Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 37 Next »

Odesílejte k podpisu, jednotlivě, v sadách či hromadně HR dokumenty pro všechny fáze zaměstnance.

Možnosti podepisování HR dokumentů přes Signi

Při podepisování HR dokumentů přes Signi dosud byly k dispozici dvě možnosti:

  1. Přes Signi podepisujete již vytvořené dokumenty - Vytváříte dokumenty ručně nebo si je exportujete ze svého HR systému, pak je nahráváte ručně do Signi a necháte je přes Signi podepsat. Nejjednodušší, ale také nejpracnější cesta, zejména v případě většího počtu zaměstnanců.

  2. Vyvoláte podpis dokumentu/ů z ERP či HR systému propojeného se Signi - V systémech je pak při vytváření dokumentů kromě volby “Tisknout” či “Odeslat e-mailem” i “Elektronicky podepsat”. Ne všechny systémy tuto funkci již mají viz Partnerská řešení Signi. Mohou je mít také k dispozici pouze pro některé agendy či pouze některé podpisové scénáře.

Novou možností jsou vzory HR dokumentů v Signi. Při jejich použití pouze v Signi vyplníte údaje o zaměstnanci, Signi vytvoří potřebný dokument, naplní ho vámi zadanými údaji a zajistí do něj podpisy. Velká výhoda je, že takto lze na pár kliků odeslat dokumenty k podpisu třeba 1000 zaměstnancům najednou, mít okamžitý přehled o tom, kdo ještě nepodepsal a toho rovnou ze systému upomenout.

Vzory HR dokumentů v Signi mohou pomoci i v situaci, kdy používáte ERP či HR systém, která ještě elektronické podepisování zaměstnanců nepodporuje. Jednoduše si z něho vyexportujete údaje o zaměstnancích do Signi a přes Signi pak zajistíte podpis příslušných dokumentů.

Je to právně v pořádku?

Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

Jak to funguje?

Abychom mohli digitalizovat určitou agendu, potřebujeme si zmapovat odpovídající dokumenty, lidi a procesy a k tomu pak přidat postupy, jak v Signi provést potřebné činnosti.

Dokumenty

Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak jak jsou. Anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.

Lidé - Zaměstnanci a oprávnění zástupci zaměstnavatele

Pro evidenci všech potřebných HR údajů o zaměstnancích je v Signi v seznamu Kontakty možné na záznamu kontaktu založit jakýkoliv údaj k vyplňování. Aby se údaj přenášel na správné místo do připravených vzorů, musí mít také konkrétní název ze vzoru. Názvy těchto údajů jsou zachyceny ve sloupcích sešitu Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC .

Pokud:

  • vyplníte údaje o zaměstnancích do tohoto sešitu,

  • vyexportujete ho do CSV souboru,

  • který naimportujete do Kontaktů v Signi,

naplníte tak seznam Kontaktů v Signi záznamy o jednotlivých zaměstnancích s těmi správnými názvy. Údaje lze importovat i i opakovaně. Aby se záznamy o zaměstnancích nezdvojovaly, používá se v Signi e-mail zaměstnance.

Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC

Procesy - zachycené ve scénářích podepisování

Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos” tj. i to, že může libovolně kolovat mezi lidmi. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.

V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Tyto scénáře jdou v Signi i uložit pro opakované použití.

Příklady scénářů pro HR :

  1. Podpis nástupních dokumentů podepisuje na pracovišti

  2. Podpis nástupních dokumentů s předem zajištěným podpisem zástupce zaměstnavatele

  3. Podpis Růžovky

  4. Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů schválením příjetí

  5. Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů s podpisem předávacího protokolu

  6. Podpis účastníků školení např. BOZP

  7. Podpis účastníků školení s informováním objednatele

  8. Podpis interních pravidel např. dle ISO 27000

  9. Měsíční vyúčtování kontraktorů

Postupy v Signi

Příprava

  1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@firma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Do pracovního prostoru - workspace pak pozvěte jednotlivé členy vašeho týmu. Pracovních prostorů si můžete vytvořit i více např. pro různá oddělení či země.

  2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory.

  3. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory začínající HR … týkající se oblasti personalistiky a mezd.

Podepisování dokumentů s jednotlivými zaměstnanci

  1. Vyberte vzor dokumentu, které chcete nechat zaměstnance podepsat.

  2. Vyplňte podpisový scénář určující kdo má podepsat v jakém pořadí. Pro pracovněprávní dokumenty využijte funkci Podpis na jednom zařízení, kdy bude zaměstnanec podepisovat se zástupcem zaměstnavatele na pracovišti a nebude tak docházet k doručování podepsaného dokumentu elektronickou cestou. Podpisové scénáře lze také uložit pro opakované použití tj. podruhé jen vyberete z uloženého scénáře.

  3. Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberte v prvním kroku hlavní dokument a následně doplňte ostatní dokumenty.

  4. Odešlete dokument k podpisu.

  5. Sledujete v Signi, zda dokument(y) zaměstnanec již podepsal, přímo ze Signi mu pak můžete poslat urgenci podepsání.

Hromadná rozesílka dokumentů zaměstnancům k podpisu

  1. Připravte si importní soubor s údaji o svých zaměstnancích viz sešit ke stažení.

  2. Naimportujte soubor s údaji o zaměstnancích do Kontaktů v Signi, čímž vám Signi vznikne de facto elektronická Karta zaměstnance. Na ní pak uvidíte nejen údaje o zaměstnanci, ale i všechny dokumenty, které jsou s ním podepsány.

  3. Vyberte v seznamu Kontakty v Signi zaměstnance, kterým chcete odeslat dokument k podpisu.

  4. Zadáte nebo vyberete dříve uložený podpisový scénář pro podepsání.

  5. Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberete v prvním kroku hlavní dokument a po vyplnění podpisového scénář bude možné doplnit ostatní dokumenty viz Přidání dalšího dokumentu do sady.

  6. Odešlete na jedno kliknutí dokument/y k podpisu všem vybraným zaměstnancům.

  7. Sledujete v Signi, kdo dokumenty ještě nepodepsal, přímo ze Signi jim pak můžete poslat urgenci podepsání.

Další tipy

  • Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.

  • V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.

  • V některých situacích potřebujete informovat někoho dalšího o průběhu podepisování, typicky vašeho partnera z businessu. K tomu je možné ho přidat do podpisového scénáře v roli Na vědomí.

  • Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.

Podrobné informace

  • Tak jednoduché to je. (big grin)

  • Potřebujete si před objednáním Signi pro HR ještě cokoliv vyjasnit? Anebo je vše jasné a chcete se na to vrhnout? Ozvěte se nám a sales@signi.com.

  • Na něčem jste se zarazili a nevíte jak dále? Ozvěte se nám na help@signi.com , rádi vám poradíme.

  • No labels