Ne ve všech podpisových scénářích Signi zašťuje podpisy všech podepisujících.
Pojďme se podívat na 3 nejčastější situace, kdy tomu je jinak:
Částečně podepsaný dokument došlý od protistrany
Částečně podepsaný dokument došlý od protistrany můžete vložit do Signi, zajistit podpis/y na vaší straně a poslat ke schválení protistraně zpět. Na závěr tak obě strany získají plně podepsaný dokument.
Co se může stát u doručených dokumentů - Je třeba, aby dodané PDF soubory nebyly uzamčeny proti změnám a bylo možné přidávat do dokumentu další informace, např. podpisy, pečetě či časová razítka. Pozor, obsah dokumentu jako takového se přitom nemění nikdy. Pokud tomu tak není, je třeba vyžádat od protistrany nezamčenou verzi dokumentu. Pokud o nahrání zamčeného dokumentu do Signi se projeví chybou.
Nejjednodušší reakcí je, že statutář sám nahraje dokument do Signi, podepíše ho biometricky, přes BankID, kvalifikovaným certifikátem a protistrana dostane plně podepsaný dokument díky tomu. že v podpisovém scénáři je uvedená “Na vědomí”
Pokročilá reakce:
Podatelna vloží částěčně podepsaný dokument do Signi a v podpisovém scénáři nastaví, že Záleží na pořadí podepisujících a ve scénáři
nechá nejprve odpovědného zaměstnance dokument ověřit a schválit,
pak jde dokument statutáři k podpisu,
pak plně podepsaný dokument se posílá protistraně
ke “Schválení”, které je zaznamené v kontrolním listu nebo
“Na vědomí”, kdy si rovnou může stáhnout podepsaný dokument.
Obě strany dostanou oboustranně podepsaný, uzavřený dokument.
Pokud potřebujete částečně podepsaný dokument nahrávat do vaší aplikace, např. pro podatelnu, zákaznické centrum, servisní modul CRM systému apod. jeho dopodepsání přes SIgni lze pak z aplikace vyvolat přes Signi API viz Částečné podepisování přes Signi API.
Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace
Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace – např. typu ERP, která umí vložit do generovaných tiskových sestav či šablon podpis certifikátem a dokument předat do Signi.
Signi pak zajistí podpis protistran - např. zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců apod. Výhodou je, že lze takto zajistit podpis u protistran podpis různého technického provedení od podpisu textem, přes Bank ID SIGNI po využití kvalifikovaného certifikátu na kvalifikovaném prostředku a různé právní úrovně od prostého, zaručeného po uznávaný či kvalifikovaný podpis včetně ověřeného. Lze také provést pokročilou vzdálenou identifikaci až na úroveň AML zákona před uzavřením dohody. Lze také např realizovat hromadné rozesílky k podpisu přímo z integrované aplikace apod.
Příklady systémů, které poskytují částečné podepsání:
Podrobnosti o předání dokumentu přes Signi API viz Částečné podepisování přes Signi API.
Vytvoření částečně podepsaných dokumentů
Toto se hodí např. pro situace, kdy protistrana má svůj způsob či systém kvalifikovaného podepisování. V tom případě:
Signi se použije pouze pro zajištění podpisů uvnitř vaší organizace, tj. budou podepisovat jen navrhovatelé.
Podepsaný dokument si pak autor dokumentu stáhne a odešle jinou cestou k dopodepsání - např. pošle e-mailem orgánu veřejné správy, kde ho dopodepíší ve svém systému.
Je k tomu ale třeba, aby Signi dokument nezamklo proti změnám, což zajistí odpovídající nastavení podpisového scénáře.
Jak se vyhnout dopodepisování mimo Signi?
Nejčastější situaci , kdy vzniká požadavek na vytvoření jen částečně podepsaného dokumentu je ta, kdy protistrana, typicky veřejná správa, má svůj systém pro podepisování certifikáty.
Částečnému podepisování vyhnout, pokud se s podepisujícím domluví, že on sice podepíše ve svém systému pro podepisování certifikáty, ale :
místo posílání dokumentů v příloze emailu tam a zpět
si dokument k podepsání stáhne ze Signi
jím podepsaný dokument do Signi zase nahraje.
Díky tomu pak může Signi zajistit
uzavření dokumentu včetně vložení časového razítka a el. pečeti,
rozeslání uzavřeného dokumentu se všemi podpisy všem protistranám,
archovaci dokumentu,
předání uzavřeného dokumentu interované aplikaci
apod.
