Při podepisování se někdy hodí, aby kromě podepisujících či schvalujících dokumenty věděl o stavu podepsání dokumentu i někdo jiný. Ten je pak v podpisovém scénáři uveden v roli “Na vědomí”.
Kdy se hodí použití “Na vědomí”
Typická situace…
v obchodu:
Backoffice připraví obchodní dokument a odešle ho k podpisu.
Zákazníci podepisují jako protistrany, případně i statutární zástupce navrhovatele.
Obchodník, kterému zákazník resp. obchodní případ patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje ale informaci o stavu je podepsání dokumentu.
v HR:
HR připraví dokumenty pro zaměstnance.
Zaměstnanci podepisují jako protistrany, případně i odpovědný zástupce navrhovatele ,
Vedoucí týmu, ke kterému zaměstnanec patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, ale potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu.
obecně u zákazníků, partnerů, dodavatelů:
kde podepisuje někdo jiný,
než ten, s kterým je dohadována spolupráce a
který by přitom měl vědět, jaký je stav dokumentu.
Role Na vědomí lze přitom použít ve dvou situacích:
“Na vědomí” zástupci protistran
V prvním případě ti, kterým jde upozornění o změnách dokumentu, nemusí být uživatelé Signi a nemusí mít přístup do pracovního prostoru - workspace, kde se dokumenty navrhují.
Typicky může jít např. o desítky obchodníků v obchodní síti .
V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci protistrany.
“Na vědomí” zástupci navrhovatele
Druhou možností je, že obchodníci či manažeři mají účet na Signi a mají přístup do pracovního prostoru - workspace , kde se dokumenty navrhují např. pouze s právem číst ale nikoliv podepisovat.
V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci navrhovatele.
Je to sice pracnější - je třeba zavést jednorázově tyto uživatele do Signi a udržovat jejich práva v dalším systému. Má to ovšem jednu nezanedbatelnou výhodu.
Výhody “Na vědomí” pro registrované do Signi a to ZDARMA
V čem je výhoda zavedení člověka s rolí “Na vědomí” do Signi? V tom. že získá přehledný přístup ke všem dokumentům, které se ho týkají a stavu jejich podepsání.
Pokud je dokument navržený k podpisu, vidí ho ve složce “Čeká na protistranu“.
Jakmile je dokument podepsaný, vidí ho ve složce “Uzavřené dokumenty“.
Pokud navíc backoffice uložil dokument při návrhu do vhodné složky v Signi , například do složky zákazníka či zaměstnance, mohou používat uživatelé s rolí “Na vědomí” používat Signi jako svůj “dokumentový portál” a např. před jednámi se zákazníkem si rychle projet v jakém stavu jsou “jeho” dokumenty.
