Abban az esetbe, ha szüksége van hosszú távon tárolni a Signin keresztül létrehozott dokumentumait és biztosra akar menni, hogy a dokumentumokhoz csak az arra jogosult személyek férnek majd hozzá akkor az elektronikus dokumentum archívumunkat Önnek találták ki. Lehetőség van a dokumentumokat egyenként illetve csomagokban (többet egyszerre) is archiválni.
Az archíválás alapfeltételei közé tartozik:
a forrás hitelessége
a tartalom sérülés mentessége
olvashatóság
A forrás hitelességét - az elektronikus pecsét biztosítja.
Az elektronikus pecsét erősíti meg, hogy a dokumentum egy bizonyos céghez tartozik. Nem alkalmas jogi kifejezésre, erre a meghatalmazott elektronikus aláírása szolgál.
Alaphelyzetben a Signiban aláírt összes dokumentumot a Digital Factory, s.r.o elektronikus pecsétjével látjuk el, amely a Signi szolgáltatást üzemelteti, és amelynek törvényes képviselője Ondřej Synovec.
Az „Egyedi elektronikus pecsét" funkció használatakor a dokumentumot benyújtó szervezet elektronikus pecsétje kerül a dokumentumokra.
A pecsétet lejárat előtt, azaz évente meg kell újítani. Ezt az UNIX-hoz megfelelő PEM formátumban kell megadni.
...
Tartalom sértetlensége / Dokumentum sértetlensége - független hitelesített hatóság által kiadott időbélyegek sorozata biztosítja - az időbélyegek adott időpontban megerősítik a dokumentum tartalmát. Az időbélyegek egy független tanúsító hatóság által kiadott adatok, amelyeket egy dokumentumba ágyaznak be, amely tartalmazza a következőket:
időbélyeg
2. tömörített dokumentumtartalom
3. hatóság azonosítója.
...
Az olvashatóság - hosszú évek után garantált olvashatóság biztosítása a dokumentumoknál - biztosítja a létrejövő fájl PDF / A formátumát az aláírásokkal.
A PDF / A egy PDF fájlformátum, amely az ISO szabvány szerint szabványosított elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválására szolgál.
További információért lásd például: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A
A PDF fájl tartalma korlátozott – a felhasznált betűtípusoknak beágyazottnak kell lenniük, és legálisan beágyazásra szántak, nem tartalmazhatnak videókat, hangokat, szkripteket stb.
Fontos megjegyezni, hogy a PDF konvertálása után a dokumentum megjelenése megváltozhat, például a betűtípus cseréje miatt. Ideális esetben a PDF / A formátumú dokumentum már aláírásra készen áll, hogy a megjelenése ne változzon az átalakítás során.
Normál kereskedelmi használathoz nem szükséges az archívum tanúsítvány, de egyes vásárlók igénylik vagy törvényileg van előírva, ezért készítjük elő.
Fő funkciók:
Teljesen beépített a Signi-be
Időbélyegek automatikus megújítása
A dokumentomokhoz való hozzáférések illetve a dokumentummal történő változtatások logolása
Lehetőség dokumentumok és további meta-adatok törlésére
Megbízhatóság
Teljes mértékben megfelel az eIDAS-nak és a GDPR-nak
A standard PDF/A formátum támogatása
...