Pole pro umístění podpisů ( placeholdery ) - Ušetřete kliky pro umístění podpisů v dokumentu
- Roman Řípa (Unlicensed)
- Hanka Blažková
Při přípravě dokumentů k podpisu zdržuje umísťování podpisů na správné místo v dokumentu. Proto je možné předepsat umístění podpisů vložením tzv. “polí pro umístění podpisů” přímo do dokumentu.
Pole pro umístění podpisů:
má smysl použít zejména v případech, kdy dokumenty pro podpis generujete z nějakého systému anebo pokud připravujete šablonu dokumentů, kterou následně budou opakovaně používat vaši kolegové,
je nyní možné pouze v případě, pokud máte možnost měnit obsah dokumentu tj. např. máte dokument v MS Word, Google Docs apod. Nelze jednoduše přidávat pole do PDF dokumentů.
Tip
Pokud jste například zodpovědní za řízení obchodu, udělejte šablony vašich smluv, objednávek, GDPR apod. JEDNOU v MS Office nebo GDocs se správnými poli pro umístnění podpisů.
Vaši obchodníci pak do Signi budou nahrávat kopie šablon pro JEDNOTLIVÉ zákazníky jako DOCX soubory, zadají údaje do podpisového scénáře a místa pro podpisy samy “naskáčí na správná místa v dokumentu” . Ušetří tak 1/3 času při přípravě podpisu dokumentu.
Jak využít pole pro umístění podpisů
Příprava dokumentu
Ve vašem dokumentu je třeba nejprve umístit pole pro umístění podpisu dle následujících pravidel:
Pole pro umístění jednotlivých podpisů označují texty “signi-signature-0” , “signi-signature-1”, “signi-signature-2”, “signi-signature-3” atd. pro první, druhý a další podpis. Číslování podpisů by mělo odpovídat pořadí podepisování dokumentu. Pole pro toho, kdo má podepsat první je “signi-signature-0”.
Text s názvem odpovídá levému hornímu rohu finálního vloženého podpisu. Text s názvem je vhodné uvádět v dokumentu bíle. Text ve výsledném PDF sice zůstane, ale bude překryt podpisem.
Při umisťování podpisů se počítá s tím, že podpis je široký cca na ⅓ stránky a vysoký je v poměru cca 16:9 . Pro umístění textů je tedy vhodné do dokumentu vložit tabulku s 2 či 3 sloupci. I tabulku je následně třeba obarvit na bílo.
Nezáleží na typu podpisu. - Do pole pro umístění v dokumentu lze vložit jakýkoliv typu podpisu - biometrický, BankIS SIGN či podpis s certifikátem například kvalifikovaný podpis.
V dokumentu může být pole pro podpis umístěno na více místech dokumentu. - Jeden podepisující pak bude podepsán v dokumentu vícekrát.
V dokumentu může být více polí pro umístění podpisů než je v podpisovém scénáři. - Dokument pak může počítat s tím, že za jednotlivé strany podepisuje více podepisujících.
Pokud jeden podpis potřebujete v dokumentu zobrazit vícekrát, je v dokumentu pole pro umístění podpisu signi-signature-0 a další umístěno vícekrát.
Tlačítko Podpis se pak ukáže na více místech dokumentu. V některých případech bude stačit, aby se člověk podepsal jen jednou, někdy to není možné např. při využití kvalifikovaných podpisů.
Při názvech polí je použito IT číslování tj. od 0 nikoliv normální číslování od 1. Tedy první pole má číslo signi-signature-0. Omlouváme se.
Příklad textu s poli pro umístění podpisů pro vložení do vašeho dokumentu si můžete stáhnout z tohoto dokumentu
Povolení vyhledávání polí podpisu
Při objemnějších dokumentech může nalezení všech polí k podpisu chvíli trvat, což zpomaluje nahrání dokumentu do Signi. Proto je možné vyhledávání polí zapnout a vypnout v nastavení workspace.
Nahrání dokumentu a zadání pořadí podpisů v Signi
Druhým krokem nahrání dokumentu do Signi a nastavení v podpisovém scénáři. Zde ponecháte zaškrtnuto “Zachovat pozice podpisových polí z nahraného dokumentu” a přidáte podepisující v předpokládaném pořadí. Na následné stránce lze už jen umístění podpisů pouze zkontrolovat a odeslat dokument k podpisu.
Změna přiřazení podpisů
Třetím krokem, který ve většině případů nebude potřeba, je změna přířazení podpisů. Standardně jsou podpisy z podpisového scénáře přiřazovány polím pro umístění podpisů v dokumentu dle jejich pořadí ve scénáři. První podpis v podpisovém scénáři je tedy přiřazen poli signi-signature-0, druhý signi-signature-1, třetí signi-signature-2 apod. Toto pořadí lze změnit klepnutím na ikonu menu u podpisu a volbou “Prohodit pozice podpisových polí”.
Chování polí pří složitějších podpisových scénářích
Číslování placehodlerů skutečně odpovídá pořadí POUZE podepisujících v podpisovém scénáři . Pokud jsou v podpisovém scénáři 2 podepisující, 1 schvalujíjéího a 1 na vědomí, přiřadí se signi-signature-0 a signi-signature-1 správně prvnímu a druhému podepisujícímu.
Využití při Signi propojeném přes Signi API s vaší aplikací
Pole pro umístění podpisů lze využit i při propopojení Signi s nějakou jinou aplikací. I v dokumentech s proměnnou délkou lze tak umístit podpisy u na různá místě dokumentu bez nutnosti určování souřadnic podppisů či vkládání samostatného listu Podpisového archu na závěr dokumentu.
Více viz Příklady volání Signi API > Příklad 2 C - Využití polí pro podpis / placeholdery .
Mohlo by vás také zajímat