Vzory HR dokumentů v Signi - Konec otrocké administrativy v HR

HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty. Umožní soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou - náborem či rozvojem zaměstnanců atd. Proto přinášíme nový způsob, jak v HR elektronicky podepisovat - Vzory HR dokumentů. Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy.

Základní informace

Je to právně v pořádku?

Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

Jak to funguje? 

Jednoduše. Umožníme vám propojit potřebné lidi, dokumenty a procesy: 

• Údaje o zaměstnancích evidujete v Kontaktech Signi, lze je tam nahrát ze souboru.

• V Signi máte k dispozici vzory HR dokumentů., které jednotlivě či hromadně naplníte údaji z kontaktů a odešlete k podpisu.

• V podpisových scénářích Signi pak zachytíte potřebný proces podepisování.

Lidé - Zaměstnanci a zástupci zaměstnavatele

Pro evidenci údajů o zaměstnancích slouží seznam Kontakty. Do kontaktů lze naimportovat data z externího souboru.

Oprávnění zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace určeného pro podpis HR dokumentů. Alternativne mohou být také vedeni v kontaktech tj. nemusí si vytvářet účet na Signi. V týmu workspace jsou pouze HR pracovníci, kteří dokumenty připravují k podpisu.

Dokumenty - Vzory v Signi

Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak, jak jsou anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.

Procesy - Zachycené ve scénářích podepisování

Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos”. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.

V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Příklady scénářů podepisování pro oblast HR najdete v knihovně Knihovna podpisových scénářů > HR.

Varianty využití

* Alternativně mohou tvůrců HR systémů lze navrhout propojení tak, byste vše mohli přímo řešit ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících. Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací o zvolených metodách propojení viz Partnerská řešení Signi.

Postup

1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@firma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Do pracovního prostoru - workspace pak pozvěte jednotlivé členy vašeho týmu. Pracovních prostorů si můžete vytvořit i více např. pro různá oddělení či země.

2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory začínající HR … týkající se oblasti personalistiky a mezd.

3. Využijte funkci Hromadná rozesílka ze vzorů pro rozposlání HR dokumentů svým zaměstnancům.nci podepsání.

Další tipy

• Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.

• Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.

Další informace

• Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

• Začínáme se SIGNI

• Týmová práce se SIGNI