HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty. Umožní soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou - náborem či rozvojem zaměstnanců atd. Proto přinášíme nový způsob, jak v HR elektronicky podepisovat - Vzory HR dokumentů. Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy.
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.
Princip
Jak to funguje?
Jednoduše. Umožníme vám propojit potřebné lidi, dokumenty a procesy:
Údaje o zaměstnancích evidujete v Kontaktech Signi, lze je tam nahrát ze souboru.
V Signi máte k dispozici vzory HR dokumentů., které jednotlivě či hromadně naplníte údaji z kontaktů a odešlete k podpisu.
V podpisových scénářích Signi pak zachytíte potřebný proces podepisování.
Lidé - Zaměstnanci a zástupci zaměstnavatele
Pro evidenci údajů o zaměstnancích slouží seznam Kontakty. Do kontaktů lze naimportovat data z externího souboru.
Oprávnění zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace určeného pro podpis HR dokumentů. Alternativne mohou být také vedeni v kontaktech tj. nemusí si vytvářet účet na Signi. V týmu workspace jsou pouze HR pracovníci, kteří dokumenty připravují k podpisu.
Dokumenty - Vzory v Signi
Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak, jak jsou anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.
Procesy - Zachycené ve scénářích podepisování
Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos”. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.
V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Příklady scénářů podepisování pro oblast HR najdete v knihovně Knihovna podpisových scénářů > HR.
Varianty využití
Signi používané samostatně
Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích.
Jednorázově či opakovaně.
Dokumenty vytvořené doplněním těchto údajů do vzorů uložených v Signi odesíláte k podpisu ze Signi.
Signi propojené s HR systémem
Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi.
Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*
* Alternativně mohou tvůrců HR systémů lze navrhout propojení tak, byste vše mohli přímo řešit ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících. Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací o zvolených metodách propojení viz Partnerská řešení Signi.
Postup
Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@firma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Do pracovního prostoru - workspace pak pozvěte jednotlivé členy vašeho týmu. Pracovních prostorů si můžete vytvořit i více např. pro různá oddělení či země.
Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory začínající HR … týkající se oblasti personalistiky a mezd.
Využijte funkci Hromadná rozesílka ze vzorů pro rozposlání HR dokumentů svým zaměstnancům.nci podepsání.
Další tipy
Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.
V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.
V některých situacích potřebujete informovat někoho dalšího o průběhu podepisování, typicky vašeho partnera z businessu. K tomu je možné ho přidat do podpisového scénáře v roli Na vědomí.
Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.
Další informace
Tak jednoduché to je.
Potřebujete si před objednáním Signi pro HR ještě cokoliv vyjasnit? Anebo je vše jasné a chcete se na to vrhnout? Ozvěte se nám a sales@signi.com.
Máte pocit, že je to příliš složité? Objednejte si nás na sales@signi.com . Uděláme vše za vás dle vašeho zadání. Anebo s vámi, abyste nám mohli “koukat pod ruce” a příště už udělat sami.
Na něčem jste se zarazili a nevíte jak dále? Ozvěte se nám na help@signi.com , rádi vám poradíme.