Dokumenty lze posílat bez podpisu také formou schválení.
Na stránce podpisového scémáře se u dané osoby zvolí “Schvaluje”.
Notifikace e-mailem a SMS uživateli dorazí standardně, místo podpisu ale systém uživatele vyzve pouze k odsouhlasení dokumentu jednoduše jedním klikem.
Na dokumentu tedy není žádný podpis za danou stranu.
V kontrolním listu je ale schválení , jeho čas, identifikace zařízení apod. zaznamnány a jsou k dispozici např. vnitřnímu či externímu aditu, kontrolnímu orgánu typu FÚ či ÚP nebo orgánům činným v trestním řízení.
Tip: Pokud potřebujete, aby se hlavní dokument např. smlouva podepisovaly , ale příloha např. VOP či produktový list se podepisovat nemusí, v podpisovém scénáři zvolte Podepisujte, ale při umísťování podpisů na přílohu zvolte Smazat podpis.
Základní schválení
Základní využití funkce se skládá ze dvou kroků:
Autor dokumentu v Signi někoho za protistranu či navrhovatele uvede v podpisovém scénáři.
Schvalovatel v podpisovém scénáři buď dokument schválí či odmítne.
Schválení s poznámkou - vhodné pro košily a krycí listy
Mimo jiné proto, aby statutáři mohli v případě soudního sporu prokázat, že jednali s péčí řádného hospodáře, často se před podepsáním dokumentu musí někdo z firmy k němu vyjádřit resp. ho schválit. V papírovém světě k tomuto slouží tzv. košilka či krycí list.
V elektronické variantě může něco takového vzniknout automaticky. Stačí uvést vyjadřující se v podpisovém scénáři pro dokument. Půjde tedy o zástupce resp. zaměstnance navrhovatele tj. uživatele Signi s přístupem do daného pracovního prostoru / workspace, kde byl dokument navržen v roli “Schvaluje”. V záhlaví podpisového scénáře je také zaškrtnuto “záleží na pořadí” tj. je zřejmé, že nejprve projde schválení a pak se bude teprve podepisovat.
Na rozdíl od interních systémů umožňujících totéž Signi dokáže ještě jednu věc. Potom, co dokument podepíší zástupci navrhovatele, odešle k dokument či sadu dokumentů k podepsání i protistranám - zákazníkům, dodavatelům, zaměstnancům apod. Uzavřený, všemi podepsaný dokument pak rozpošle všem stranám, případně ho automaticky uloží do jejich interních systémů k dalšímu zpracování.
Pří potřebě košilky / krycího listu:
schvalující za navrhovatele píší své poznámky ke schválení,
podepisující za navrhovatele poznmký vidí v levém panelu při podpisu dokumentu,
v kontrolním listu tj. auditní stupně je poznámka viditelná.
