Vaše dokumenty můžete elektronicky podepisovat Podepisovat dokumenty elektronicky dává smysl i v případě, že všichni podepisující jsou přítomni na jednom místě - :
obchodník v prodejně, na showroomu, či u zákazníka,
servisní technik myček v kuchyni zákazníka,
realitní makléř v kanceláři či při návštěvě nemovitosti,
zaměstnanec
...
na provozovně, kde dochází nejen k podepsání, ale i k doručení pracovněprávních dokumentů
apod.
I když se vidíte, získáte po podpisu právně závazný dokument v elektronické podobě, který si ihned můžete předat.
Více viz:
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Zadání podpisového scénáře
Slouží k tomu funkce Podpis na jednom zařízení. Pokud máte tuto funkcionalitu zpřístupněnu, volíte si ji u každého dokumentu zvlášť, a to po nahrání dokumentu v hlavičce dokumentu:
...
V případě podpisu na jednom zařízení:
Všechny všechny podpisy proběhnout na zařízení navrhujícího.,
Ee-mailové adresy podepisujících zadávají pouze z důvodu konečného zaslání podepsaného dokumentu. ,
Notifikacenotifikace, resp. výzvy k podepsání nejsou zasílány. ,
Každý každý z podepisujících pouze zadává se pouze PIN pro ověření své identity přes svůj telefon.
Příklad podepsání HR dokumentů na pracovišti
Jedním z typických situací využití podpisu na jednom zařízení je podpis HR dokumentů.
Jde o situaci obdobné té, kdy:
Návrh smlouvy v listinné nejprve podepíše statutář či ředitel na centrále,
Dokument se zašle na příslušnou provozovnu.
Na provozovně spolu podepisují zástupce zaměstnavatele např. vedoucí provozovny s nastupujícím zaměstnancem, kdy vedoucí provozovny pouze dokument předá a zaměstnanec jej podepíše.
Jak vypadá takový podpisová scénář nastavený v Signi:
Je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.
Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení” tj. poslední dva ve scénáři podepisují spolu.
První podepisuje sadu dokumentů statutář navrhovatele Demo.
Zástupce zaměstnavatele na provozovně Zaměstnanec č.1 spolu s nastupujícím Zaměstnancem č. 2 . podepisují spolu na jednom zařízení.
První jen schvaluje, tj. v dokumentu není vidět jeho podpis. V auditní stopě v Kontrolním listu ale je záznam o manipulaci s dokumentem.
Druhý podepisuje, tj. bude v dokumentu vidět jeho podpis. Zároveň v auditní stopě v Kontrolním listu je záznam o manipulaci s dokumentem v režimu podpis na jednom zařízení. Bude tedy zřejmé, že oba podepisovali ve stejný okamžik.
...
Jak se identifikují podepisující při podpisu na jednom zařízení
Při standardním průběhu podepisování v Signi je každý podepisující ověřován přes svůj email a telefon - jde o tzv. dvoufaktorové ověření, 2FA .
V případě podpisu na jednom zařízení je ověření identitity podepisujících slabší. U protistran, např. zaměstnanců, se ověřuje identita pouze přes telefon - protistrana podepisuje na počítači, tabletu či mobilu navrhovatele, ale na telefon protistrany se zasílá SMS s PINem, který musí být opsán na zařízení navrhovatele.
Dále pak záleží na metodě podepisování, jaké další údaje o identitě podepisujícího bude mít kotrolní orgán či orgán činných v trestním řízení k dispozici a to při použití :
biometrického podpisu je v Signi k dispozici vizuální podoba či průběh podpisu,
BankID SIGN poskytne údaje banka, podpis je sice vyvolán na zařízení navrhovatele, ale potvrzení dělá podepisující v mobilním aplikaci své banky zprovozněném na svém mobilu,
kvalifikovaných podpisů poskytne dostatek údajů certifikační autorita, která certifikát vydala,
pokud je podpis v elektronickém dokumentu úředně ověřen, je k dispozici související ověřovací doložka.
| Info |
|---|
Volba míra identifikace podepisujícího je vždy kompromisem mezi její dostupností, náklady a průkazností. Při zvážení rizika rozporování identity je třeba zvážit, jak často v konkrétní agendě spor nastává, jaké jsou případné finanční dopady v porovnání s přínosy zbavení se papírových dokumentů. Je třeba si také uvědomit, že ani vlastnoruční podpis na papíře soudní znalci nepřiřazují osobě se 100% pravděpobností a toto riziko se běžně akceptuje. |
Jak si usnadnit práci uložením podpisového scénáře
| Info |
|---|
Tip: Je vhodné si složitější podpisové scénáře uložit pro opakované použití viz Uložené scénáře podepisování - Zkraťte si odeslání dokumentů na pár kliků . Následně se pak typicky jen změní podepisující protistrana. |
Obdobná funkcionalita při integrovaném Signi
Obdobnou funcionalitu lze zajistit i v aplikaci integrované se Signi. Přímo v aplikaci se klepnutím na tlačítko, výběr z měnu či odkaz otevře stránka Signi pro podpis příslušnými podepisujícími.
Více informací pro vývojáře viz Příklad 9 - Podpis na jednom zařízení přes API.