HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty.
Umožní lidem v oboru soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou tj. na práci se zaměstnanci.
Proto přinášíme nový způsob, jak efektivně elektronicky podepisovat v HR dokumenty od nástupu, přes nutnosti a rozvoj až po výstup zaměstnance.
Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy.
Základní informace
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.
Jak to funguje?
Jednoduše. Umožníme vám propojit potřebné lidi, dokumenty a procesy:
Údaje o zaměstnancích evidujete v Kontaktech Signi, kam je lze nahrát ze souboru.
Údaje z kontaktů jednotlivě či hromadně naplníte do vzorů HR dokumentů a odešlete k podpisu.
V podpisových scénářích Signi pak zachytíte potřebný proces podepisování.
Lidé
Pro evidenci údajů o zaměstnancích slouží seznam Kontakty. Do kontaktů lze naimportovat data z externího souboru.Lidé evidované v kontaktech si nemusí vytvářet účet na Signi pro podepsání dokumentů. Pouze dostanou výzvu k podpisu e-mailem a sms nebo podepíší na zařízení oprávněného zástupce zaměstnavatele.
Oprávnění zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace Signi určeného pro podpis HR dokumentů. Mohou si tak například v Signi uložit svůj podpis a ten lze pak automaticky vkládat do potebných dokumentů.
Dokumenty
Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak, jak jsou anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.
Procesy
Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos”. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.
Proto máme popsané typické procesy/agendy P/ scémáře v Knihovna podpisových scénářů > scénáře pro HR.
Varianty využití
Signi používané samostatně
Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích.
Jednorázově či opakovaně.
Dokumenty vytvořené doplněním těchto údajů do vzorů uložených v Signi odesíláte k podpisu ze Signi.
Signi propojené s HR systémem
Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi.
Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*
* Alternativně mohou tvůrců HR systémů lze navrhout propojení tak, byste vše mohli přímo řešit ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících. Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací o zvolených metodách propojení viz Partnerská řešení Signi.
Postup
1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@fhttp://irma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Po příhlášení do pracovního prostoru na Signi pozvěte své kolegy.
2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory se jménem začínajícím na HR týkající se oblasti personalistiky a mezd.
3. Využijte funkci Hromadná rozesílka ze vzorů pro rozposlání HR dokumentů svým zaměstnancům k podpisu, rozesílejte zaměstnancům dokumenty k popisu jednotlivě anebo se při použití funkce Podpis na jednom zařízení vyhněte doručování elektronických dokumentů.
Další tipy
Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat po podpisu do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.
Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.
Další informace
Co jako další kroky?
Potřebujete si před objednáním Signi pro HR ještě cokoliv vyjasnit? Anebo je vše jasné a chcete se na to vrhnout? Ozvěte se nám a sales@signi.com.
Máte pocit, že je to příliš složité? Objednejte si nás na sales@signi.com . Uděláme vše za vás dle vašeho zadání. Anebo s vámi, abyste nám mohli “koukat pod ruce” a příště už udělat sami.
Na něčem jste se zarazili a nevíte jak dále? Ozvěte se nám na help@signi.com , rádi vám poradíme.