Při podepisování se někdy hodí, aby kromě podepisujících či schvalujících dokumenty šly notifikace o zpracování dokumentu.
| Table of Contents |
|---|
Kdy se hodí použití “Na vědomí”
Typická situace z obchodu:
Backoffice připraví obchodní dokument a odešle ho k podpisu.
Zákazníci podepisují jako protistrany, případně i statutární zástupce navrhovatele.
Obchodník, kterému zákazník resp. obchodní případ patří, ale v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu.
Obdobně v HR:
HR připraví dokumenty pro zaměstnance.
Zaměstnanci podepisují jako protistrany, případně i odpovědný zástupce navrhovatele ,
Vedoucí týmu, ke kterému zaměstnanec patří, ale v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu.
Obdobně u zákazníků či dodavatelů:
kde podepisuje někdo jiný,
než ten, s kterým je
...
dohadována spolupráce a
který by přitom měl vědět, jaký je stav dokumentu.
...
“Na vědomí” zástupci protistran
V prvním případě ti, kterým jde upozornění o změnách dokumentu, nemusí být uživatelé Signi a nemusí mít přístup do pracovního prostoru - workspace , kde se dokumenty navrhují. Typicky může jít např. o desítky obchodníků v obchodní síti . V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci protistrany.
...
...
“Na vědomí” zástupci navrhovatele
Druhou možností je, že obchodníci či manažeři mají účet na Signi a mají přístup do pracovního prostoru - workspace , kde se dokumenty navrhují např. pouze s právem číst ale nikoliv podepisovat. V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci navrhovatele.
Je to sice pracnější - je třeba zavést jednorázově tyto uživatele do Signi a udržovat jejich práva v dalším systému. Má to ovšem jednu nezanedbatelnou výhodu.
...
Výhody “Na vědomí” pro registrované do Signi
...
a to ZDARMA
V čem je výhoda zavedení člověka s rolí “Na vědomí” do Signi? V tom. že získá přehledný přístup ke všem dokumentům, které se ho týkají a stavu jejich podepsání.
Pokud je dokument navržený k podpisu, vidí ho ve složce “Čeká na protistranu“.
Jakmile je dokument podepsaný, vidí ho ve složce “Uzavřené dokumenty“.
Pokud navíc backoffice uložil dokument při návrhu do vhodné složky v Signi , například do složky zákazníka či zaměstnance, mohou používat uživatelé s rolí “Na vědomí” používat Signi jako svůj “dokumentový portál” a např. před jednámi se zákazníkem si rychle projet v jakém stavu jsou jeho dokumenty.
...
