Pokud potřebujete uchovávat svoje elektronické dokumenty vytvořené prostřednictvím Signi a mít jistotu, že k těmto dokumentům budou mít přístup jen oprávněné osoby, využijte náš elektronický archiv dokumentů. Můžete archivovat jak jednotlivé dokumenty, tak celé balíky (hromadně).
Hlavní funkce:
Plná integrace na aplikaci Signi
Automatická obnova razítek
Logování přístupu a práce s dokumenty
Protokolární výmaz (skartace) dokumentů a ostatních metadat
Zajištění důvěryhodnosti a integrity
Plně v souladu s eIDAS a GDPR
Podpora standardizovaného formátu PDF/A
Příklady využití:
Smluvní dokumentace
Interní dokumenty a směrnice
Objednávky, protokoly
Projektová dokumentace
Záruční listy
HR dokumenty
Na jak dlouho můžete dokument archivovat?
Dobu uchování si určujete vy, může to být až 30 let.
Momentálně se nastavuje v rámci workspace, do budoucna ale plánujeme nastavení přímo u daného dokumentu (v prvním kroku – hlavičce dokumentu).
Jak se platba za modul archiv účtuje klientům?
Nyní účtujeme formou pravidelné fakturace, na rok 2022 však připravujeme automatické odečítání dokumentů (podle platného ceníku).
Jaká je cena tohoto modulu?
Máte-li zájem o bližší informace o této funkci a zároveň cenovou nabídku, kontaktujte prosím naše obchodní oddělení na e-mailové adrese: sales@signi.com.Abban az esetbe, ha szüksége van hosszú távon tárolni a Signin keresztül létrehozott dokumentumait és biztosra akar menni, hogy a dokumentumokhoz csak az arra jogosult személyek férnek majd hozzá akkor az elektronikus dokumentum archívumunkat Önnek találták ki. Lehetőség van a dokumentumokat egyenként illetve csomagokban (többet egyszerre) is archiválni.
Az archíválás alapfeltételei közé tartozik:
a forrás hitelessége
a tartalom sérülés mentessége
olvashatóság
A forrás hitelességét - az elektronikus pecsét biztosítja.
Az elektronikus pecsét erősíti meg, hogy a dokumentum egy bizonyos céghez tartozik. Nem alkalmas jogi kifejezésre, erre a meghatalmazott elektronikus aláírása szolgál.
Alaphelyzetben a Signiban aláírt összes dokumentumot a Digital Factory, s.r.o elektronikus pecsétjével látjuk el, amely a Signi szolgáltatást üzemelteti, és amelynek törvényes képviselője Ondřej Synovec.
Az „Egyedi elektronikus pecsét" funkció használatakor a dokumentumot benyújtó szervezet elektronikus pecsétje kerül a dokumentumokra.
A pecsétet lejárat előtt, azaz évente meg kell újítani. Ezt az UNIX-hoz megfelelő PEM formátumban kell megadni.
...
Tartalom sértetlensége / Dokumentum sértetlensége - független hitelesített hatóság által kiadott időbélyegek sorozata biztosítja - az időbélyegek adott időpontban megerősítik a dokumentum tartalmát. Az időbélyegek egy független tanúsító hatóság által kiadott adatok, amelyeket egy dokumentumba ágyaznak be, amely tartalmazza a következőket:
időbélyeg
2. tömörített dokumentumtartalom
3. hatóság azonosítója.
...
Az olvashatóság - hosszú évek után garantált olvashatóság biztosítása a dokumentumoknál - biztosítja a létrejövő fájl PDF / A formátumát az aláírásokkal.
A PDF / A egy PDF fájlformátum, amely az ISO szabvány szerint szabványosított elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválására szolgál.
További információért lásd például: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A
A PDF fájl tartalma korlátozott – a felhasznált betűtípusoknak beágyazottnak kell lenniük, és legálisan beágyazásra szántak, nem tartalmazhatnak videókat, hangokat, szkripteket stb.
Fontos megjegyezni, hogy a PDF konvertálása után a dokumentum megjelenése megváltozhat, például a betűtípus cseréje miatt. Ideális esetben a PDF / A formátumú dokumentum már aláírásra készen áll, hogy a megjelenése ne változzon az átalakítás során.
Normál kereskedelmi használathoz nem szükséges az archívum tanúsítvány, de egyes vásárlók igénylik vagy törvényileg van előírva, ezért készítjük elő.
Fő funkciók:
Teljesen beépített a Signi-be
Időbélyegek automatikus megújítása
A dokumentomokhoz való hozzáférések illetve a dokumentummal történő változtatások logolása
Lehetőség dokumentumok és további meta-adatok törlésére
Megbízhatóság
Teljes mértékben megfelel az eIDAS-nak és a GDPR-nak
A standard PDF/A formátum támogatása
Felhasználási példák:
Szerződések
Belső dokumentumok
Rendelések, protokollok
Projekt dokumentáció
Garancia lap
HR dokumentumok
Mennyi időre archiválhatom a dokumentumaimat?
Az archiválás hossza választható, akár 30 évig is archiválhatja a dokumentumait.
Jelenleg a workspace-n belül állítható be az archiválás hossza, viszont a jövőben szeretnénk, hogy minden dokumentumnál individuálisan lehessen ezt beállítani (a dokumentum fejlécében)..
Milyen módon számlázzuk az archív modul árát?
A számlázás jelenleg manuális kiszámlázással történik, viszont a 2022-es évben tervben van, hogy minden archivált dokumentumnál az alkalmazásunk automatikusan levonja az adott összeget(az aktuális árlista szerint).
Mennyi az archív modul ára?
Abban az esetben, ha érdekelné Önt ez a funkció és szeretne árajánlatot kapni kérem lépjen kapcsolatba az eladási csoportunkkal a következő email címen: sales.hu@signi.com