásba, pdf, doc vagy egyéb szövegformátumban,
előkészített minta használatával (ez fizetett funkció – lásd az árlistát).
Az alkalmazásban rendelkezésre állnak egyrészt általános minták, amelyek minden felhasználó számára hozzáférhetőek, egy ügyvédi iroda által lettek kidolgozva, és garantáljuk azok formai helyességét és időszerűségét.
Másrészt van lehetőség olyan dokumentum-minták beolvasására az Ön Workspace felületére, amelyeket Ön jelenleg is használ.
...
A kiinduló képernyőn a Kedvenc minták alatt láthatók az Ön leggyakrabban használt dokumentum-mintái. Azesetben, ha a legutóbb használt mintától eltérőt szeretne használni, kattintson a Dokumentum-minták megjelenítése opcióra.
...
Azesetben, ha a SIGNI alkalmazásba importálva lettek az Ön céges szerződés-mintái, azokat megtalálja az Az Ön mintái mappában. A többi mintát a menü Mind pontja alatt találhatja meg.
Dokumentumok kikereshetők megnevezésük szerint.
Azesetben, ha Önt pl. konzultációs szolgáltatások nyújtásáról szóló szerződés megkötése érdekelné, adja meg a keresőmezőbe a megnevezés egy részletét, majd a dokumentum megtalálását követően kattintson a Létrehozás gombra.
...
Ön át lesz irányítva a Dokumentum fejléce oldalra.
A Javaslat létrehozása gomb alatt látható az Ön fiókjában levonásra kerülő kreditek száma. A kreditek a Javaslat létrehozása gombra kattintást követően azonnal levonódnak. Ettől a pillanattól kezdődően valamennyi lépés és a javaslattal végzett bármilyen tevékenység mentésre kerül, és az Ön javaslata az elkezdett szerződések között lesz megtalálható.
...
Dokumentum megnevezése: A Dokumentum megnevezése mező kitöltése kötelező - alapértelmezetten már be van olvasva a minta megnevezése, ami tetszés szerint módosítható, illetve kibővíthető, hogy a szerződést a későbbiekben könnyebben meg lehessen találni (megnevezést tartalmazó első sor, mellette egy ceruzával). A megnevezést felülírhatja, majd elmentéshez kattintson. A jobb felső sarokban található Elmentés és bezárás opció a teljes javaslat, nem pedig a dokumentum megnevezésének elmentésére szolgál.
Kommunikáció nyelve: Az a nyelv, amelyen a másik fél felé lesznek küldve a dokumentummal kapcsolatos közlemények.
Szerződés száma: A mező kitöltése nem kötelező - az Ön szerződéseinek belső számozására szolgál. A számozás tetszés szerinti alfanumerikus karakterből állhat.
Javaslat érvényessége: Napok száma az aláíráshoz szükséges link érvényességének lejártáig. A Workspace felület beállításaiban lehet megadni, és valamennyi dokumentum esetén megegyező (az alapértelmezett beállítás 7 nap, ami szükség szerint módosítható).
Dokumentum lezárható ugyanazon az eszközön, vagyis Ön a másik féllel együtt egyszerre ír alá az Ön saját táblagépén, okostelefonján vagy számítógépén. Ebben az esetben pipálja ki az Aláírás egy eszközön jelölőmezőt (fizetett funkciók közé tartozik). Bővebb információt az Aláírás egy eszközön fejezetben talál.
Ha meg szeretné tekinteni a szerződés-mintát, kattintson a PDF előnézet megjelenítése opcióra.
Az általunk kidolgozott minták mindegyikéhez csatoltuk azok előnézetét PDF formátumban, hogy Ön felmérhesse, megfelel-e az adott minta egy konkrét helyzetben.
Ebben a lépésben kiegészíti a dokumentum fejlécét. AJavaslattevő az a személy, aki az Ön képviseletében dokumentumokat fog aláírni. Az alábbi példában egy olyan változat látható, amikor az Ön ill. az Ön cégjének képviseletében a Workspace felületen a dokumentumokat csak egyetlen Javaslattevő írhatja alá. Azesetben, ha Ön több személynek is adott felhatalmazást, akik az Ön képviseletében dokumentumokat írhatnak alá, ezen a helyen azok névsorjegyzéke fog megjelenni.
A Másik fél a szerződésben érdekelt másik felet jelenti. A SIGNI alkalmazás több lehetőséget is felkínál a másik fél megválasztásához.
Az első lehetőség: Megpróbálni kikeresni a másik felet az aktív elérhetőségek között. A keresés automatikus szövegkiegészítés elvén működik, tehát a keresett név begépelését megkezdve azonnal beugranak a lehetséges keresési eredmények.
...
Azesetben, ha egy új elérhetőségről van szó, az adatokat a szerződés fejlécébe kézileg szükséges beírni - ilyenkor először kattintson az Új aláíró gombra.
...
Szerződés köthető valós egyénnel, egyéni vállalkozóval, vagy jogi személlyel.
E-mail: A mező kitöltése kötelező - a megadott e-mail címre lesznek küldve másik fél felé az új dokumentum-javaslatra, valamint a dokumentum-javaslat érvényességének lejártára figyelmeztető értesítések, továbbá az aláírást követően az aláírt dokumentumok PDF formátumban. Az e-mail fiók tulajdonjogának és az ahhoz való hozzáférés kétségbe vonása kizárásának érdekében, ajánljuk annak az e-mail címnek a megadását, amelyiken keresztül a másik féllel tartja a kapcsolatot.
Telefon: a mező kitöltése nem kötelező, de ajánljuk megadni (másképp a másik fél telefonszáma az aláírás pillanatában lekérésre kerül). Erre a telefonszámra lesznek küldve az új dokumentum-javaslatra figyelmeztető, a dokumentum hitelesítéséhez és aláíráshoz szükséges egyszeri PIN kódot tartalmazó SMS értesítések.
Vezeték- és keresztnév: A mezők kitöltése kötelező - azt a személyt jelöli, aki a másik fél nevében fogja aláírni a dokumentumokat.
A többi mezőbe a CJSZ ill. az ASZ megadásával automatikusan beolvasódnak az adatok a NAV által vállalkozókról vezetett online adatbázisból.
A formanyomtatvány kitöltésének befejeztével kattintson a Fejléc elmentése gombra. A dokumentum fejléce ezzel elmentésre kerül, majd ezt követően beillesztődik a dokumentum szövegébe.
...
Ebben a pillanatban ki vannak jelölve az aláíró felek. Itt élhet az érdekelt felek aláírási sorrendje megváltoztatásának lehetőségével – ez az opció az Aláírók sorrendjének megválasztása jelölőmező kipipálásával iniciálható.Ekkor lehetséges az adott blokk egérrel történő elhúzására, esetleg elég, ha rákattint a nyílra és megadja az Aláírók sorrendjét.
A közlések a megválasztott sorrendben lesznek megküldve, és a dokumentumot ilyen besorolással kapja meg először az egyik, majd a másik fél.
Mihelyt befejezte a fejléc kiegészítését, kattintson a Tovább a dokumentum tartalmához opcióra.
...
A dokumentum szövegének mintából való kiegészítése közvetlenül az alkalmazásban történik. A minták úgy lettek előkészítve, hogy azok ún. befogadó-helyeket tartalmaznak – ezek a szövegben lila színnel megjelölt helyek, ahová tetszés szerinti adatok gépelhetők be. Az alábbi példában egy szerződés fejléce látható – itt a lila szövegre kattintva pl. megadhatja, a szerződő feleket illetően Ön milyen státusszal fog rendelkezni.
...
Amikor Ön a lila szövegre kattint, a blokk háttérszíne átvált sárgára, ami annyit jelent, hogy a blokkon belül szerkesztés folyik. Jobboldalt megválasztható, hogy Ön melyik szerződő felet képviseli, esetleg, ha ugyanez a választás szerepel a dokumentum további részeiben, hogy milyen változatban szeretné feltüntetni annak tartalmát. A megválasztott változatot hagyja jóvá az Elmentés gombra kattintva. A megválasztott változat a baloldali szövegben azonnal megjelenik.
...
A megválasztott változat jóváhagyásával a blokk színe visszavált zöldre, ami annyit jelent, hogy a blokk valamennyi kiegészíthető része rendben ki lett töltve. Azesetben, ha a blokk tartalmát módosítani szeretné, kattintson a Kuka ikonra, majd a Törlés gombbal a blokkot állítsa vissza alapértelmezett beállításba.
A dokumentum szövegében vannak kiemelt részek, ahol a szöveg kiegészíthető. Ha szeretné beírni pl. a szöveg első cikkelyében a célzatot, kattintson a Célzat megadása lila utalásra.
...
Jobboldalt beugrik a html szerkesztő, ahol tetszés szerint beírható egy hosszabb formázott szöveg. A szöveg lehet félkövér, aláhúzott, beiktathatók szóközök, módosítható a sorsűrűség. A szöveg a begépeléssel egyidőben megjelenik a baloldalon. A beírt szöveget rögzítse az Elmentés gombra kattintva.
...
A kiegészíthető szövegrészek egyik következő példája annak megadása, hogy a dokumentumkiemelt részei, ahol a szöveg kiegészíthető, megjelenjenek-e vagy sem. Azesetben, ha az Elrejt opció van megválasztva, az illető bekezdés szövegének előnézete át lesz húzva, az utána következő cikkelyek számozása pedig automatikusan módosul. Mihelyt kitöltötte az összes mezőt, és mindegyik blokk háttérszíne zöld, megjelenik egy figyelmeztetés a szerződés szövegének ellenőrzésére, majd felugrik a szerződés aláírásához és azt követő elküldéséhez való továbblépés navigációja.
...
Egy további lehetőség pl. a dátum megadása.
Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
...
Zelená linka ukazuje stav vyplnění jednotlivých doplňovacích polí. Na zobrazeném příkladu výše je v pořádku vyplněno všech 9 polí.
Pokud chcete přidat další dokument, který odešlete protistraně na podpis, klikněte na odkaz na dolní liště Připojit dokument. V případě druhého dokumentu již nebudete znovu vyplňovat hlavičku, ta je automaticky doplněna z prvního dokumentu.
V případě, že chcete tento dokument odeslat protistraně, máte dvě možnosti:
Odeslat bez vašeho podpisu a nechat protistranu podepsat jako první
Nejprve podepsat dokument a následně odeslat na podpis protistraně - v tom případě zvolte Pokračovat na podpis dokumentu.
...
Kliknutím na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení buď zobrazena obrazovka pro zadání vašeho telefonního čísla a ověřovacího PIN, nebo pokud toto dvoufaktorové ověření máte vypnuté, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
...
Podpisové pole obsahuje následující informace (viz obrázek níže).
Název dokumentu: Pro vyloučení pochybnosti, který dokument podepisujete, máte vždy zobrazený název.
Místo a datum podpisu: Místo podpisu si můžete nastavit jako výchozí hodnotu ve vašem workspace, datum je zobrazeno vždy dnešní, ale je možné ho změnit a tedy upravit účinnost dokumentu.
Podpis vytvoříte prstem, stylusem na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení či počítače. Nemusíte se bát, pokud váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
V případě, že jste si v Nastavení učtu uložili vzorový podpis, bude tento podpis automaticky nastaven k přiložení na dokument.
Vložení podpisu do dokumentu provedete kliknutím na tlačítko Podepsat.
...
A kitöltendő sorok kitöltési mértékét egy feltöltődő zöld számolósáv jelzi. A fenti példában mind a 9 mező rendben ki lett töltve.
Ha további dokumentumot kíván hozzáadni aláírásra való megküldésre a másik félnek, kattintson az alsó sávban látható Dokumentum csatolása hivatkozásra. További dokumentum esetén már nem kell külön kitölteni a fejlécet, az automatikusan megjelenik az előtte szereplő dokumentum szerint.
Azesetben, ha a dokumentumot meg szeretné küldeni a másik félnek, két lehetőség áll fenn:
Megküldés saját aláírás nélkül – vagyisa dokumentumot elsőként a másik fél írja alá.
Először aláírja Ön a dokumentumot, majd ezt követően küldi meg aláírásra a másik félnek – ebben az esetben válassza a Tovább a dokumentum aláírásához opciót.
...
A Tovább a dokumentum aláírásához opcióra kattintva, az Ön beállításaitól függően vagy felugrik az Ön telefonszáma és a hitelesítő PIN kód megadására szolgáló dialógusablak, vagy pedig – ha ez a kétlépéses hitelesítés nincs aktiválva – megjelenik az aláírási mező.
...
Az aláírási mező a következő információkat tartalmazza (lásd az alábbi képen):
Dokumentum megnevezése: Hogy ne merülhessen fel kétség, milyen dokumentumot is ír most alá, annak megnevezése mindig szem előtt van.
Aláírás helye és ideje: Az aláírás helyét megadhatja az Ön Workspace felületén alapértelmezett adatként, a keltezés minden esetben az aznapi, viszont módosítható, tehát meghatározható a dokumentum hatályba lépése.
Aláírhat ujjal, sztilusszal vagy egérrel, bármilyen érintőképernyős eszközön vagy számítógépen. Semmi gond, ha az így megadott aláírás nem fog 100%-ban egyezni az Ön szokásosan tollal papírra vetett aláírásának kinézetével. Az elektronikus aláírás információk halmazának összessége, amelyek azt hatályra emelik.
Azesetben, ha fiókja beállításaikor cégszerű aláírást mentett el, az automatikusan beolvasódik az aláírási mezőbe.
Az aláírás elhelyezése a dokumentumon az Aláírás gombra kattintva megtörténik.
Az Aláírás gombra kattintást követően, a szerződés hatályos elektronikus aláírással lesz ellátva, hozzá lesznek fűzve a szükséges hash utalások, elhelyeződik a pecsét, majd elmentésre és a másik fél felé aláíráshoz megküldésre kerül.