Vzory HR dokumentů v Signi - Konec otrocké administrativy v HR - PILOTNÍ PROVOZ

Owned by Roman Řípa (Unlicensed)
Last updated: May 13, 2024 by Hanka Blažková
4 min read

HR je oblastí, kde digitalizace může přinést zásadní efekty.

Umožní lidem v oboru soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou tj. na práci se zaměstnanci.

Proto přinášíme nový způsob, jak efektivně elektronicky podepisovat v HR dokumenty od nástupu, přes nutnosti a rozvoj až po výstup zaměstnance.

Lze ho využít při samostatném použití Signi i při propojení s vybranými HR systémy.

Vzory HR dokumentů dostupné v Signi

Základní informace

Je to právně v pořádku?

Ano je, pokud dodržíte určitá pravidla pro pracovněprávní dokumenty. U ostatních HR dokumentů žádná omezení nejsou. Vice viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

Jak to funguje? 

Jednoduše. Umožníme vám propojit potřebné lidi, dokumenty a procesy: 

  • Údaje o zaměstnancích evidujete v Kontaktech Signi, kam je lze nahrát ze souboru.

  • Údaje z kontaktů jednotlivě či hromadně naplníte do vzorů HR dokumentů a odešlete k podpisu.

  • V podpisových scénářích Signi pak zachytíte potřebný proces podepisování.

Lidé

Pro evidenci údajů o zaměstnancích slouží seznam Kontakty. Do kontaktů lze naimportovat data z externího souboru. Lidé evidované v kontaktech si nemusí vytvářet účet na Signi pro podepsání dokumentů. Pouze dostanou výzvu k podpisu e-mailem a SMS nebo podepíší na zařízení oprávněného zástupce zaměstnavatele.

Elektronická karta zaměstnance firmy - Jsou zde všechny potřebné údaje o zaměstnanci, dokumenty, které podepsal i skupiny, do kterých byl zařazen.

Oprávnění zástupci zaměstnavatele jsou typicky pozvaní jako podepisující do týmu workspace Signi určeného pro podpis HR dokumentů. Mohou si tak například v Signi uložit svůj podpis a ten lze pak automaticky vkládat do potebných dokumentů.

Dokumenty

Pokud máte v Signi aktivovanou funkci vzory, v levém panelu najdete pod příslušnou volbou seznam předpřipravených vzorů dokumentů. Mezi nimi jsou také vzory často používaných dokumentů v HR. Ty lze použít tak, jak jsou anebo si je od nás lze nechat upravit na zakázku.

Připravené vzory HR dokumentů v Signi

Procesy

Jednou ze zrad digitalizace je to, že “papír snese ledacos”. Digitalizace vyžaduje proces takového “kolování” elektronického dokumentu popsat podrobněji, aby pro to šlo v použitých systémech nastavit potřebná pravidla.

Proto máme popsané typické procesy/agendy P/ scémáře v Knihovna podpisových scénářů > scénáře pro HR.

Varianty využití

Signi používané samostatně

  • Do Signi naimportujete z vašeho seznamu či HR systému údaje o zaměstnancích.

  • Jednorázově či opakovaně.

  • Dokumenty vytvořené doplněním těchto údajů do vzorů uložených v Signi odesíláte k podpisu ze Signi.

Signi propojené s HR systémem

  • Synchronizují se údaje o zaměstnancích mezi vaším HR systémem a Signi.

  • Dokumenty vytvořené doplněním údajů do vzorů odešlete k podpisu ze Signi. Tuto možnost mají k dispozici tvůrci HR systémů jako snadný způsob propojení se Signi. Nemusí tak implementovat do svých systémů podporu mnoha variant scénářů podepisování.*

* Alternativně mohou tvůrců HR systémů lze navrhout propojení tak, byste vše mohli přímo řešit ve vašem HR systému. Ten na pozadí předává do Signi soubory k podpisu spolu s údaji o podepisujících. Signi mu následně vrací informaci o stavu podepisování a podepsané dokumenty. Více informací o zvolených metodách propojení viz Partnerská řešení Signi.

Postup

1. Zřiďte si hlavní účet na Signi. U větších firem je pro to vhodné použít “administrátorský” e-mail typu info@fhttp://irma.cz , který se bude používat výhradně pro správu Signi. Po příhlášení do pracovního prostoru na Signi pozvěte své kolegy.

2. Na sales@signi.com si objednejte tarif Signi obsahující funkci Vzory. V Signi se vám pak objeví záložka Vzory a v jejich seznamu i vzory se jménem začínajícím na HR týkající se oblasti personalistiky a mezd.

3. Využijte funkci Hromadná rozesílka ze vzorů pro rozposlání HR dokumentů svým zaměstnancům k podpisu, rozesílejte zaměstnancům dokumenty k popisu jednotlivě anebo se při použití funkce Podpis na jednom zařízení vyhněte doručování elektronických dokumentů.

Další tipy

  • Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat po podpisu do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft Onedrive či Google Drive.

  • Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi aktivovat funkci Signi Archív a uskladnit bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.

Další informace

Co jako další kroky?

  • Potřebujete si před objednáním Signi pro HR ještě cokoliv vyjasnit? Anebo je vše jasné a chcete se na to vrhnout? Ozvěte se nám a sales@signi.com.

  • Máte pocit, že je to příliš složité? Objednejte si nás na sales@signi.com. Uděláme vše za vás dle vašeho zadání. Anebo s vámi, abyste nám mohli “koukat pod ruce” a příště už udělat sami.

  • Na něčem jste se zarazili a nevíte jak dále? Ozvěte se nám na help@signi.com, rádi vám poradíme.