Elektronikus dokumentum archívum

Owned by Zuzana Vankeova (Unlicensed)
Last updated: Jan 26, 2022 by Máté Kucsera
3 min read

Abban az esetbe, ha szüksége van hosszú távon tárolni a Signin keresztül létrehozott dokumentumait és biztosra akar menni, hogy a dokumentumokhoz csak az arra jogosult személyek férnek majd hozzá akkor az elektronikus dokumentum archívumunkat Önnek találták ki. Lehetőség van a dokumentumokat egyenként illetve csomagokban (többet egyszerre) is archiválni.

 

Az archíválás alapfeltételei közé tartozik:

  • a forrás hitelessége

  • a tartalom sérülés mentessége

  • olvashatóság

A forrás hitelességét - az elektronikus pecsét biztosítja.

Az elektronikus pecsét erősíti meg, hogy a dokumentum egy bizonyos céghez tartozik. Nem alkalmas jogi kifejezésre, erre a meghatalmazott elektronikus aláírása szolgál.

  • Alaphelyzetben a Signiban aláírt összes dokumentumot a Digital Factory, s.r.o elektronikus pecsétjével látjuk el, amely a Signi szolgáltatást üzemelteti, és amelynek törvényes képviselője Ondřej Synovec.

  • Az „Egyedi elektronikus pecsét" funkció használatakor a dokumentumot benyújtó szervezet elektronikus pecsétje kerül a dokumentumokra.

  • A pecsétet lejárat előtt, azaz évente meg kell újítani. Ezt az UNIX-hoz megfelelő PEM formátumban kell megadni.


Tartalom sértetlensége / Dokumentum sértetlensége - független hitelesített hatóság által kiadott időbélyegek sorozata biztosítja - az időbélyegek adott időpontban megerősítik a dokumentum tartalmát. Az időbélyegek egy független tanúsító hatóság által kiadott adatok, amelyeket egy dokumentumba ágyaznak be, amely tartalmazza a következőket:

  1. időbélyeg

2. tömörített dokumentumtartalom

3. hatóság azonosítója.

Az olvashatóság - hosszú évek után garantált olvashatóság biztosítása a dokumentumoknál - biztosítja a létrejövő fájl PDF / A formátumát az aláírásokkal.

A PDF / A egy PDF fájlformátum, amely az ISO szabvány szerint szabványosított elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválására szolgál.

További információért lásd például: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A

A PDF fájl tartalma korlátozott – a felhasznált betűtípusoknak beágyazottnak kell lenniük, és legálisan beágyazásra szántak, nem tartalmazhatnak videókat, hangokat, szkripteket stb.

Fontos megjegyezni, hogy a PDF konvertálása után a dokumentum megjelenése megváltozhat, például a betűtípus cseréje miatt. Ideális esetben a PDF / A formátumú dokumentum már aláírásra készen áll, hogy a megjelenése ne változzon az átalakítás során.

Normál kereskedelmi használathoz nem szükséges az archívum tanúsítvány, de egyes vásárlók igénylik vagy törvényileg van előírva, ezért készítjük elő.

 

Fő funkciók:

  • Teljesen beépített a Signi-be

  • Időbélyegek automatikus megújítása

  • A dokumentomokhoz való hozzáférések illetve a dokumentummal történő változtatások logolása

  • Lehetőség dokumentumok és további meta-adatok törlésére

  • Megbízhatóság

  • Teljes mértékben megfelel az eIDAS-nak és a GDPR-nak

  • A standard PDF/A formátum támogatása

Felhasználási példák:

  • Szerződések

  • Belső dokumentumok

  • Rendelések, protokollok

  • Projekt dokumentáció

  • Garancia lap

  • HR dokumentumok

Mennyi időre archiválhatom a dokumentumaimat? 

Az archiválás hossza választható, akár 30 évig is archiválhatja a dokumentumait.

Jelenleg a workspace-n belül állítható be az archiválás hossza, viszont a jövőben szeretnénk, hogy minden dokumentumnál individuálisan lehessen ezt beállítani (a dokumentum fejlécében)..

Milyen módon számlázzuk az archív modul árát? 

A számlázás jelenleg manuális kiszámlázással történik, viszont a 2022-es évben tervben van, hogy minden archivált dokumentumnál az alkalmazásunk automatikusan levonja az adott összeget(az aktuális árlista szerint).

Mennyi az archív modul ára? 

Abban az esetben, ha érdekelné Önt ez a funkció és szeretne árajánlatot kapni kérem lépjen kapcsolatba az eladási csoportunkkal a következő email címen: sales.hu@signi.com