Ukládání dokumentů do Microsoft a Google prostředí
- Stanislava Dušová (Unlicensed)
- Hanka Blažková
- Roman Řípa (Unlicensed)
Po podepsání dokumentu všemi stranami se dokument uloží jako uzavřený v Signi. Kromě toho si ho můžete nechat uložit i do vlastního cloudového prostředí.
Nastavení propojení
Propojení si nastavíte v Nastavení workspace.
Na záložce Nastavení jsou nyní k dispozici jsou aktuálně dvě úložiště a to Microsoft OneDrive a Sharepoint a Google Disk.
Propojení na Google Disk
Pří nastavení propojení s Google Disk je potřeba v nastavení zadat ID složky - kód nacházející se za posledním lomítkem v URL adrese u dané složky:
https://drive.google.com/drive/folders/1a3UQ2xPIk-J4IC9IcglcmyExEN4d-Ywx
Po uzavření dokumentu tj. po podepsání či schválení všemi se na hlavní obrazovce navrhovatele dokumentu zobrazí oznámení o tom, že daný dokument, případně více dokumentů, je připraveno na uložení do Google Disku, které pak provedete klepnutím na Odeslat na Google Drive.
Pokud se dokumenty na Google Drive nenahrávají, přejděte na stránku https://myaccount.google.com/connections a odstraňte aplikaci Signi.com ze seznamu povolených aplikací Po úspěšném odstranění zkuste složku znovu spárovat kliknutím na tlačítko na hlavní stránce aplikace.
Propojení na Microsoft OneDrive resp. Microsoft Sharepoint
U Microsoft OneDrive resp. Microsoft Sharepoint je funkce uložení dostupná pouze u Microsoft účtů pro firmy či školy, nikoliv účty osobní.
Při nastavení propojení s Microsoft OneDrive resp. Sharepoint stačí v nastavení kliknout na Aktivovat.
Uložení dokumentů do složky není nutné nijak potvrzovat, děje se automaticky po vzniku uzavřeného , všemi podepsaného dokumentu.
Dokumenty uložené ze Signi jsou v Microsoft OneDrive a Sharepoint přístupné v kořenové resp. výchozí složce typicky složce „Dokumenty“ knihovny “Communication Site” a to v podsložce iSmlouva, která se vytvoří automaticky po uzavření prvního dokumentu po nastavení propojení.
Při vytváření scénáře podepisování pro každý dokument lze zvolit uložení dokumentu do složky iSmlouva nebo do jejích podsložek.
Pozor! Dokumenty se ukládají do složky na Onedrive/Sharepoint pod Microsoft účtem, který použil administrátor workspace Signi při aktivaci uložení na Onedrive/Sharepoint. Je na zodpovědnosti adminitrátora Onedrive/Sharepoint, aby složku iSmlouva ve firmě nasdílel těm, kteří do ní mají mít přístup. Jinak, ač jsou uživatelé Signi a mohou v něm navrhovat a podepisovat dokumenty, nemusí složku iSmlouva ve svém Onedrive/Sharepoint mít vůbec přístupnou.
Složky MS OneDrive i MS Sharepoint jsou přístupné přes rozhraní Microsoft Graph API stejnými metodami. Ty využívá i Signi pro uložení souborů do složky.
Pravidla, za kterých jsou složky MS Sharepoint přes rozhraní přístupné, jsou ovšem složitá. Dosud ne na všech konfiguracích MS Sharepoint se podaří rozklíčovat, jak práva v MS Sharepoint nastavit tak, aby příslušná složka byla přístupná pro Signi tak, jak je třeba.
Pokud složku pod zvoleným Microsof účtem v Signi nevidíte, vždy ověřte, že jste pro propojení použili Microsoft účet pro firmy či školy, nikoliv účty osobní.
Výběr podsložek výchozí složky při klepnutí na “OneDrive” ve scénáři podepisování.
Dokument uložený ze Signi do Microsoft Sharepointu
v podsložce iSmlouva kořenové resp. výchozí složky