Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 10 Next »

Stručný tahák - Co si ujasnit před integrací Signi s vaším systémem

  1. Odkud se vezmou kontaktní údaje na podepisující? - Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon (ten není povinný, ale pak ho uživatel musí zadat sám, aby mu přišla SMS a on mohl být ověřen).

  2. Co se bude to posílat? - Hotový dokument PDF/DOCX/HTML/XSLX nebo parametry pro vzor dokumentu uložený v Signi

  3. Jak se vyvolá akce podpisování? - Akce v menu na relevantním záznamu, nastavení nějakého custom pole na hodnotu "Odeslat k podpisu” apod.

  4. Kde se uživateli ukáže výsledek podpisu? - Stav podepisování / výsledný dokument případně celou historii podepisování (viz kontrolní list)

  5. Jak se umístí podpisy? - Nejjednodušší je statické umístění na přesné souřadnice (vhodné pro formuláře typu Evidenční list důchodového pojištění), umístění na konci dokumentu (dostupné již brzy, Signi vloží podpis, jméno, příjmení, místo, čas ), dynamické umístění podpisu (cílový stav, placeholdery pro podpisy v dokumentu, vyžaduje flexibilitu určení např. více smluvních stran, za každou stranu podepisuje více lidí).

  6. Jak se předávají výsledky zpět? - Preferovanou variantou je webhook volající aktivně integrovaný systém s výsledkem podepisování. Alternativně se lze z integrovaného systému periodicky ptát na výsledek podepisování.

  7. Jaká bude vazba mezi uživateli a pracovními prostory - workspace v Signi? - Nejjednodušší scénář: V Signi je zavedený servisní účet pro celý integrovaný systém nebo jeho jednotlivé koncové zákazníky. Podepisující z firmy zákazníka jsou uváděni jako jedna z podepisujících stran, přijde jim e-mail a SMS. Jinou variantou je, že si zákazníci zřídí svůj účet na Signi sami, mají pak možnost přístupu k dokumentům i v Signi, pouze se nastaví integrace přes API, která jim posílá dokumenty k podpisu do určeného pracovního prostoru / workspace . Další scénáře jsou možné dle domluvy.

  8. Kdo bude platit? - Bud měsíční vyúčtování koncovému zákazníkovi zasílá provozovatel integrovaného systému a nakupuje kredity u Signi za velkoobchodní cenu, anebo koncový zákazník platí Signi a provozovatel integrovaného systému posílá měsíční fakturu na provizi. V obou případech Signi dodává přehled s počtem kreditů vyčerpaných po pracovních prostorech / workspacech a měsících.

Propojení se Signi

Výhodou propojení aplikací a služeb se Signi je jeho jednoduchost, celý proces zahrnuje 3 kroky.

Krok 1 - Vytvoření podkladových údajů 

  • Ve vaší Aplikaci - ERP, CRM, DMS, webu, interní aplikaci apod. - jsou zadány požadované údaje či dokumenty o vašem klientovi / partnerovi / zaměstnanci, se kterým chcete uzavřít smlouvu přes API Signi  - dokumentů k podpisu se souřadnicemi podpisů anebo vzorů s parametry

Krok 2 - Vyvolání ověření 

  • a) Ve vaší Aplikaci je/přidá se funkce, která na podnět uživatele předá podklady do Signi a vyvolá ověření

  • b) Signi má nebo připraví funkci, která bude přebírat podklady z vaší Aplikace a následně vyvolá ověření

Krok 3 - Převzetí výsledků

  • Ve vaší Aplikaci je/ se přidá informace o průběhu vytvoření a ověření dokumentů

Předání podkladů

Podporujeme dva způsoby předávání podkladů při integraci:

  • Předání souborů - Ve vaší Aplikaci je vygenerován kompletní soubor ve formátu pdf, doc, docx, odt, který je s ostatními parametry odeslán do API Signi k podpisu.

  • Předání parametrů pro vzor - Vaše Aplikace poskytne metadata (hlavičky, obsah jednotlivých doplňovacích polí smlouvy apod.) pro doplnění vzoru dokumentu, který je vytvořen a uložen v aplikaci Signi. Tato metadata společně s ostatními parametry jsou odeslány do API Signi.

Výchozí rozsah služeb Signi zahrnuje pouze předávání dokumentů. Použití vzorů je placené rozšíření.

Více viz Jak se předávají podklady k podepisování?

Navrhovatel vs. smluvní strany

Při podepisování a tedy i předávání podkladů přes API je třeba odlišit:

  • Navrhovatel - Je tvůrce podepisovaného dokumentu a tedy musí mít účet v Signi. Může a nemusí být smluvní stranou, např. u realitních makléřů. Chodí mu zpět notifikace o tom, kdo dokument podepsal, odmítl podepsat apod. Může dokument zrušit. Nový dokument vidí v Odeslaných dokumentech.  Ve variantě integrace "Jediný servisní účet" je právě tento účet tvůrcem dokumentu, který ale nepodepisuje.

  • Smluvní strana - Může a nemusí mít účet v Signi. Dokument může podepsat a odmítnout. Pokud má účet v Signi, nový dokument vidí v Odeslaných dokumentech (pokud je zároveň navrhovatelem), nebo v Přijatých dokumentech (pokud není navrhovatelem).

Existence účtu na službě Signi

Člověk podepisující, resp. schvalující dokument může a nemusí mít účet v Signi. Z hlediska volání API je to jedno, liší se pouze chování služby, resp. její uživatelské rozhraní před zobrazením dokumentu k podpisu.
Mohou tedy nastat 2 situace:  

  • uživatel nemá účet v Signi - po kliknutí na link v notifikační SMS / e-mailu se mu ukáže rovnou dokument k podepsání; až po podpisu se mu nabídne, zda si chce zřídit účet v Signi,

  • uživatel již má účet v Signi - po kliknutí na link v notifikační SMS / e-mailu se mu ukáže přihlašovací obrazovka Signi a po přihlášení má přístup k dokumentu k podepsání.

Scénáře podepisování

Ač se to na první pohled nezdá, existuje více různých variant podepisování, resp. schvalování dokumentu, které lze navíc kombinovat pro různé zúčastněné strany:

  1. Podepisuje

  2. Schvaluje

  3. Bianco podpis

  4. Bez akce

  5. Na vědomí

  6. Potvrzuje pouze PINem

  7. Podepisuje první / poslední / v pořadí

Podepisuje 

Člověku se odesílá notifikační SMS a e-mail, musí dokument fyzicky podepsat.

Nastavení: 

  •  Is_proposer: true / false, jde-li o zástupce navrhovatele 

  • "contract_role": "sign"

  • "autosign_place": parametr se nepředává anebo musí být prázdný

Člověk:

  • Člověk s daným e-mailem nemusí mít účet v Signi. 

  • Pokud účet má a jde o zástupce navrhovatele, musí být v týmu pracovního prostoru/workspace, musí mít nastaveno právo podpisu, nemusí mít uložený grafický podpis.

  • Pokud účet má a nejde o zástupce navrhovatele, nemusí mít právo podpisu, nemusí mít uložený grafický podpis, předpokládá se, že má jediný workspace, do kterého se dokument umístí.

  • Ve variantě použití “Jediný servisní účet v Signi” skutečný statutární zástupce firmy není navrhovatelem tj. při volání je is_proposer = false, nesmí mít účet v Signi, jako navrhovatel bude veden servisní účet ve variantě “Bianco podpis”.


Bianco podpis 

Navrhovateli se neodesílá notifikační SMS a e-mail, na dokumentu bude uveden jeho podpis. Příkladem použití jsou návrhy objednávek do určité výše.

Nastavení: 

  • "contract_role": "sign",

  • "autosign_place": je vyplněn nějaký text, např. "V Praze"

  •  Is_proposer: true

Člověk: 

  • Tato možnosti se týká se pouze smluvní strany, která je zároveň navrhovatelem, tvůrcem dokumentu tj. Is_proposer: true. Uživatel s daným e-mailem musí být v týmu pracovního prostoru/workspace navrhovatele, má tam nastaveno právo podpisu a musí mít uložený grafický podpis ve svém uživatelském profilu. Pokud  nemá uživatel uložený grafický podpis ve svém profilu, vrací se odpovídající chyba.


Schvaluje 

Člověku se neodesílá notifikační SMS a e-mail, nic nepodepisuje, pouze zmáčknutím tlačítka dokument schválí.

Nastavení: 

  • "contract_role": "approve"

  • "autosign_place": je vyplněn nějaký text, např. "V Praze"

Člověk:

  • Člověk s daným e-mailem nemusí mít účet na Signi. 

  • Pokud účet má a jde o zástupce navrhovatele tj. is_proposer=true, musí být v týmu pracovního prostoru/workspace navrhovatele, musí mít nastaveno právo podpisu, nemusí mít uložený podpis. 

Bez akce

Týká se situací, kdy někdo dokument navrhuje, ale není smluvní stranou. Příkladem je makléř v realitní kanceláři. Druhým příkladem je varianta použití  “Jediný servisní účet v Signi” při integraci. Člověku se neodesílá notifikační SMS a e-mail, na dokumentu není jeho podpis, dokument má k dispozici v pracovním prostoru.

Nastavení: 

  • "is_proposer": true,

  • "contract_role": "approve",

  • "autosign_place": jakýkoliv text např. "V Praze"

Člověk:

  • Člověk s daným e-mailem je v týmu pracovního prostoru/workspace navrhovatele, nemusí mít právo podpisovat, nemusí mít uložený grafický podpis ve svém uživatelském podpisu.


Připravujeme 

Připravujeme další varianty podepisování, například: 

  • Na vědomí - Člověku se odesílá SMS a e-mail s odkazem na podepsaný dokument, resp. informace o jeho odmítnutí či expiraci, nijak se k dokumentu nevyjadřuje.

  • Podepisuje jen PINem - Člověku se odesílá notifikační SMS a e-mail, kromě schválení zadává PIN pro 2faktorovou funkcionalizaci. 

  • Podepisuje první / poslední / v pořadí - Aktuálně notifikační SMS a e-mail odejde vždy všem stranám najednou. Tím se API liší od uživatelského rozhraní, kdy v rámci přípravy nejprve podepisuje navrhovatel a pat teprve protistrany. Pořadí podepisování půjde nastavovat.

Předání výsledků

Zpětným voláním

Součástí předávání podkladů pro podpis jsou i tři URL adresy  tzv. “webhooků” pro každou hodnotu výsledku:

  • podepsáno - signed,

  • odmítnuto  - rejected,

  • neověřeno - expired

kdy jeden z nich se vyvolá v okamžiku, kdy daný stav nastane.

Průběžným ověřováním stavu

Někdy lze webhooky v integrovaném  systému obtížně implementovat.

Místo toho je možné se dotazovat na aktuální stav dokumentu, a to periodicky, anebo např. při otevření detailu souvisejícího záznamu v integrovaném systému.

Toto se může hodit např. pro on-premise provozovaná řešení, která nejsou viditelná mimo firemní síť, tj. webhook nelze zrealizovat.

Více viz Jak získám výsledek předání podkladů pro podpis

Autentikace

Jediný servisní účet v Signi

  • Nejjednodušší scénář propojení, kdy účet v Signi má zákazník pouze jeden a slouží pouze pro vytvoření workspace a fakturaci.

  • Žádný z podepisujících nemusí mít účet v Signi. 

  • Stačí použít jeden API klíč k celému pracovnímu prostoru v Signi.

Účty pro podepisující v Signi

  • Podepisující musí mít účet v Signi a při každém podpisu se přihlašují do Signi . 

  • Výhoda je, že mohou použít předpřipravené podpisy a lze řídit práva přístupu na úrovni Signi.

  • Lze stále používat jeden API klíč k celému pracovnímu prostoru v Signi. 

Připravujeme i možnost osobních API klíčů či autentikaci přes Oauth2 apod.

Jak zajistit propojení

Integrace Signi na jiný systém může být zajištěna různými způsoby. Integraci může zajistit:

  • Tým Signi s využitím integrační služby Integromat. Při malé náročnosti je v poplatku za využití integrace/API i zprovoznění integrace, při větší náročnosti je v poplatku časový a finanční odhad rozsahu prací.

  • Implementátor systému či integrací u daného uživatele přes integrační služby Integromat , MS Power Automate / Flow a podobně nebo přímým voláním API Signi.  Dostane k tomu od Signi všechny podklady (viz tyto stránky) a podporu.

  • Interní IT uživatel přes integrační služby Integromat , MS Power Automate / Flow a podobně  nebo přímým voláním API Signi.  Dostane k tomu od Signi všechny podklady (viz tyto stránky) a podporu.

  • No labels