Új dokumentum mintából

Új szerződés, esetleg bármilyen más dokumentum, kétféleképp állítható ki:

• kész dokumentum beolvasásával az alkalmazásba, pdf, doc vagy egyéb szövegformátumban,

• előkészített minta használatával (ez fizetett funkció – lásd az árlistát).

Az alkalmazásban rendelkezésre állnak egyrészt általános minták, amelyek minden felhasználó számára hozzáférhetőek, egy ügyvédi iroda által lettek kidolgozva, és garantáljuk azok formai helyességét és időszerűségét.

Másrészt van lehetőség olyan dokumentum-minták beolvasására az Ön Workspace felületére, amelyeket Ön jelenleg is használ.

Open

A kiinduló képernyőn a Kedvenc minták alatt láthatók az Ön leggyakrabban használt dokumentum-mintái. Azesetben, ha a legutóbb használt mintától eltérőt szeretne használni, kattintson a Dokumentum-minták megjelenítése opcióra.

Open

Azesetben, ha a SIGNI alkalmazásba importálva lettek az Ön céges szerződés-mintái, azokat megtalálja az Az Ön mintái mappában. A többi mintát a menü Mind pontja alatt találhatja meg.

Dokumentumok kikereshetők megnevezésük szerint.

Azesetben, ha Önt pl. konzultációs szolgáltatások nyújtásáról szóló szerződés megkötése érdekelné, adja meg a keresőmezőbe a megnevezés egy részletét, majd a dokumentum megtalálását követően kattintson a Létrehozás gombra.

Ön át lesz irányítva a Dokumentum fejléce oldalra.

A Javaslat létrehozása gomb alatt látható az Ön fiókjában levonásra kerülő kreditek száma. A kreditek a Javaslat létrehozása gombra kattintást követően azonnal levonódnak. Ettől a pillanattól kezdődően valamennyi lépés és a javaslattal végzett bármilyen tevékenység mentésre kerül, és az Ön javaslata az elkezdett szerződések között lesz megtalálható.

Dokumentum megnevezése: A Dokumentum megnevezése mező kitöltése kötelező - alapértelmezetten már be van olvasva a minta megnevezése, ami tetszés szerint módosítható, illetve kibővíthető, hogy a szerződést a későbbiekben könnyebben meg lehessen találni (megnevezést tartalmazó első sor, mellette egy ceruzával). A megnevezést felülírhatja, majd elmentéshez kattintson. A jobb felső sarokban található Elmentés és bezárás opció a teljes javaslat, nem pedig a dokumentum megnevezésének elmentésére szolgál.

Kommunikáció nyelve: Az a nyelv, amelyen a másik fél felé lesznek küldve a dokumentummal kapcsolatos közlemények.

Szerződés száma: A mező kitöltése nem kötelező - az Ön szerződéseinek belső számozására szolgál. A számozás tetszés szerinti alfanumerikus karakterből állhat.

Javaslat érvényessége: Napok száma az aláíráshoz szükséges link érvényességének lejártáig. A Workspace felület beállításaiban lehet megadni, és valamennyi dokumentum esetén megegyező (az alapértelmezett beállítás 7 nap, ami szükség szerint módosítható).

Dokumentum lezárható ugyanazon az eszközön, vagyis Ön a másik féllel együtt egyszerre ír alá az Ön saját táblagépén, okostelefonján vagy számítógépén. Ebben az esetben pipálja ki az Aláírás egy eszközön jelölőmezőt (fizetett funkciók közé tartozik). Bővebb információt az Aláírás egy eszközön fejezetben talál.

Ha meg szeretné tekinteni a szerződés-mintát, kattintson a PDF előnézet megjelenítése opcióra.

Az általunk kidolgozott minták mindegyikéhez csatoltuk azok előnézetét PDF formátumban, hogy Ön felmérhesse, megfelel-e az adott minta egy konkrét helyzetben.

Ebben a lépésben kiegészíti a dokumentum fejlécét. A Javaslattevő az a személy, aki az Ön képviseletében dokumentumokat fog aláírni. Az alábbi példában egy olyan változat látható, amikor az Ön ill. az Ön cégjének képviseletében a Workspace felületen a dokumentumokat csak egyetlen Javaslattevő írhatja alá. Azesetben, ha Ön több személynek is adott felhatalmazást, akik az Ön képviseletében dokumentumokat írhatnak alá, ezen a helyen azok névsorjegyzéke fog megjelenni.

A Másik fél a szerződésben érdekelt másik felet jelenti. A SIGNI alkalmazás több lehetőséget is felkínál a másik fél megválasztásához. 

Az első lehetőség: Megpróbálni kikeresni a másik felet az aktív elérhetőségek között. A keresés automatikus szövegkiegészítés elvén működik, tehát a keresett név begépelését megkezdve azonnal beugranak a lehetséges keresési eredmények.

Azesetben, ha egy új elérhetőségről van szó, az adatokat a szerződés fejlécébe kézileg szükséges beírni - ilyenkor először kattintson az Új aláíró gombra.

Szerződés köthető valós egyénnel, egyéni vállalkozóval, vagy jogi személlyel.

E-mail: A mező kitöltése kötelező - a megadott e-mail címre lesznek küldve másik fél felé az új dokumentum-javaslatra, valamint a dokumentum-javaslat érvényességének lejártára figyelmeztető értesítések, továbbá az aláírást követően az aláírt dokumentumok PDF formátumban. Az e-mail fiók tulajdonjogának és az ahhoz való hozzáférés kétségbe vonása kizárásának érdekében, ajánljuk annak az e-mail címnek a megadását, amelyiken keresztül a másik féllel tartja a kapcsolatot.

Telefon: a mező kitöltése nem kötelező, de ajánljuk megadni (másképp a másik fél telefonszáma az aláírás pillanatában lekérésre kerül). Erre a telefonszámra lesznek küldve az új dokumentum-javaslatra figyelmeztető, a dokumentum hitelesítéséhez és aláíráshoz szükséges egyszeri PIN kódot tartalmazó SMS értesítések.

Vezeték- és keresztnév: A mezők kitöltése kötelező - azt a személyt jelöli, aki a másik fél nevében fogja aláírni a dokumentumokat.

A többi mezőbe a CJSZ ill. az ASZ megadásával automatikusan beolvasódnak az adatok a NAV által vállalkozókról vezetett online adatbázisból.

A formanyomtatvány kitöltésének befejeztével kattintson a Fejléc elmentése gombra. A dokumentum fejléce ezzel elmentésre kerül, majd ezt követően beillesztődik a dokumentum szövegébe.

Ebben a pillanatban ki vannak jelölve az aláíró felek. Itt élhet az érdekelt felek aláírási sorrendje megváltoztatásának lehetőségével – ez az opció az Aláírók sorrendjének megválasztása jelölőmező kipipálásával iniciálható. Ekkor lehetséges az adott blokk egérrel történő elhúzására, esetleg elég, ha rákattint a nyílra és megadja az Aláírók sorrendjét.

A közlések a megválasztott sorrendben lesznek megküldve, és a dokumentumot ilyen besorolással kapja meg először az egyik, majd a másik fél.

Mihelyt befejezte a fejléc kiegészítését, kattintson a Tovább a dokumentum tartalmához opcióra.

A dokumentum szövegének mintából való kiegészítése közvetlenül az alkalmazásban történik. A minták úgy lettek előkészítve, hogy azok ún. befogadó-helyeket tartalmaznak – ezek a szövegben lila színnel megjelölt helyek, ahová tetszés szerinti adatok gépelhetők be. Az alábbi példában egy szerződés fejléce látható – itt a lila szövegre kattintva pl. megadhatja, a szerződő feleket illetően Ön milyen státusszal fog rendelkezni.

Amikor Ön a lila szövegre kattint, a blokk háttérszíne átvált sárgára, ami annyit jelent, hogy a blokkon belül szerkesztés folyik. Jobboldalt megválasztható, hogy Ön melyik szerződő felet képviseli, esetleg, ha ugyanez a választás szerepel a dokumentum további részeiben, hogy milyen változatban szeretné feltüntetni annak tartalmát. A megválasztott változatot hagyja jóvá az Elmentés gombra kattintva. A megválasztott változat a baloldali szövegben azonnal megjelenik.

A megválasztott változat jóváhagyásával a blokk színe visszavált zöldre, ami annyit jelent, hogy a blokk valamennyi kiegészíthető része rendben ki lett töltve. Azesetben, ha a blokk tartalmát módosítani szeretné, kattintson a Kuka ikonra, majd a Törlés gombbal a blokkot állítsa vissza alapértelmezett beállításba.

A dokumentum szövegében vannak kiemelt részek, ahol a szöveg kiegészíthető. Ha szeretné beírni pl. a szöveg első cikkelyében a célzatot, kattintson a Célzat megadása lila utalásra.

Jobboldalt beugrik a html szerkesztő, ahol tetszés szerint beírható egy hosszabb formázott szöveg. A szöveg lehet félkövér, aláhúzott, beiktathatók szóközök, módosítható a sorsűrűség. A szöveg a begépeléssel egyidőben megjelenik a baloldalon. A beírt szöveget rögzítse az Elmentés gombra kattintva.

A kiegészíthető szövegrészek egyik következő példája annak megadása, hogy a dokumentum kiemelt részei, ahol a szöveg kiegészíthető, megjelenjenek-e vagy sem. Azesetben, ha az Elrejt opció van megválasztva, az illető bekezdés szövegének előnézete át lesz húzva, az utána következő cikkelyek számozása pedig automatikusan módosul. Mihelyt kitöltötte az összes mezőt, és mindegyik blokk háttérszíne zöld, megjelenik egy figyelmeztetés a szerződés szövegének ellenőrzésére, majd felugrik a szerződés aláírásához és azt követő elküldéséhez való továbblépés navigációja.

Egy további lehetőség pl. a dátum megadása.
Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.

 A kitöltendő sorok kitöltési mértékét egy feltöltődő zöld számolósáv jelzi. A fenti példában mind a 9 mező rendben ki lett töltve.

Ha további dokumentumot kíván hozzáadni aláírásra való megküldésre a másik félnek, kattintson az alsó sávban látható Dokumentum csatolása hivatkozásra. További dokumentum esetén már nem kell külön kitölteni a fejlécet, az automatikusan megjelenik az előtte szereplő dokumentum szerint.

Azesetben, ha a dokumentumot meg szeretné küldeni a másik félnek, két lehetőség áll fenn:

• Megküldés saját aláírás nélkül – vagyis a dokumentumot elsőként a másik fél írja alá.

• Először aláírja Ön a dokumentumot, majd ezt követően küldi meg aláírásra a másik félnek – ebben az esetben válassza a Tovább a dokumentum aláírásához opciót.

A Tovább a dokumentum aláírásához opcióra kattintva, az Ön beállításaitól függően vagy felugrik az Ön telefonszáma és a hitelesítő PIN kód megadására szolgáló dialógusablak, vagy pedig – ha ez a kétlépéses hitelesítés nincs aktiválva – megjelenik az aláírási mező.

Az aláírási mező a következő információkat tartalmazza (lásd az alábbi képen):

Dokumentum megnevezése: Hogy ne merülhessen fel kétség, milyen dokumentumot is ír most alá, annak megnevezése mindig szem előtt van.

Aláírás helye és ideje: Az aláírás helyét megadhatja az Ön Workspace felületén alapértelmezett adatként, a keltezés minden esetben az aznapi, viszont módosítható, tehát meghatározható a dokumentum hatályba lépése.

Aláírhat ujjal, sztilusszal vagy egérrel, bármilyen érintőképernyős eszközön vagy számítógépen. Semmi gond, ha az így megadott aláírás nem fog 100%-ban egyezni az Ön szokásosan tollal papírra vetett aláírásának kinézetével. Az elektronikus aláírás információk halmazának összessége, amelyek azt hatályra emelik.

Azesetben, ha fiókja beállításaikor cégszerű aláírást mentett el, az automatikusan beolvasódik az aláírási mezőbe.

Az aláírás elhelyezése a dokumentumon az Aláírás gombra kattintva megtörténik.

Az Aláírás gombra kattintást követően, a szerződés hatályos elektronikus aláírással lesz ellátva, hozzá lesznek fűzve a szükséges hash utalások, elhelyeződik a pecsét, majd elmentésre és a másik fél felé aláíráshoz megküldésre kerül.