Finance ERP - Zlepšete cashflow i efektivitu firmy

O bezpapírové kanceláři či digitalizaci účetní resp. ekonomické agendy se mluví již dlouho. Pandemie COVID19 ochotu firem přejít do online urychlila a bariéry dále snížila.

Řeší se často zpracování dokladů přijatých, jejich vytěžování a automatizace schvalování před zaúčtováním.

Již méně často se řeší zrychlení koloběhu dokladů vydaných. Přitom to je pro firmy aktivita se zásadními finančními efekty. Rychleji podepsaná objednávka od zákazníka či dodavatele či jiný doklad znamená rychleji peníze do firmy, lepší cashflow, méně problémů, větší prostor pro rozvoj firmy. Zároveň se lidé ve firmě mohou věnovat místo “papírování” činnostem s vyšší přidanou hodnotou a tím tak zvyšovat efektivitu firmy. Právě zrychlení oběhu dokumentů, které podepisuje někdo mimo firmu, přináší Signi tím, že zajišťuje právně závazné elektronické podpisy různé úrovně do elektronické verze dokumentů.

Kdo Signi používá

Zefektivnění procesů spojené s podepisováním zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců využívají například v Rohlik.cz, Nano Energies, Remax, LMC, Driveto , Dodo či Greenlogy .

Příklady použití

Podpis objednávek, dodacích listů atd. na dálku

• Mít objednávky podepsané zpět ne za dni, ale hodiny?

• Nečekat, až protistrana bude v kanceláři, protože na svém mobilu může podepsat kdekoliv?

• Na první pohled vidět, které objednávky čekají na podpis a na jeden klik urgovat jejich podepsání?

• Mít podepsané objednávky dostupné na jednom místě a ne “rozeseté” po emailech a složkách jednotlivých obchodníků či nákupčích?

• Mít možnost v okamžiku podepsání objednávky automaticky spustit kroky k její realizaci?

• Obdobně efektivně zacházet i s dalšími doklady např. dodacími listy, dobropisy apod.?

Žádný problém…

Open

Podpis dodacího listu v místě předávky

Zpracování a archivace dodacích listů je někdy velmi zatěžující. Chytrý telefon, na kterém lze vyjádřit právně závazný souhlas, už dnes přitom opravdu není žádný luxus.

Open

Podpis dokumentu na pobočce, showroomu, servisním místě

Stejně tak jako na pobočkách, klient může podepsat dokument na podaném tabletu a potvrdit na svém telefonu. V okamžiku podepsání obdrží své paré do e-mailu, firma do svého ERP a/nebo úložiště souborů k založení.

Signi jako podpisový portál pro vaše dodavatele a/nebo zákazníky ZDARMA

“Vedlejší efekt” ale může být konkurenční výhodou. Pokud si vaši podepisující zákazníci či dodavatelé vytvoří účet v Signi, nic je to nestojí a přitom získají přehlednou evidenci všech dokumentů od vás.

Bankovní identita - BankID & Signi jako příležitost pro firmy

Podepsání a případná identifikace zaštítěná českými bankami - podpis s vysokou mírou právní jistoty, přitom jednoduše dostupný pro všechny, kteří běžně používají internetová bankovnictví. Pro využití BankID přitom nemusíte udělat nic, pouze si zřídit účet v Signi.

Dlouhodobá archivace elektronických dokladů

V papírovém světě si nejsou všechny dokumenty rovny. Účtenku z cukrárny vyhodíme vzápětí, faktury či dodací listy za deset let zpět má firma v šanonech či ve sklepě a některé dokumenty se skladují ve speciálních skladech s ostrahou, protipovodňovou ochranou a přísnými protipožárními opatřeními.

Stejně tak na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů jsou kladeny různé požadavky. Je třeba zajistit, že PDF dokument půjde přečíst třeba i po 30 letech a mít přitom jistotu, že ho nikdo za tu dobu nezměnil a že autor dokumentu jen ten správný. Toto zajišťují tzv. elektronické archivy. Jeden takový je k dispozici i v Signi.

Dokumenty a doklady k elektronickému podpisu

1. Objednávka nabídka podepsaná zákazníkem / dodavatele - vzdáleně / vytvořená na místě 

2. Dodací list podepisovaný při převzetí či ex post

3. Dobropis - s potvrzením pro odečet DPH

4. Potvrzené převzetí faktury s širokou, prokazatelnou auditní stopou 

5. Předávací , servisní, reklamační protokoly - s automatickým doručením pracovníkovi “ v poli” i zpět

6. Výkazy práce při projektových dodávkách - IT, marketing, stavebnictví apod. 

7. HR agenda - viz samosttaná oblast personalistiky a mezd

Více informací

• Právní aspekty elektronické identifikace, podepisování a archivace

• Digitalizace účetních a daňových dokladů - Milan Vodička, daňový poradce

• Účetní firmy jako partneři Signi - Dodejme společně svým zákazníkům více

• Signi v obchodu

• Signi v HR

• Typy podpisů v Signi

• Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů v Signi

• Právní aspekty elektronické identifikace, podepisování a archivace

• Využití Signi jako samostatné aplikace, v partnerských řešeních či v propojení s vašimi systémy .