Elektronické podepisování v HR s využitím Signi

Open

Úvod

Při využití elektronických podpisů v HR oblasti probíráme často se zákazníky následující témata: 

1. Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě - jaký je rozdíl?

2. Jaké všechny HR dokumenty lze podepisovat bez omezení?

3. Jak správně elektronicky podepsat a doručit pracovně právní dokumenty?

4. U kterých dokumentů raději trvat na listinné podobě?

5. Jaká je auditní stopa pro případ kontroly ÚP či soudního sporu?

V tomto textu ke každému tématu vypichujeme ty nejdůležitější informace o zajištění elektronického podepisování v oblasti HR ve službě Signi - z právního, byznysového a technického pohledu.

Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě

Současný právní rámec pro elektronické podepisování je daný EU direktivou eIDAS a navazujícími zákony.

• eIDAS definuje elektronický podpis velmi široce jako jakákoliv elektronická data připojená k elektronickému dokumentu.

• Stejně tak jasně říká, že soudy k dokumentům v listinné i elektronické podobě mají přistupovat stejně, tj. např. vyžádat si posudek soudního znalce, který se k autorství podpisu vyjadřuje.

Zásadním důsledkem EU direktivy eIDAS je, že pro běžný komerční styk v mnoha případech - běžné komerční smlouvy, objednávky, předávací protokoly, výkazy práce apod. - postačuje tzv. prostý elektronický podpis. Přesně takový se využívá i ve většině nasazení globálních služeb pro elektronické podepisování (např. Signi). 

Pro jednání s veřejnou správou a pro další příležitosti je určen kvalifikovaný či uznávaný podpis. Jeho pořízení a správa jsou bohužel z mnoha důvodů náročné, což výrazně omezuje jejich reálné rozšíření v populaci.

Trvání na kvalifikovaných podpisech po všechny případy tedy zcela zbytečně omezuje konkurenceschopnost vaší firmy a v důsledku Česka jako celku.

Open

Které HR dokumenty lze podepisovat bez omezení?

Podepisování a doručování dokumentů v HR oblasti není nijak upraveno Zákoníkem práce či jinými předpisy. V některých případech pracovního práva se vyžaduje písemná forma právního jednání. K tomu je třeba říci, že písemná forma v listinné i elektronické podobě je možná a dle EU direktivy eIDAS před soudem rovnocenná. 

Příklady HR dokumentů, které lze podepisovat elektronicky bez omezení:

• Potvrzení o zdanitelných příjmech

• Potvrzení zaměstnavatele pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti

• Souhlas se zpracováním osobních údajů (uchazeč)

• Popis práce, pracovní pozice

• Převzetí pracovních pomůcek (telefon, PC apod.)

• Smlouva u užívání služebního vozidla

• Dohoda o hmotné odpovědnosti

• Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob - “růžovka”

• Prezenční listiny na školeních

• Oznámení o ukončení doby určité

• Dohoda o mlčenlivosti

• Žádost o rodičovskou dovolenou

• a další

Podpis a doručování pracovně právních dokumentů

V oblasti HR je elektronické podepisování některých dokumentů upraveno zejména Zákoníkem práce.

• U důležitých pracovně právních písemnosti, jako je pracovní smlouva či mzdový výměr, je Zákoníkem práce jednoznačně preferováno "doručování do vlastních rukou na pracovišti”. 

• Doručování těchto dokumentů v elektronické podobě je sice dle Zákoníku práce možné, ale prakticky neproveditelné, protože předpokládá použití datových schránek a dalších technologií, jejichž rozšíření mezi zaměstnanci je a bude zcela zanedbatelné - vzhledem ke složitosti jejich pořízení a obsluze. 

Z toho důvodu služba elektronického podepisování Signi umožňuje režim “Podpis na 1 zařízení”, kdy podpis pracovněprávních dokumentů probíhá na počítači či tabletu zaměstnavatele v místě, kde je sjednán výkon práce zaměstnance. Na tomto zařízení zaměstnanec dokumenty podepisuje a po podpisu obdrží jako vyhotovení originálu dokument v elektronickém PDF/A formátu vhodném pro archivaci, s elektronickými podpisy a dalšími vloženými informacemi o průběhu podpisu. Jako volitelnou službu zaměstnavatele může zaměstnanec obdržet tištěnou kopii.

HR dokumenty s vyšším rizikem sporu

Právní rámec pro elektronické podepisování je jasně daný a široký. Přesto rozhodování kontrolních či soudních orgánů nelze na 100 % předpokládat. Obecně zkušenost s elektronickým podepisováním je v populaci zatím relativně malá, a to se týká i úředníků a soudců. Konkrétní pracovníci mohou mít k novým technologiím nejasný vztah a někdy mohou zaujmout konzervativní postoj, který neodpovídá reálné situaci.

Kde lze za stávající situace doporučit zachování listinné podoby dokumentu a vlastnoručního podpisu zaměstnance, jsou dokumenty pro negativní právní akty z pohledu zaměstnance, například výpovědi.

Je třeba si uvědomit, že podobné dokumenty představují pouze procenta či promile dokumentů podepisovaných v HR, tj. nemá cenu kvůli nim bránit digitalizaci HR a nemají významný vliv na zvýšení celkové efektivity HR.

Auditní stopa a kontrolní list Signi

Elektronické podepisování s sebou přináší jednu nezanedbatelnou výhodu. Na rozdíl od vlastnoručního podpisu na písemnosti v listinné podobě lze při elektronickém podepisování nashromáždit velký objem informací o průběhu manipulace s dokumenty, včetně jejich podepisování. 

Proto je ve službě Signi ke každému dokumentu k dispozici kontrolní list, kde jsou zachyceny informace o elektronickém podpisu: kdy proběhl, na jakém zařízení, jaké IP adrese umožňující určit příslušnost k síti zaměstnavatele a do určité míry i jeho geografickou polohu, ověření osoby s potvrzením PIN ze SMS pro dané telefonní číslo, informace o grafickém provedení podpisu včetně možnosti zpětně prokázat jeho biometrický průběh.

V případě potřeby je při použití Signi soudním i kontrolním orgánům k dispozici široká auditní stopa, která významně převyšuje vlastnoruční podpis v listinné podobě, často velmi letmou parafu na papíře. 

Dlouhodobá archivace HR dokumentů

Jedním z požadavků na HR dokumenty je i jejich dlouhodobá archivace, až na období 30 let.

Požadavek dlouhodobé archivace klade dodatečné nároky na uložení dokumentů v listinné podobě, pro naplnění požadavků zákona musí být dlouhodobě zabezpečené proti různým formám zkázy - povodni, požáru, ztráty, krádeži či jiným.

I dlouhodobé uložení dokumentů v elektronické podobě má, ač možná překvapivě, dodatečné nároky. Nestačí je jen “uložit někam na disk”. Musí být zajištěna zejména věrohodnost původu, čitelnost a nezměněnost, někdy nazáváno “integrita” elektronických dokumentů. Tyto funkce zajišťují tzv. elektronické archivy. Signi nabízí svůj vlastní archiv, lze propojit i s různými dalšími el. archivy.

Dokument “Dokumenty podepisované v HR”

Zmapovali jsme přes 40 dokumentů používaných v oblasti HR - najdete u každého nich jasné určení, zda a za jakých podmínek jej lze elektronický podepisovat, včetně stručného komentáře právníka objasňujícího podrobnosti a odkazujícího na související legislativu.

Stáhněte si souhrn, kde najdete 40 HR dokumentů, které můžete digitalizovat.

Co dále? Pojďme na to!