HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty.
Umožní lidem v oboru soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou
...
tj. na práci se zaměstnanci.
Proto přinášíme nový způsob, jak
...
efektivně elektronicky podepisovat
...
v HR dokumenty od nástupu, přes nutnosti a rozvoj až po výstup zaměstnance.
Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy
...
.
...
...
| Table of Contents |
|---|
...
Základní informace
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.
Jak to funguje?
...
...
...
...
...
...
...
Varianty využití
Signi používané samostatně - Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích. Jednorázově či opakovaně. Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi.
Signi propojené s HR systémem - Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi. Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení. Nemusí implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*
Alternativně lze vše řešit přímo ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících, Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací viz
Partnerská řešení Signi.
Je to právně v pořádku?
Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.Možnosti podepisování HR dokumentů přes Signi
Při podepisování HR dokumentů přes Signi dosud byly k dispozici dvě možnosti:
Přes Signi podepisujete již vytvořené dokumenty - Vytváříte dokumenty ručně nebo si je exportujete ze svého HR systému, pak je nahráváte ručně do Signi a necháte je přes Signi podepsat. Nejjednodušší, ale také nejpracnější cesta, zejména v případě většího počtu zaměstnanců.
Vyvoláte podpis dokumentu/ů z ERP či HR systému propojeného se Signi - V systémech je pak při vytváření dokumentů kromě volby “Tisknout” či “Odeslat e-mailem” i “Elektronicky podepsat”. Ne všechny systémy tuto funkci již mají viz Partnerská řešení Signi. Mohou je mít také k dispozici pouze pro některé agendy či pouze některé podpisové scénáře.
Novou možností jsou vzory HR dokumentů v Signi. Při jejich použití pouze v Signi vyplníte údaje o zaměstnanci, Signi vytvoří potřebný dokument, naplní ho vámi zadanými údaji a zajistí do něj podpisy. Velká výhoda je, že takto lze na pár kliků odeslat dokumenty k podpisu třeba 1000 zaměstnancům najednou, mít okamžitý přehled o tom, kdo ještě nepodepsal a toho rovnou ze systému upomenout.
Vzory HR dokumentů v Signi mohou pomoci i v situaci, kdy používáte ERP či HR systém, která ještě elektronické podepisování zaměstnanců nepodporuje. Jednoduše si z něho vyexportujete údaje o zaměstnancích do Signi a přes Signi pak zajistíte podpis příslušných dokumentů.
Podrobný popis
Lidé
Pro evidenci údajů o zaměstnancích slouží seznam Kontakty. Do kontaktů lze naimportovat data z externího souboru. Lidé evidované v kontaktech si nemusí vytvářet účet na Signi pro podepsání dokumentů. Pouze dostanou výzvu k podpisu e-mailem a SMS nebo podepíší na zařízení oprávněného zástupce zaměstnavatele.
Oprávnění zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace Signi určeného pro podpis HR dokumentů. Mohou si tak například v Signi uložit svůj podpis a ten lze pak automaticky vkládat do potebných dokumentů.
Dokumenty
Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak, jak jsou
...
anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.
...
Lidé - Zaměstnanci a oprávnění zástupci zaměstnavatele
Pro evidenci všech potřebných HR údajů o zaměstnancích je v Signi v seznamu Kontakty možné na záznamu kontaktu založit jakýkoliv údaj k vyplňování. Aby se údaj přenášel na správné místo do připravených vzorů, musí mít také konkrétní název ze vzoru. Názvy těchto údajů jsou zachyceny ve sloupcích sešitu Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC .
Pokud:
vyplníte údaje o zaměstnancích do tohoto sešitu,
vyexportujete ho do CSV souboru,
který naimportujete do Kontaktů v Signi,
naplníte tak seznam Kontaktů v Signi záznamy o jednotlivých zaměstnancích s těmi správnými názvy. Údaje lze importovat i i opakovaně. Aby se záznamy o zaměstnancích nezdvojovaly, používá se v Signi e-mail zaměstnance.
...
Signi pro HR - Import HR údajů - PUBLIC
Procesy
Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos”
...
. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.
V Signi je k tom k dispozici stránka podpisového scénáře, kde se říká kdo, kdy a jak má dokument podepsat, schválit, jít někomu na vědomí apod. Tyto scénáře jdou v Signi i uložit pro opakované použití.
Příklady scénářů pro HR :
Podpis nástupních dokumentů s předem zajištěným podpisem zástupce zaměstnavatele
Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů schválením příjetí
Potvrzení předání ELDP resp. výstupních dokumentů s podpisem předávacího protokolu
Postupy v Signi
Příprava
Proto máme popsané typické procesy/agendy P/ scémáře v Knihovna podpisových scénářů > scénáře pro HR.
Varianty využití
Signi používané samostatně
Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích.
Jednorázově či opakovaně.
Dokumenty vytvořené doplněním těchto údajů do vzorů uložených v Signi odesíláte k podpisu ze Signi.
Signi propojené s HR systémem
Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi.
Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*
* Alternativně mohou tvůrců HR systémů lze navrhout propojení tak, byste vše mohli přímo řešit ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících. Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací o zvolených metodách propojení viz Partnerská řešení Signi.
Postup
1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@fhttp://irma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi.
...
Po příhlášení do pracovního prostoru
...
na Signi pozvěte své kolegy.
2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkciVzory.
...
V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory
...
se jménem začínajícím na HR
...
týkající se oblasti personalistiky a mezd.
Podepisování dokumentů s jednotlivými zaměstnanci
Vyberte vzor dokumentu, které chcete nechat zaměstnance podepsat.
Vyplňte podpisový scénář určující kdo má podepsat v jakém pořadí. Pro pracovněprávní dokumenty využijte funkci Podpis na jednom zařízení, kdy bude zaměstnanec podepisovat se zástupcem zaměstnavatele na pracovišti a nebude tak docházet k doručování podepsaného dokumentu elektronickou cestou. Podpisové scénáře lze také uložit pro opakované použití tj. podruhé jen vyberete z uloženého scénáře.
Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberte v prvním kroku hlavní dokument a následně doplňte ostatní dokumenty.
Odešlete dokument k podpisu.
Sledujete v Signi, zda dokument(y) zaměstnanec již podepsal, přímo ze Signi mu pak můžete poslat urgenci podepsání.
Hromadná rozesílka dokumentů zaměstnancům k podpisu
...
Připravte si importní soubor s údaji o svých zaměstnancích viz sešit ke stažení.
...
Naimportujte soubor s údaji o zaměstnancích do Kontaktů v Signi, čímž vám Signi vznikne de facto elektronická Karta zaměstnance. Na ní pak uvidíte nejen údaje o zaměstnanci, ale i všechny dokumenty, které jsou s ním podepsány.
...
Vyberte v seznamu Kontakty v Signi zaměstnance, kterým chcete odeslat dokument k podpisu.
...
Zadáte nebo vyberete dříve uložený podpisový scénář pro podepsání.
...
Pokud chcete nechat podepsat zaměstnance sadu více dokumentů najednou, vyberete v prvním kroku hlavní dokument a po vyplnění podpisového scénář bude možné doplnit ostatní dokumenty viz Přidání dalšího dokumentu do sady.
...
Odešlete na jedno kliknutí dokument/y k podpisu všem vybraným zaměstnancům.
...
3. Využijte funkci Hromadná rozesílka ze vzorů pro rozposlání HR dokumentů svým zaměstnancům k podpisu, rozesílejte zaměstnancům dokumenty k popisu jednotlivě anebo se při použití funkce Podpis na jednom zařízení vyhněte doručování elektronických dokumentů.
Další tipy
Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat po podpisu do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.
...
V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.
...
V některých situacích potřebujete informovat někoho dalšího o průběhu podepisování, typicky vašeho partnera z businessu. K tomu je možné ho přidat do podpisového scénáře v roli Na vědomí.
Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.
...
...
Podrobný návod pro hromadnou rozesílku s využitím vzorů - PŘIPRAVUJEME.
Co jako další kroky?
| Info |
|---|
|