Nový dokument ze vzoru
Kromě nahrání souboru lze v Signi podepisovat dokumenty vytvořené z připraveného vzoru.
Výhodou vzorů je, že v Signi zadáte nebo propojená aplikace předá pouze potřebné údaje a dokument vytvoří Signi a zároveň zajistí jeho podepsání či schválení.
Kroky využití vzorů jsou následující:
Jedná se o placenou funkci, viz ceník, pro zpřístupnění nás kontaktujte na sales@signi.com .
Méže vás také zajímat některé pokročilé použití vzorů.
Volba vzoru k podpisu
V aplikaci máte k dispozici jednak obecné vzory, které jsou dostupné všem uživatelům a dále máte možnost nechat si od nás do vašeho workspace vložit vzory dokumentů, které aktuálně využíváte.
Na hlavní obrazovce máte zobrazeny nejčastěji použité vzory vašich dokumentů pod názvem Oblíbené vzory. V případě, že potřebujete jiný vzor než naposledy použitý, klikněte na tlačítko Zobrazit vzory dokumentů.
V případě, že máte vloženy do Signi vlastní firemní vzory dokumentů, naleznete je v záložce Vaše vzory. Všechny ostatní vzory si zobrazíte v menu pod záložkou Všechny.
Dokumenty lze vyhledávat dle názvu.
V případě, že máte zájem uzavřít např. Smlouvu o poskytování konzultačních služeb, zadejte do pole pro vyhledávání část názvu a po vyhledání dokumentu klikněte na Vytvořit.
Zadání podpisového scénáře
Budete přesměrováni na stránku podpisového scénáře, kde se určuje, kdo, kdy bude podepisovat, případně schvalovat, vzdáleně se identifikovat apod.
Pod tlačítkem Vytvořit návrh naleznete informaci, kolik kreditů vám bude z vašeho účtu odečteno. Tyto kredity jsou odečteny ihned po kliknutí na tlačítko Vytvořit návrh. Od tohoto okamžiku jsou veškeré kroky a operace s návrhem ukládány a váš návrh vždy najdete v rozpracovaných dokumentech.
Název dokumentu: Pole Název dokumentu je povinné a je předvyplněno názvem vzoru. Můžete ho však libovolně upravit či doplnit, abyste dokument následně pohodlně dohledali (první řádek s názvem a tužkou vedle). Stačí přepsat název a kliknout vedle pro uložení. Volba Uložit a zavřít v pravém horním rohu je určena pro uložení celého návrhu, nikoliv pro název dokumentu.
Jazyk komunikace: Určuje jazyk, ve kterém budou protistraně odeslány notifikace k dokumentu.
Po kliknutí na tlačítko Rozšířené nastavení obálky se zobrazí následující možnosti:
Interní číslo dokumentu: pole číslo dokumentu není povinné a slouží pro vaše interní číslování. Číslo může obsahovat libovolný počet číslic a písmen.
Platnost návrhu - zde můžete nastavit platnost odkazu pro podepisujúcich v kalendářních dnech.
Link pro přesměrování po podpisu - Zde můžete nastavit, na jakou webovou stránku mají být podepisující osoby po podpisu přesměrovány.
Poznámka - zde můžete nastavit interní poznámku pro členy workspace.
Link do poznámky - zde můžete zadat odkaz, který se zobrazí jako poznámka při otevření dokumentu.
Upozornění - V této části můžete zadat, jak často chcete podpisujícím zasílat upomínky.
Dokument můžete uzavřít na jednom zařízení, tzn. že vy i protistrana budete podepisovat na vašem tabletu, chytrém telefonu nebo PC. V tom případě zaškrtněte volbu Podpis na jednom zařízení (jedna z placených funkcí) kterou nájdete pod Nastavení podpisového scénáře. Více informací naleznete v kapitole Podpis na jednom zařízení.
Navrhovatel je ten, který za vaši stranu bude dokument podepisovat. Na zobrazeném příkladu níže je varianta, kdy za váš workspace / firmu může dokument podepisovat pouze jeden navrhovatel. V případě, že máte více oprávněných osob, které za vás dokumenty podepisují, bude zde zobrazen jejich seznam.
Pokud potřebujete do podpisového scénáře zadat více navrhovatelů, musíte použít šipku vedle tlačítka Přidat podepisujícího.
Dále pokračujete výběrem protistrany, a to kliknutím na ikonku Přidat podpesujícího.
Rolovací seznam při výběru protistrany je aktivní pouze za předpokladu, že již máte uložené nějaké kontakty, nebo jste již nějaký dokument zasílali. Zde se vám pak bude zaznamenávat historie.
V případě, že se chystáte odeslat svůj první dokument, případně se jedná o nový kontakt, musíte údaje zadat ručně
Dokument může být uzavřen s OSVČ a fyzickou nebo právnickou osobou.
Pole E-mail: Toto pole je povinné a na zadanou e-mailovou adresu je protistraně odesláno upozornění na nový návrh dokumentu, dále upozornění na konec platnosti návrhu dokumentu a po podpisu je na tuto adresu odeslán e-mail s podepsaným dokumentem ve formátu PDF. Doporučujeme uvést e-mailovou adresu, ze které jste s protistranou již komunikovali, pro vyloučení pochybnosti o vlastnictví a přístupu k této e-mailové schránce.
Pole Telefon: Toto pole není povinné, ale doporučujeme ho doplnit (případně bude telefonní číslo vyžádáno od protistrany v okamžiku podepisování). Na toto telefonní číslo je odeslána SMS s upozorněním na nový návrh dokumentu a také jednorázový PIN, který slouží k ověření a podpisu dokumentu.
Pole Jméno a příjmení: Tato pole jsou povinná, jedná se o osobu, která za protistranu bude dokument podepisovat.
Ostatní pole se mohou doplnit automaticky po zadání IČ přes rejstřík ARES.
V tomto okamžiku máte určené podepisující strany a můžete využít také možnost přehození pořadí, v jakém se jednotliví účastníci budou podepisovat. Tuto volbu zapnete po zaškrtnutí pole Zvolte pořadí podepisujících. K dispozici pak budete mít buď možnost chytit daný blok a přesunout ho myší, případně stačí kliknout na šipky a určit pořadí podepisujících.
Notifikace se pak budou odesílat ve zvoleném pořadí a dokument bude postupně zaslán jedné a pak druhé protistraně.
V případě, že máte hlavičku doplněnou, klikněte na Pokračovat na obsah dokumentu.
Doplnění údajů do vzoru
Doplnění textu dokumentu ze vzoru se provádí přímo v aplikaci. Vzor je připraven tak, že obsahuje tzv. placeholdery - označená místa v textu, za které můžete doplňovat různé hodnoty. Místa, která je třeba doplnit, jsou vždy označena fialovou barvou. Na zobrazeném příkladu je vidět hlavička dokumentu. V případě příkladu níže vybíráte, jakou pozici v rámci smluvních stran máte. Výběr provedete kliknutím na fialový text.
Jakmile kliknete na fialový text, změní se pozadí bloku na žlutou, což znamená, že s blokem právě pracujete. Na pravé straně zvolte, jakou smluvní stranu zastupujete, případně pokud se tento výběr objeví dále v textu dokumentu, jakou variantu obsahu si přejete. Variantu potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. Vybranou variantu ihned uvidíte v textu vlevo.
Po potvrzení zvolené varianty se barva bloku změní na zelenou, což znamená, že všechna doplňovací pole v tomto bloku jsou v pořádku vyplněna. V případě, že chcete obsah bloku upravit, klikněte na ikonu popelnice a tlačítkem Vymazat vrátíte tento blok do výchozího nastavení.
Text obsahuje také zvýrazněné bloky textu, které je možné doplňovat. Pokud chcete doplnit např. účel v prvním bloku textu, klikněte na fialový odkaz Doplňte účel.
Zobrazí se vám okno, kam můžete psát libovolně dlouhý, formátovaný text. Text může být tučný, podtržený, můžete přidávat mezery a řádkování. Text se ihned při tom, jak píšete, zobrazuje na levé straně. Zadaný text pak uložte kliknutím na tlačítko Uložit.
Dalším typem bloku, který můžete doplňovat, je výběr, zda zvýrazněný odstavec v textu dokumentu zobrazit či nikoliv. V případě, že vyberete možnost Skrýt, text odstavce je v náhledu přeškrtnutý a následující odstavce jsou automaticky přečíslovány. Jakmile máte doplněna všechna pole a všechny bloky mají zelenou barvu, je zobrazeno upozornění na kontrolu textu dokumentu a objeví se navigace umožňující pokračovat na podpis a odeslání dokumentu.
Další možností je např. doplnění datumu.
Datum vybíráte kliknutím na ikonu kalendáře, kdy se rozbalí měsíční výpis dní s možností přepínání mezi měsíci. Vybrané datum uložíte kliknutím na tlačítko Uložit.
Zelená linka ukazuje stav vyplnění jednotlivých doplňovacích polí. Na zobrazeném příkladu výše je v pořádku vyplněno všech 9 polí.
Připojení dalšího dokumentu do sady
Pokud chcete přidat další dokument, který odešlete protistraně na podpis, klikněte na odkaz na dolní liště Připojit dokument.
Odeslání dokumentů k podpisu
V případě, že chcete tento dokument odeslat protistraně, máte dvě možnosti:
Odeslat bez vašeho podpisu a nechat protistranu podepsat jako první
Nejprve podepsat dokument a následně odeslat na podpis protistraně - v tom případě zvolte Pokračovat na podpis dokumentu.
Kliknutím na Pokračovat na podpis dokumentu je v závislosti na vašem nastavení buď zobrazena obrazovka pro zadání vašeho telefonního čísla a ověřovacího PIN, nebo pokud toto dvoufaktorové ověření máte vypnuté, je zobrazeno rovnou podpisové pole.
Podpisové pole obsahuje následující informace (viz obrázek níže).
Název dokumentu: Pro vyloučení pochybnosti, který dokument podepisujete, máte vždy zobrazený název.
Místo a datum podpisu: Místo podpisu si můžete nastavit jako výchozí hodnotu ve vašem workspace, datum je zobrazeno vždy dnešní, ale je možné ho změnit a tedy upravit účinnost dokumentu.
Podpis vytvoříte prstem, stylusem na touchpadu nebo myší libovolného dotykového zařízení či počítače. Nemusíte se bát, pokud váš podpis nebude přesně odpovídat podpisu perem na papíře. Elektronický podpis je souhrn více informací, které ho činí platným.
V případě, že jste si v Nastavení učtu uložili vzorový podpis, bude tento podpis automaticky nastaven k přiložení na dokument.
Vložení podpisu do dokumentu provedete kliknutím na tlačítko Podepsat.
Po kliknutí na tlačítko Podepsat je dokument platně elektronicky podepsán, opatřen potřebnými hashi a pečetí, uložen a odeslán protistraně k podpisu.