Odesílejte k podpisu, jednotlivě, v sadách či hromadně HR dokumenty pro všechny fáze zaměstnance.
Možnosti podepisování HR dokumentů přes Signi
Při podepisování HR dokumentů přes Signi dosud byly k dispozici dvě možnosti:
Přes Signi podepisujete již vytvořené dokumenty - Vytváříte dokumenty ručně nebo si je exportujete ze svého HR systému, pak je nahráváte ručně do Signi a necháte je přes Signi podepsat. Nejjednodušší, ale také nejpracnější cesta, zejména v případě většího počtu zaměstnanců.
Vyvoláte podpis dokumentu/ů z ERP či HR systému propojeného se Signi - V systémech je pak při vytváření dokumentů kromě volby “Tisknout” či “Odeslat e-mailem” i “Elektronicky podepsat”. Ne všechny systémy tuto funkci již mají viz Partnerská řešení Signi. Mohou je mít také k dispozici pouze pro některé agendy či pouze některé podpisové scénáře.
Novou možností jsou vzory HR dokumentů v Signi. Při jejich použití pouze v Signi vyplníte údaje o zaměstnanci, Signi vytvoří potřebný dokument, naplní ho vámi zadanými údaji a zajistí do něj podpisy. Velká výhoda je, že takto lze na pár kliků odeslat dokumenty k podpisu třeba 1000 zaměstnancům najednou, mít okamžitý přehled o tom, kdo ještě nepodepsal a toho rovnou ze systému upomenout.
Vzory HR dokumentů v Signi mohou pomoci i v situaci, kdy používáte ERP či HR systém, která ještě elektronické podepisování zaměstnanců nepodporuje. Jednoduše si z něho vyexportujete údaje o zaměstnancích do Signi a přes Signi pak zajistíte podpis příslušných dokumentů.
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.
Jak to funguje?
Abychom mohli digitalizovat určitou agendu, potřebujeme si zmapovat odpovídající dokumenty, lidi a procesy a k tomu pak přidat postupy, jak v Signi provést potřebné činnosti.
Dokumenty
Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak jak jsou. Anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.
Lidé - Zaměstnanci a oprávnění zástupci zaměstnavatele
Pro evidenci všech potřebných HR údajů o zaměstnancích je v Signi v seznamu Kontakty možné na záznamu kontaktu založit jakýkoliv údaj k vyplňování. Aby se údaj přenášel na správné místo do připravených vzorů, musí mít také konkrétní název ze vzoru. Názvy těchto údajů jsou zachyceny ve sloupcích sešitu Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC .
Pokud:
vyplníte údaje o zaměstnancích do tohoto sešitu,
vyexportujete ho do CSV souboru,
který naimportujete do Kontaktů v Signi,
naplníte tak seznam Kontaktů v Signi záznamy o jednotlivých zaměstnancích s těmi správnými názvy. Údaje lze importovat i i opakovaně. Aby se záznamy o zaměstnancích nezdvojovaly, používá se v Signi e-mail zaměstnance.
Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC
Procesy - zachycené ve scénářích podepisování
Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos” tj. i to, že může libovolně kolovat mezi lidmi. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.
V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Tyto scénáře jdou v Signi i uložit pro opakované použití.
Příklady scénářů pro HR :
Podpis nástupních dokumentů s předem zajištěným podpisem zástupce zaměstnavatele
Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů schválením příjetí
Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů s podpisem předávacího protokolu
Postupy v Signi
Příprava
Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@firma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Do pracovního prostoru - workspace pak pozvěte jednotlivé členy vašeho týmu. Pracovních prostorů si můžete vytvořit i více např. pro různá oddělení či země.
Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory.
V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory začínající HR … týkající se oblasti personalistiky a mezd.
Podepisování dokumentů s jednotlivými zaměstnanci
Vyberte vzor dokumentu, které chcete nechat zaměstnance podepsat.
Vyplňte podpisový scénář určující kdo má podepsat v jakém pořadí. Pro pracovněprávní dokumenty využijte funkci Podpis na jednom zařízení, kdy bude zaměstnanec podepisovat se zástupcem zaměstnavatele na pracovišti a nebude tak docházet k doručování podepsaného dokumentu elektronickou cestou. Podpisové scénáře lze také uložit pro opakované použití tj. podruhé jen vyberete z uloženého scénáře.
Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberte v prvním kroku hlavní dokument a následně doplňte ostatní dokumenty.
Odešlete dokument k podpisu.
Sledujete v Signi, zda dokument(y) zaměstnanec již podepsal, přímo ze Signi mu pak můžete poslat urgenci podepsání.
Hromadná rozesílka dokumentů zaměstnancům k podpisu
Připravte si importní soubor s údaji o svých zaměstnancích viz sešit ke stažení.
Naimportujte soubor s údaji o zaměstnancích do Kontaktů v Signi, čímž vám Signi vznikne de facto elektronická Karta zaměstnance. Na ní pak uvidíte nejen údaje o zaměstnanci, ale i všechny dokumenty, které jsou s ním podepsány.
Vyberte v seznamu Kontakty v Signi zaměstnance, kterým chcete odeslat dokument k podpisu.
Zadáte nebo vyberete dříve uložený podpisový scénář pro podepsání.
Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberete v prvním kroku hlavní dokument a po vyplnění podpisového scénář bude možné doplnit ostatní dokumenty viz Přidání dalšího dokumentu do sady.
Odešlete na jedno kliknutí dokument/y k podpisu všem vybraným zaměstnancům.
Sledujete v Signi, kdo dokumenty ještě nepodepsal, přímo ze Signi jim pak můžete poslat urgenci podepsání.
Další tipy
Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.
V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.
V některých situacích potřebujete informovat někoho dalšího o průběhu podepisování, typicky vašeho partnera z businessu. K tomu je možné ho přidat do podpisového scénáře v roli Na vědomí.
Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.
Podrobné informace
Podrobný návod pro hromadnou rozesílku s využitím vzorů - PŘIPRAVUJEME.
Tak jednoduché to je.
Potřebujete si před objednáním Signi pro HR ještě cokoliv vyjasnit? Anebo je vše jasné a chcete se na to vrhnout? Ozvěte se nám a sales@signi.com.
Na něčem jste se zarazili a nevíte jak dále? Ozvěte se nám na help@signi.com , rádi vám poradíme.